关于事业单位档案管理中存在的问题分析及应对策略探讨

戚科峰

摘 要：随着社会主义市场经济的发展，在事业单位工作中的诸多方面都留存有大量的档案信息。档案的数目和地位呈现上升发展趋势，对档案资料的管理无疑是事业单位开展各项工作的基础，本文针对事业单位档案管理中存在的问题进行分析，并针对其意义、策略进行了探讨，供同行业工作者交流参考。

关键词：事业单位档案管理；常态问题；信息化；强化策略

随着社会主义市场经济的发展，事业单位档案管理工作的开展遭遇到了“瓶颈期”。一方面，传统的纸质档案需要妥善的保存和维护。另一方面，新的档案管理形式亟待发展和转型。档案资料的管理是事业单位开展各项工作的基础，对于人力资源、社会保障等社会发展方面都具有重要的意义。

而在现在的发展形式中，档案管理存在着很多常态化的问题，广大企事业单位管理人员要针对工作中的不足之处，提出相应的意见和建议。

1 事业单位档案管理的发展内涵

顾名思义，事业单位档案管理工作的本质就是党和国家开展信息存储、资料记载的过程，是人力资源、建筑文档等信息的储备流程。尤其是在事业单位的内部发展中，人才、项目档案对单位发展具有重要的促进作用。

例如，在人力资源的构建中，相关工作者要强化对员工自身成长的记录，从而构建一个“物尽其用、人尽其责”的工作环境。在建筑部单位档案管理中，要对项目施工的建材、流程、维护进行完整的记录，确保建筑事业安全稳定发展。

而在事业单位档案管理工作的开展中，涉及到环境、行政、资源等各个方面，如果一旦出现档案材料不全、信息无法解读的情况，不仅会影响着员工的自身发展，也影响到事业单位的整体利益。

2 事业单位档案管理中存在的问题

从总体上看，在社会发展的诸多方面，档案的数目和地位呈上升发展趋势。事业单位档案管理工作并不是一项单纯的“办公室”工作，而是考验单位发展、员工思想的重要管理，当今形势下，事业单位档案管理所凸显的问题主要存在以下几点：

（1）档案管理工作的开展遭遇“瓶颈”

随着科技的不断发展，人们对资源信息的需求越来越大。档案管理工作的门类众多，项目更加细化。但是，事业单位的档案管理工作却遭遇到了一定的“瓶颈时期”。

因其工作性质而言，档案馆工作是一项持久性的行政工作，从这个方面来说，无法看到更多的“宣传业绩”，有很多部门责任人对档案工作存有误区，认为这是一项无用的工作。单位责任人的态度也直接影响着基层工作人员的态度，因而有很多工作人员也对档案管理工作抱有消极意识，认为这是一项“费力不讨好”的工作，再加上他们在自身业务素质上得不到专业的培训，所以档案管理工作始终停留在“记录”“整理”“封存”的传统时期。

（2）档案管理模式的发展较为“落伍”

在一些大中型档案事业单位，档案的管理已经从纸质的信息存贮中分离开来，演变成了“信息化”“科技化”的发展规模。由于档案工作人员的流动性较大，在人事变动的过程中，如果档案的交接不能落到实处，就会变成“空档”、“死档”，无法建立一个完善的资料封存数据库。

特别是在人员交接之际，仅仅凭借凭员工的经验传授不能保证接任人员的适应性，很容易出现管理混乱的局面，在一些关键档案的提取上，要着重提高使用单位的工作效率，不能及时更新发展档案管理模式，极大的影响了工作效率。

（3）档案管理制度的健全存有“间隙”

随着时代的变更，档案的变更更加迅速，需要工作人员及时保持档案管理的时效性。但是，很多事业单位的管理的方式都不够健全，既没有形成完善的管理组织结构，也不能建立高科技的档案管理。特别是在各种环境的影响下，管理工作还偏重于琐碎的纸质资料，无法运用计算机等高新管理技术，使科学性档案工作存有间隙，而这些空缺的部分既浪费工作时间，也不适宜时代的发展。

3 关于事业单位档案管理中的应用策略分析

（1）逐步完善档案管理制度

由于基层档案工作中包含着大量的信息，所以对工作人员的耐心、细心和责任心都提出了多项考验，为了加强事业单位的档案管理制度，相关部门要在工作流程、规章制度、评价考勤等机制中加以完善 ，逐步落实档案科学化建设管理。

例如，在档案工作流程的制定中，要在加强档案管理工作制度的基础上，加强档案宣传工作，通过多项措施加强档案工作的建设管理。在硬件设施方面，要建立坚固的防水、防火等专用的存储仓库，配置标准化资料档案柜，并确保柜体、柜面的完好无损。在一些历史性较强的珍贵档案资料中，要争取相关领导意见设置专业加密性档案柜，确保档案史料的安全性。对于原始纸质档案，要建立专门的除湿设备，定期开柜存验，加大安全措施的投入。

在具体规章制度上，要确保工作制度明确，通过各项手段，提高档案管理的工作质量。通过人员考察、组织学习、业绩考核等形式，组织科学化、人性化相互结合的制度监督策略，发挥档案建设工作的最大效能。严格实施档案审查制度，对于不符合档案工作要求的要进行及时的处理，要求相关对象补齐手续、重新审查，确保认识档案工作的效果。

（2）强化档案科技化发展水平

随着网络信息化管理方式的加强，在档案管理模式的升级发展上，运用信息化数字档案管理呈现出了独特的发展优势，使事业单位进一步实现档案管理的科学化和创新化。档案管理人员要进行系统化、科技化的归纳和整理。在解决档案存储空间的问题上，通过档案电子整理、压缩的方式，运用计算机数字档案管理系统，进一步弱化纸质档案的存储空间。并通过文本、图片、视频、音频等方式，储存在轻薄的电子芯片中。

例如，在最为常见的24G的U盘里，可以存储成千上万的图片、音频，也能够容纳大量的大量的档案信息，而它的成本大概在100多元左右，非常便于工作人員能够在短时间内压缩海量的档案信息。档案工作人员可以充分利用这一优势，将信息资源存储在U盘、光盘、移动硬盘等不同的移动存储设备中。

当今社会下，人们对信息资源的认知需求逐渐加大。很多人都希望能够通过便捷的查询着在实现档案共享的基础上，资源的流动性。档案管理者和可以通过建立文档库、影视资料库和空间存储库等活动，通过硬件、软件设施，建立一个人性化的数据空间，让用户在调取资料的过程中，能够根据编码、关键词，在最短的时间内查阅到档案资料。

（3）提高档案工作队伍的综合素养

在事业单位管理部门，单位部门管理者要从本质上改变淡漠的工作态度，加大对档案工作人员的关注度，并在档案人员的培养上下足功夫。

例如，定期组织档案信息化知识讲座、通过专业培训、考核等机制，强化职工的综合素质能力，并建立完善的档案信息管理考核机制。强化业务审查、绩效考核等方法，提升他们的业务水平，逐步提高档案管理人员的工作积极性，从而组建一支高效、创新、具有活力的事业单位档案管理队伍。

4 总结

综上所述，档案管理工作是一项重要的发展内容。想要做好档案的管理工作，除了要加大对档案管理的监管和维护，还要在保持信息安全的基础上，探究档案管理中存在的问题，进行科学化发展的创新探究。广大档案管理工作人员要积极利用网络云端等电子计算机技术，为事业单位档案管理的发展奠定扎实的基础。

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