浅析如何做好新时期人事档案管理工作

曹冰

摘 要：人事档案是人力资源管理与开发的重要依据，也是反映个人成长历史的重要凭证。随着社会的快速发展，人事档案在人事管理中发挥着越来越重要的作用。本文通过阐述人事档案管理的重要性以及管理现状，分析存在的问题，并探讨解决对策，以期进一步提高人事档案管理水平。

关键词：人事档案；管理现状；解决对策

随着市场经济的快速发展，企业竞争日趋激烈，而企业间的竞争归根结底是人才与技术层面的竞争。拥有了人才便拥有了较强的竞争力，这使更多的企业单位越来越重视人力资源管理工作。人事档案管理属于人力资源管理中的重要组成部分。它为企业评价人才提供了有效的依据，也是对人才进行相应管理与待遇提供的重要凭借措施与手段。因此，人事档案管理无论是对企业还是对个人均有着非常重要的意义。

1 人事档案管理工作的重要性

人事档案属于社会公共信息中十分重要的一个组成部分。它能够证实个人的学历、经历、技术职称、社会关系以及奖惩情况等。从人力资源开发与管理的角度来看，人事档案在个人求职与企业求才时发挥着重要的作用，能够提供很多真实、全面的原始资料。对于个人来说，人事档案也非常重要，能够反映出个人不同时期的人生轨迹，因此，也是个人学习经历与工作经历的重要凭证[1]。此外，人事档案管理部门可据此为职工提供下列服务：（1）提供婚姻状况证明；（2）办理护照或港澳通行证的政审手续；（3）为职工代办申报职称；（4）为职工代缴相关养老保险、失业保险以及大病医疗统筹，工资调整等；（5）为流动人员提供身份认定与办理社会保险。

2 人事档案管理现状

随着社会的发展，人事档案管理工作得到了一定的发展，不少单位已实现了档案管理信息化，极大节省了人力与物力。相对于私企来说，行政机关事业单位对人事档案普遍较为重视，因此，人事档案管理也更为规范。不仅对人事档案管理员的综合素质进行了严格把关，而且还建有专门的档案管理人员的相关档案。很多私企由于不具备人事档案管理资格，加上对这项工作不重视，人员流动频繁，断档问题比较严重。

3 人事档案管理存在的问题

（一）对人事档案管理缺乏足够的重视

部分企业领导更看重经济效益，将人事档案管理当作事务性工作。在他们看来，这是一项附属工作，只要做到档案不丢失、不泄密，能应付外调、查档就行了。在这种错误意识的影响下，不少企业都不重视人事档案管理工作，导致档案工作无计划、无安排，缺乏经费、人员方面的保障。有的单位直接将一个简陋的办公室作为档案室，室内保管条件差，档案霉变、返潮、虫蛀等问题时有出现，极大影响到档案的完整性。

（二）管理制度有待进一步完善

当前，很多人事档案管理部门仍是将《人事档案材料收集归档规定》作为工作的主要依据。但在工作实践中未根据自身实际制定相应的管理细则，导致制度执行力差。部分单位即使出台了相关配套措施与管理细则，但却没有认真执行。这导致人事档案管理工作缺乏相应的力度，具体表现为收集归档资料不完整、不真实；收集归档工作被动、不及时；一些人事档案材料在内容与形式上雷同度较高，无法准确客观地反映出个人的真实情况[2]。

（三）档案管理人员业务水平偏低，管理方式滞后

很多单位未配备专职的人事档案人员，往往是采用兼职的方法来应付。兼职管理人员工作变动频繁，加上未接受过专门的业务培训，导致档案管理水平偏低。他们既不熟悉档案资料的收集、整理、归档、装订等业务，也对档案管理缺乏足够的重视。另外，他们很多都身兼数职，对档案工作投入的精力也十分有限，直接制约了档案管理水平的提高。目前，档案管理方式也比较滞后，仍以手工方式调阅档案。档案被反复调用后，加上阳光多次照射后容易使纸张变黄变脆，字迹模糊，从而降低了档案的完整性与安全性。

