高校数字档案馆建设与分析

孟凡玲　刘云霞　韩真

摘 要：本文对天津市十所独立学院档案管理与建设情况进行调查分析，总结其存在的共性问题，提出建设性意见和改进档案管理工作的思路，为独立学院档案内涵式发展提供有力的依据。

关键词：独立学院；数字档案；档案管理

我国独立学院诞生于90年代末期，其发展迅速，截止至今在全国已有300多所。独立学院建校较晚，建设档案工作起步晚，独立学院既要面临的是档案的初见的困难，又在互联网时代的要求下，进行数字档案馆建设的双重难题，即是机遇又是挑战。

1 天津市独立学院档案管理与建设的现状分析

针对天津市的十所独立学院档案建设情况进行调查，并对其档案管理现状进行了分析。调查结果表明，档案管理作为一项暂时看不到效益的基础工作，不被学院领导重视，并且工作基础薄弱。从调研情况看独立学院档案工作存在以下共性问题。

缺乏专门的档案管理人员。由于办学历史不长，公众的档案意识不足。从学院领导到各系、处室等部门对档案的收集、立卷、利用敏感性低。还有一些独立学院档案管理人员是返聘的退休人员，他们进行档案临时管理，流动性大，不利于档案的建设与管理。还有一些兼职档案收集整理归档人员本不是档案专业出身，同时还兼做其他工作，专心研究档案管理的精力有限，也不利于独立学院档案事业的发展。

缺乏完善的管理制度。管理制度不健全，操作不规范。由于档案意识薄弱，又没有制度制约，责任不清，档案材料不能统一整齐归档，有的落在个人手中，有的工作人员觉得不重要随手丢弃。工作电子化后，有的文件修改直接在上次工作基础上变动，为以后档案的收集带来了困难。

独立学院档案工作资金投入不足 。在硬件方面，库房设备还不完善，有的没有专门的库房，有的也是一个小库房，也都没有购买干湿机器对库房的干湿度控制，库房条件相对简陋。软件方面，没有专门的档案办公软件，还是停留在纸质档案的收集立卷的情况下，这样给工作人员增加了工作量，查阅档案也带来不便，档案自动化管理程度不高。

总体而言，档案资料是独立学院在其发展过程中直接形成的原始记录，是学院发展中最重要的载体之一，是衡量教学质量、科研水平与管理水平的重要的尺子，在本科教育教学评估中起着很重要的作用。但是就目前档案工作现状看，独立学院档案管理工作现状总体形势不容乐观。

2 构建“互联网+”时代的档案馆对策

1、建立规章制度，强化管理，提高工作效率

一是独立学院应该有档案管理专门部门，强化管理工作。二是根据《高校档案管理办法》建立档案各项规章制度，建立管理制度，使档案工作制度化。三是建立档案具体管理办法，按照分类方法编写实体分类法，以及一系列安全管理、服务借阅等制度，细化档案归档流程、范围与期限表等，使工作的各个环节做到依规办事。

2、加强专兼职档案人员业务指导与培训，提高档案工作人员综合业务素质

档案工作者的素质是档案管理与建设中的关键环节。具有一支技术强和稳定的专、兼职档案管理人员队伍，在日常工作要加强专、兼职档案人员业务培训，才能够做好档案工作的。就本院情况而谈，我院档案室每年组织一次档案员培训，每年举办档案员评比活动，组织学院有关方面对各部门档案的整理情况进行评比，评选档案工作先进个人，调动工作人员积极性，同时也是展示优秀档案整理标本，互相促进学习的平台。

3、加快独立学院档案建设

独立学院档案数字化建设，是随着信息化发展，计算机普遍应用，“电子政务”开展，顺应时代发展而产生的。加快数字档案建设，创新服务方式是独立学院档案工作在大数据的生态背景下面临的机遇和挑战。档案数字化建设将分散的以不同形式记载的档案、地区不同的档案信息以数字的形式存储，利用网络的方式连接，能够实现档案信息共享与最大化的利用。

4、创新服务方式，提高服务水平

在互联网环境下，不少档案馆已经开通微博、微信公众平台，利用此平台提供档案相关政策解读、档案原件展示、档案服务咨询、档案利用等服务，并取得了不错的效果。天津市档案馆为例，其微信公众平台主要介绍其馆藏资源、发布编研成果、介绍档案馆展览、征集档案等内容，同時也宣传档案文化，探究天津历史，接受并反馈公众留言。这种微信公众平台使公众能随时随地获取档案相关信息，不仅为公众提供了更为便捷地档案服务，同时也是对档案工作起到宣传作用。

5、基于互联网发展，构建档案馆APP移动服务

互网络的广泛应用和覆盖，数字技术的快速发展的当下，移动数据终端设备为档案的服务、利用提供了新的方式，档案服务应顺势而为，利用“互联网+”的新形势，创新服务方式。档案APP与微信公众平台、微博等相比，能够形成更专业化、专题化的档案服务体系。虽然档案APP需要更多人力、物力去进行更新维护，但其更具有长远意义。独立学院档案馆更应该抓住“互联网+”的发展机遇，不断创新档案服务方式，构建档案馆APP移动服务。

总之，管理者应转变观念，创新思维，突破难题，提出具有成效的措施，提高档案管理水平，加快档案数字化、信息化建设的步伐，为独立学院的持续发展服务，为师生提供高质量快捷的服务。在全国档案数字化发展的背景下，“互联网+”是一个发展机遇，独立学院应紧跟时代步伐，不断升级档案馆（室），创新档案服务。

参考文献

[1]蒋华. 浅谈高校独立学院档案管理工作[J]. 山东省青年管理干部学院学报，2009，03：160-161.

[2]喻灿蓉. 优化独立学院档案管理工作的思考[J]. 市场周刊（理论研究），2011，02：31-32.