新时期开展水利行业科技档案管理工作刍议

赵钰帝

摘 要：水利科技档案的收集、整理和保存是水利科技管理中的基础工作。结合多年水利科技档案管理的工作经验，分析了现阶段水利科技档案管理中存在的问题和不足，提出重视科技档案管理，档案管理制度化、规范化、专业化、信息化的措施，具有借鉴意义与启示性。

关键词：新时期；水利行业；科技档案；管理工作

1 引言

水利科技档案是在长期水利科学研究、生产运营、项目建设中积累形成的科技文件材料，包括图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像等，充分反应水利行业的发展进程，具有较高的保存价值与参考意义，对同行业科研、生产、工程项目有借鉴性与继承性，对水利行业发展更有推动作用。因此，做好水利科技档案的管理工作，对提高档案管理水平、推广应用科技成果、交流和改进生产技术、服务经济建设，具有重要的作用与意义。

2 水利科技档案管理现状

1、认识不足，忽视科技档案管理的重要性

“重文书档案、轻科技档案”现象普遍存在于各行业中。造成这种现象的原因主要有以下两点：

（1）管理层对科技档案管理的不重视。在水利工程建设过程中，更多关注工程进度、质量、资金等问题，存在重现场管理、轻内业资料整编的现象，经常在竣工验收时才突击整编资料。

（2）缺少档案管理专业人才。档案管理人员缺少水利专业知识，水利专业人员缺少档案管理的技能，再加上认识不足、专业技能较差等原因，使部分科技档案资料短缺、不完善，使水利科技档案不能发挥其应有的使用价值。

2、档案管理制度不完善，档案整理与保管不规范

（1）科技档案管理未制度化。档案管理制度可以约束档案管理者的行为，规范档案管理工作的流程，提高工作效率与工作质量，而大多数单位的档案管理制度却并不完善。没有健全的档案管理组织机构，没有明确各管理者的职责，也会造成“踢皮球”的现象，降低档案管理的工作效率、工作质量。

（2）档案资料收集整理工作不规范。由于资料收集、整理、归档、保管、移交没有一套完整的规章制度，使日常工作行为不规范，收集、整编不及时，拖延、突击补充档案资料，极易造成档案资料的遗漏。加之水利工程建设项目工期较长，档案资料种类多、数量大，也会为档案员的整理工作增加难度。

3、科技档案利用率不高，未发挥其使用价值

水利工程项目在设计、施工、竣工过程中，会形成一系列的科技文件，反映该项目的全过程和研究成果，具有成套性。水利科技档案能够为行业发展提供参考与指导，然而，目前科技档案的利用率较低，并没有发挥出其指导作用，主要原因有以下三点：

（1）档案未成套，资料遗漏，降低使用价值。水利科技档案是根据项目的时间顺序而编订的，具有时间性、连续性、独立性，每一阶段生成的资料仅能反映本阶段的研究成果。由于整编过程不规范造成的资料遗失，会使某一阶段的研究成果缺项，破坏水利科技档案的成套性，对科技档案的再利用存在影响。

（2）基础设施建设不完善，信息化管理不足，增加档案查询难度。档案库房作为收藏档案的专门用房，有严格的建设要求。部分单位没有独立的科技档案库房，经常会将其与文书档案放在一起；有些库房的建设不符合要求，则易导致档案保存中受损。此外，大多数单位的科技档案信息查询系统不完善，仅能查询案卷名目，有些甚至没有查询系统。这些问题都会降低科技档案的利用率。

（3）缺乏科研成果交流，过度保密，不利于水利行业科技创新。科技档案是科研活动、工程项目中形成的科技文件和研究成果，除供本单位利用外，必须与相关单位进行交流或成果转让，发挥它的成果性和资料性。知识产权在现代科技发展中越来越受重视，水利工程项目涉及科研创新，水利知识产权保护也成为水利科技档案不能随意交流与转让的最大原因。

3 加强水利科技档案管理的对策

1、转变观念，提高认识，重视水利科技档案管理

做好水利科技档案管理，管理层负有重要责任，需要组织、监督、管理好整个档案整理过程，需要认识到档案管理的重要性；并且需要选择选择高素质、专业技能强、学习能力强、责任心强的专业人员作为管理人员。档案管理员同样需要重视科技档案整理，明确工作职能，提高专业素质，认真做好科技档案的整理。

2、健全档案管理制度，规范、优化档案整理工作流程

根据《水利科学技术档案管理规定（水办〔2010〕80号）》等要求，建立健全的档案管理规章制度，把科技档案的形成、收集、整理、归档形成制度。成立档案管理工作专职小组，由单位最高领导担任组长，各科室主任为组员，并选派专业档案管理员，明确各成员工作职能，规范档案整理的工作流程，做到及时收集、及时整理、及时保存、不遗漏、不丢失。并适当简化、优化档案整理的步骤、减少工作量、提高工作效率。

3、做好培训工作，制定档案管理人员绩效考核制度

档案管理队伍素质的高低，决定着档案事业发展的成效。为了适应科技档案信息化发展的要求，水利档案管理人员既要掌握档案管理的基本知识，还需要掌握一定的水利专业知识、计算机知识。单位需要定期组织档案管理人员参加技术培训，学习科技档案管理工作的新知识、新理论、新技能。此外，还应建立科学、合理的绩效考核办法，对档案管理人员的品德、能力、业绩三方面进行考评，促进档案管理人员提高综合素质。

4、完善档案基础设施建设，提高信息化管理水平

科技档案的存应做到规范化、科学化。档案库房需要按照建设要求，注意安全、防潮、防火、防盗、防尘等方面。建立信息化管理查询系统，设置浏览、修改权限，使档案人员可以通过简单的操作查询文件内容，快速进行电子文档的转移、修改、删除，又可以有效保密档案，同时也可以保证在纸质文档受损失仍有完整的科技档案。

5、加强科技档案交流与利用，重视其现有价值和综合效益

科技档案受保密制度的约束，有些涉及國家层面的保密是必须的，有些涉及知识产权、专利的保密在一定程度上是可以进行公开的，此外更多的是没必要的保密。科技档案的效益具有时间性，束之高阁的科技档案，其现有价值在水利行业的快速发展中只能白白浪费。因此，对于这些本可以公开交流，却被以扣上“保密”盖子的科技档案，该解密的还是需要解密。

4 小结

水利科技档案是国家档案资源的重要组成部分，真实记录了科研、生产、工程建设过程，为日后工程检修、管理、维护、改扩建等方面提供重要依据，起到较大的参考作用。水利档案管理者应充分认识其在水利工作中的重要性，完善档案管理制度，规范档案管理流程，充分利用和发挥水利档案的作用，提高水利档案的信息化管理，更好地为水利事业服务。

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