4 加强人事档案管理，提高档案管理水平

（一）增强档案管理意识，完善档案管理硬件设施

企业领导必须充分认识到人事档案管理在企业发展中所发挥出的积极作用，将其摆在重要的位置上。同时，将其融入到企业文化中，利用各种有效的宣传手段在企业内部宣传人事档案的重要性，让广大干部职工了解到人事档案对个人、对企业有哪些意义，人事档案管理的主要方法，使其主动配合好人事档案管理工作。另外，企业还应重视档案硬件设施的建设，加大资金投入，建立专门的人事档案管理库房，配备铁质档案柜，并做到库房、办公室、阅档室分开。同时，库房内必须配备消防设施、空调、防潮设备，做好防火、防潮、防高温、放光、防虫、防盗等工作。

（二）建立健全人事档案管理制度

随着我国人事制度改革的日益深化，对人事档案管理工作提出了新要求、新目标。因此，企业必须强化档案管理意识，并重视相关制度建设，实现人事档案管理的规范化、合理化。首先，根据《档案法》、《干部档案管理条例》、《档案整理工作细则》等档案管理制度，并结合企业自身实际情况出台人事档案管理的相关配套制度以及实施细则，完善查（借）阅制度、收集归档制度、鉴别核对制度、补充材料制度、保管保密制度等[3]。同时，要明确岗位职责，实现责任追究制，确保各项制度得到严格执行，从而使人事档案管理工作有章可循、有法可依。

（三）加强人事档案队伍建设，提高管理水平

档案队伍必须从兼职型向专业型转变，要安排作风好、责任心强、专业水平高的人员从事人事档案管理工作。定期进行专业培训，系统学习档案管理理论知识与操作技能、计算机操作技能等，以更好地适应档案信息化管理的需要。同时，还要经常学习关于档案的相关法律法规，增强档案法制意识。可为档案员提供继续深造的机会，为企业培养更多专业型档案人才。另外，要改善档案员的工作环境与薪资待遇，为招揽人才、留住人才打好基础。采用激励机制，并大力宣传先进典型，充分调动档案人员的工作积极性。

（四）加快人事档案信息化建设，实现档案管理信息化

随着网络信息时代的到来，传统的人工管理模式早已无法满足人事档案管理的要求。因此，必须加快人事档案管理电子化的进程，配备计算机、管理软件，建立健全人事信息数据库等，实现人事档案的电子化与无纸化。同时，依托办公自动化网络系统，为有关部门与个人提供人事档案信息服务。

（五）提高对人事档案材料的利用率

在做好人事档案管理的同时，企业还要增强服务意识，提高对档案资源的利用效率，使其发挥出更多的效用。首先，必须将档案利用的工作理念贯穿到档案管理的整个过程中，从而为档案利用工作做好铺垫。其次，对人事档案材料中涉及到的重要内容要有选择性的保留，并对某些内容进行相应的补充。根据“准确、适度、保密”的档案查阅三原则要求，为相关部门与个人提供多元化的档案利用服务。合理公开部分人事档案，为企业管理层选择更多优秀人才提供参考依据，也满足了个人的知情权。同时，在人事档案管理信息化与网络化的进程中，还应加强对人事档案资源的异地共享。对拥有档案保管权利的部门赋予相应权限，允许其通过网络查阅相关档案资料，而不具有权限的单位则无法查阅资料。此外，还应逐步建立人事档案信息化管理标准，实现对人事档案信息保存、交换、传递的标准化管理。

参考文献

[1]陈亚兰.试论人事档案管理工作的重要性[J].中国市场，2012，35（14）：169-170.

[2]李 琪.人事档案管理的现状及优化路径[J].经济研究导刊，2012，19（36）：209-210.

[3]王 非，耿環宇.试论如何做好人事档案管理工作[J].活力，2011，24（11）：132-132.