信息公开对人事档案管理工作的影响

于涛

摘 要：随着我国科学技术的迅猛发展，网络化、信息化的管理方式逐渐深入到各个领域，人事档案信息化在促进管理工作完善发展的同时也带来一些不利的影响。本文通过分析人事档案信息公开的积极作用，说明其存在的问题，提出合理的改善措施。

关键词：信息公开；人事档案；管理工作；措施

1 人事档案信息公开的积极作用

1.1 促进人事档案管理工作的发展

人事档案兼具机密性和服务性，带有很强的专业性和政治性，在档案管理工作逐渐迈入电子化、数字化的时代，人事档案服务性的功能更加突出。人事档案信息公开是对档案所记录的信息进行加工、接收，然后输出给档案利用者的过程，可以充分发挥人事档案服务性的功能，展现人事档案信息的利用价值，满足档案利用者的合理需求。在人事档案信息公开的过程中，档案管理人员在得到信息反馈时，能够及时的发现档案信息中存在的不足，有目的、有针对性的改进工作，例如，当人事档案中的文件材料不全、内容失真、未能够真实、客观的反映出档案所有者的情况，就会给档案利用者造成极大的干扰，而采取档案信息公开的管理方式，可以方便档案管理人员及时查漏补缺，提高档案管理工作的效率，促进人事档案管理工作的发展。

1.2 建设强大的人才队伍

人事档案的机密性要求档案管理人员的具有一定的专业知识，因此，建设一支强大、专业的人才队伍是做好人事档案管理工作的前提。人事档案记录了人才在社会实践中的技能、经历等，浓缩了人才的信息，人才的面貌、特点和专长等可以通过人事档案全面、客观的展现给档案利用者。人事档案信息公开可以便于各级组织和人事部門领导详细的了解人才的情况，根据不同人才的特点和能力，进行合理科学的安排，实现人才资源的优化配置，充分调动人才工作的积极性和创造性，促使人才在合适的工作岗位上不断地努力奋斗，实现自己的人生价值。

1.3 实现全社会人力资源共享

人才是推动企业、社会发展的巨大因素，社会主义市场经济建设离不开人才的参与。人事档案是了解人才的重要依据之一，可以帮助档案利用者做到“知人善任”。全面、准确、真实的人事档案信息，可以让档案利用者更容易的发现自己所需要的人才，达到人才资源的优化配置，同时，国家以及地方有关部门可以根据人事档案中的信息，统计分析全国、当地的人才资源情况，系统、全面的了解人才的数量、专业素质、文化程度等，以便做出科学合理的预测，制定出切实可行的长远规划，合理地培养人才、使用人才。

2 人事档案信息公开存在的问题

2.1 流动人员的人事档案信息管理不规范

人事档案信息中的一部分信息是可以公开的，并且这些公开信息不会影响档案所有者的利益，例如，档案信息中个人的工作学习情况、身体健康状况、家庭成员情况等。但是，由于人才具有流动性，人事档案信息不可能及时的更新调整，给人事档案管理工作带来极大的影响。 另外，由于管理档案的有关部门领导不重视人事档案管理工作，没有归档意识和利用意识，导致档案信息不完整、陈旧，再加上疏于管理，档案管理人员随意存放流动人员的人事档案，致使人事档案里的一些个人隐私泄露，影响流动人员的人事档案信息的机密性。

2.2 缺乏人事档案信息公开的管理政策

在实施人事档案信息公开制度之前，人事档案是不能被随便查阅的，而在人事档案信息公开制度推行以后，档案所有者不仅具有查阅和借用本人的档案、了解自己直系亲属的档案的权利，也具有监督本人档案的形成和利用全过程的权利。但是，受到人才资源流动频繁的影响，许多人事档案管理部门没有能制定出相应的政策去有效的解决这一问题，导致大量的人事档案出现“弃档”的现象，并且一些人事档案纠纷问题也不时发生，阻碍了人事档案管理工作的顺利开展。

