谈档案信息资源的开发与利用

张艳丽

随着人类知识生产的日新月异，高新科技产业化的进程加快，现代科技在各个产业的渗透以及在全球范围的迅速扩散，人类正走向信息网络化、资源共享化、知识经济化、科技创新化……这一切都使得传统的档案利用方式与管理模式发生着深刻的变化，档案信息资源的开发与利用成为档案界关注的焦点之一。但是，对“档案信息资源开发”这一概念应该如何理解，其丰富的内涵应该如何把握，始终是一个尚无标准答案的难题。充分挖掘“档案信息资源开发”的深刻内涵，努力推进档案信息资源开发工作的进程，正是本文的目的所在。

1 档案工作的社会需求导向

档案信息资源开发是以档案工作社会化为背景，以社会需求为导向的活动。21世纪以来，档案工作的“运作环境”发生了巨大的变化。社会信息化程度的不断提高，改革和对外开放程度的日益深入，公民信息权意识的觉醒，以及以市场经济为基础的利益高度多元化的社会态势的确立，都使得档案工作领域随着“周边环境”的变化而不断拓展，进一步走向社会化。这一切变化中，最为重要的是档案工作的理论思想基础发生了根本变化——从一种国家的理论发展为一种全社会的理论，档案工作因此走向社会化。档案工作从以为国家、为政府机构服务为己任的传统档案工作拓展为“以人为本”思想指导下的现代档案工作。这意味着随着社会文明程度的提高和对信息需求程度的深化，档案信息资源将成为普通公民信息来源和信息服务的重要组成部分。这正是档案信息资源开发的深层社会背景。

档案工作的逐步社会化，要求档案信息资源的开发与利用必须与时俱进，以社会需求为导向。经济社会中，信息不仅是一种重要的资源，而且是开展各项工作必不可少的基础性条件。信息的适时、高效提供是社会实现良性发展的内在要求。档案工作的社会使命决定了市场经济社会下的档案信息资源开发必须提供更多、更准、更适时的信息服务于社会。否则，档案工作就可能面临被社会遗弃的危险。

2 量大质优的档案资源至关重要

档案信息资源开发的对象是馆（室）藏档案。没有数量丰富的馆（室）藏，档案信息资源开发的实践就成了无源之水、无本之木；没有高质量的、蕴涵重要价值的档案，开发工作就失去了真正的价值和目的。因此，馆（室）藏档案资源必须从数量充分和质量优化两个方面加强建设。

质量优化是指所藏档案价值确凿、成分充实、结构合理。价值确凿是指所藏档案必须经过严格的鉴定程序，确有现实利用和历史研究价值；成分充实是指档案记述的信息内容必须详实，能够反映出政治、经济、军事、科学文化等各方面的内容；结构合理是指馆藏档案的门类齐全，既有文书档案，又有科技档案和各种专门档案。依此标准，我国的档案信息资源还存在一定的差距。在档案资源建设的具体实践中，由于受相关档案法规制度不健全，宏观规划与协调机制欠缺，鉴定工作流于形式，档案工作人员认识局限，物质保障不足等多方面因素的影响与制约，导致馆（室）藏档案数量剧增，大量已失去价值或本无价值的档案充塞库房。因此，我们必须根据社会信息化的发展趋势及其要求，加强档案资源建设宏观规划与协调，不断完善档案价值鉴定机制，建立科学的、多元化的鉴定标准，加强档案资源建设的理论研究，确立馆藏档案资源体系的构建原则与模式，合理配置馆（室）藏结构，丰富档案的种类，加强馆（室）藏特色。

鉴于此，在强调档案信息资源开发的同时必须重视档案信息资源建设。既要抓好档案信息资源储备，又要从源头上严密监控档案信息资源的质量，保证信息资源开发的价值。

3 多元化档案利用服务机制

多元化档案利用服务机制是档案信息资源开发工作的主体内容。传统的档案利用服务方式，诸如：阅览服务、参考咨询服务、档案外借服务、提供档案复制件、制发档案证明、档案编研服务等，为满足档案利用者的各类利用需求提供了可能。但是，随着社会环境的发展变化，人们的生活方式、目标、所面临的问题都发生了变化，从而使档案利用需求呈现出新的特点：档案利用者的层面在扩展，主要利用者从党政机关和企业事业单位人员向科研人员、学者、工人、农民等各个层面扩展；档案的利用内容在扩展，利用范围在不断扩大，查阅内容向以经济问题为代表的多角度扩展；档案利用的数量在扩展，逐年呈现上升趋势；利用形式在扩展，从以阵地服务为主向提供档案编研成果、公布档案、咨询服务、办档案展览等多种形式拓展。这一切都要求档案部门应该根据社会的发展需求，建立多元化档案利用服务机制，适时推出具有特色的服务项目，更好地满足档案利用者的多元化需求。

同时，要在开放的、主动的、协作的、竞争的观念指导下，探索多种多样的新型档案信息资源开发利用形式。如通过档案网站发布开放档案信息、提供档案利用。目前我国各级各类档案网站已有200多家，上载开放档案目录几千万条和部分开放档案原文、照片、录音、录像等，其中上海市、北京市档案馆的网站点击率达到每月几万人次。又如建立现行文件查询利用中心，为广大用户提供现行文件服务。这些新兴的开发利用形式为解决集中提供信息与信息需求多元化的矛盾提供了新的方式。

4 现代信息技术的广泛应用

以计算机和网络技术为平台的现代信息技术的广泛应用，从客观上改变了信息的存在方式，即从静态趋向动态。运动不仅凸现了信息的价值，更重要的是动态信息改变了社会的运行方式和生存质量，进一步促进了社会对信息的需求和依赖，从而进一步彰显了信息的价值和信息部门的社会地位。而现实档案工作中，档案信息主体上仍以传统的静态方式存在着，客观上背离了信息化社会档案信息存在方式的内在要求，这正是档案信息资源开发需要解决的主要问题。以光盘技术、缩微技術、计算机技术为代表的现代信息技术在信息的组织管理、传输上显示出巨大威力，给信息资源的管理和开发带来了革命性的变化。“至今，信息技术和通讯技术革命影响了档案工作的所有方面，这一点已被人们所接受。”这种影响是积极的，它为我们提供了新的机遇和切实可用的工具，使档案工作的功能进一步增强和扩展，使我们保存和再现社会记忆的能力进一步加强。因此应该在档案信息资源开发中大力推进现代化技术的应用，实行档案数字化、网络化管理。

档案信息资源的开发是档案科学管理和研究工作的有机结合，是档案信息资源积累发展到一定的程度由保管向利用的一种高层次转化，是实现档案价值和档案工作价值的劳动过程。因此，提供档案信息为社会实践服务是档案信息资源开发的最终目标。没有这个目标，档案信息资源开发的整个实践过程也就失去了它存在的意义。