2.3 人事档案的管理水平低

虽然已经进入信息化时代，但是一些地区、单位的管理设备却未能及时的更新，部分单位没有及时引进先进的设备，利用计算机系统，把纸质的人事档案信息，准确的输入到专门的管理数据库，建立完善的人事档案数据库；另外，一些单位不重视人事档案管理工作，缺乏管理意识，导致存放人事档案的库房结构、设置不合理，造成人事档案损毁甚至丢失的现象。管理水平低下，致使人事档案所记录的人才信息缺乏真实性、科学性。

2.4 缺乏必要的监督

在网络技术高度发达的现代，人事档案管理工作水平得到了很大的提升，但是，由于网络本身的缺陷，信息的迅捷化、透明化给人事档案管理工作带来极大的挑战。人事档案具有机密性，档案里的机密信息是不能随意公开的，因此，必须建立相应的监督管理机制，确保档案所有者的个人隐私权不受侵犯。

3 人事档案信息公开的措施

3.1 建立健全相关的法律法规

法律、法规具有约束性，制定人事档案信息公开的相应法律、法规可以更好地促进人事档案管理工作的发展。有关部门应该根据实际情况，规范人事档案管理工作，制定统一的管理规范，通过立法、执法等方式，确保档案管理工作的有序进行，为人事档案信息公开提供健康的社会环境。

3.2 制定人事档案信息公开的政策

人事档案记录了档案所有者的大量信息，档案所有者有权利知晓档案里的信息，因此，国家应该制定相应的政策，维护档案所有者的知情权。同时，人事档案管理部门应该制定统一的管理规范，防止人事档案内容残缺、失真，影响人事档案的利用价值；大力开展培训活动，提高档案管理人员的管理水平和管理能力，建立奖惩机制，鼓励档案管理人员的管理工作，提高档案管理人员工作的积极性【1】。

3.3 加强人事档案管理基础工作

人事档案的服务性要求档案信息必须具有真实性、全面性、客观性，因此，档案管理工作应该及时、广泛、完整的搜集新的人事档案材料，丰富档案信息，确保人事档案能够科学的反映档案所有者的情况，避免信息的失真和滞后。利用优质的档案信息，为档案利用者提供可靠的信息资源，提高人事档案管理的水平，充分发挥档案的服务功能，为人事档案信息公开奠定坚实的基础。

3.4 加强对人事档案信息公开的监督力度

信息技术的使用大大提高了档案管理工作的效率，减轻了档案管理工作人员的负担，节省了大量的人力、物力。档案管理部门应该大力引进先进的技术设备，实现人事档案管理的现代化，建立完善的信息数据库，确保档案信息的完整性；加强对档案管理人员的培训活动，提高档案管理人员的素质，使其具有法律意识和责任意识，维护档案所有者的隐私权。

3.5 建立合理的组织领导机构

人事档案的管理组织领导机构应该符合国家法律规范，在国家档案行政部门宏观管理、组织协调下，由主管部门领导与指导，实行分级管理的制度，接受同级档案行政管理部门的指导和监督。配备专门的管理干部，负责管理定量的人事档案资料，确保有专业的档案管理业务人员指导管理工作；根据档案的管理范围的大小，制定合理的管理方式，确保有专业的档案管理工作人员负责人事档案管理工作【3】。实行民主监督制度，听取群众对人事档案信息公开的合理意见和建议，树立权威、可靠的档案管理部门的形象，增强人事档案信息的可信度，提升公民对人事档案管理部门的认可度，以保证人事档案信息公开能够获得广大群众的支持。

4 总结

总而言之，人事档案信息公开是适应时代发展需要的一种新型的档案管理方式，在给传统的档案管理工作带来挑战的同时也促进了人事档案管理工作的发展。因此，档案管理部门应该积极的开展人事档案信息公开工作，建立专业的人才队伍，提高管理水平，充分发挥档案的服务功能，为档案利用者提供优质的服务，达到社会资源共享的效果。

参考文献

[1]单晓林.信息公开对人事档案管理工作的影响与对策研究[J].中国卫生标准管理，2015，14：1-2.

[2]刘美玲.信息公开对人事档案管理工作的影响[J].黑龙江档案，2011，02：47.

[3]王中秋.信息公开对人事档案管理工作的影响与对策研究[D].山东大学，2010.