事业单位人事档案管理中存在的问题及对策建议

张小兰

近年来，我国的事业单位在人事档案管理上有了很大的提升，但是随着事业单位人事制度改革的不断深化，工作人员的流动变得越来越频繁，再依靠原有的人事档案管理模式已经不能适应现在信息化时代的发展要求。如何做好新形势下事业单位人事档案管理工作，成为一个崭新的课题。本人从事事业单位人事档案管理工作多年，结合工作实践，认真研究了当前事业单位人事档案的现状，针对其中存在的重视程度不高、制度不完善等问题，提出了相应的对策建议。

1 事业单位人事档案管理的必要性

1.人事档案承载着个人的经历荣誉。事业单位人事档案是在选聘、调任人员的过程中形成的珍贵资料，是事业单位人员身份信息的汇总，记载了每个人不同时间段的经历，比较客观的记载了个人情况、家庭背景以及个人品德、素质、荣誉等内容。它是过去最真实的记载，通过人事档案管理将人事档案整理、归纳、保存和适用，使用人单位能够很直观的了解一个人的经历，当同事、领导不能给某人详实的评价时，人事档案是最关键的材料。

2.人事档案是选拔任用人才的根本依据。事业单位人事档案在事业单位人力资源工作中起到重要作用，为单位的各项工作提供了基本保证，不论是组织部门对干部职工的选拔、任用，财务部门对人员的薪资水平评定还是业务部门对员工职称、技术等级定级都离不开最原始的档案。目前事业单位为了能做到立体化多角度的考核干部的各方面能力水平，人事档案记载的学习、工作阅历都作为重要参考。所以，人事档案是事业单位选拔任用人才的根本依据。

3.人事档案是各种原始资料的重要组成部分。不论是哪一种人事档案，都是在国家的大背景下為党和人民在人事储备上发挥承载的作用。人事档案在工作中展开，又服务于人事工作。事业单位作为我国社会主义体制下的特色机构，事业单位的人事档案是各行业各种类人事档案的关键部分，对企业、机关等其他机构在适用上起到了非常关键的反馈功能。

2 当前事业单位人事档案管理工作中存在的问题

随着时间的推移，人事档案的数量越来越多，内容也越来越复杂，纸质资料时间长了也不断损耗。对于不断新增的资料，强化资料采集来处理这个矛盾，而针对不断损耗的纸质资料，就应该通过优化资料的保存环境和提高管理水平来化解。人事档案管理的工作，给我们摆出了一个难以回避的课题，那就是一方面要我们把这些纸质资料无限期的保管下去，为了记录个人的真实经历和荣誉；另一方面纸质档案的保存是有期限的，时间长了纸张会泛黄，档案上的笔迹也会消退，还有很多档案纸质变得很脆，已经到了不能再用的地步。保管档案在客观上确实有难处，但是更关键我认为还是要发挥主观能动性，解决人事档案管理工作思想不重视，以及管理人员业务水平不高等问题。

1.对人事档案管理工作的重视程度不足。在日常工作中，人事档案工作不太会引起别人的关注，工作业绩也没有办法衡量。很长一段时期，大多数人都对人事档案工作存在轻视现象，认为人事档案工作很单纯，不复杂，就是弄弄材料整理文档，不是单位的主业，不能给单位创造成绩，只要不出事，能查到资料就够了。所以，长期以来，人事档案工作处在消极应对的状态，没有高质量的为人事工作提供强有力的支持。

2.管理队伍弱化，能力水平不够。随着改革的向前发展，事业单位部门的更新调配，事业单位的工作人员也纷纷实施竞选上岗，原来的档案管理人员工作岗位发生很大的调整，而接任的人员没有经过系统的档案业务学习，对档案的汇总、分类、归档和分装都不熟悉，很多人还一岗多责，没有办法集中精力去做好档案管理工作，平时也仅仅是把资料放入盒子里，没有定期分类，影响了档案管理的水平。部分档案因为不重用保存，甚至采取人工操作方式，部分资料纸张发黄、发霉，影响了资料的高效实用。

3.人事档案资料的收集不规范。人事档案的关键点就是真实客观，在现有管理制度模式下，虚假材料、伪造学历等现象层出不穷。如高考、晋升、参军、出国深造等，有些人甚至通过修改的手段来冒名顶替。也有的为了竞聘干部领导岗位，伪造简历和学位等，以假乱真的档案现象经常会出现在新闻中，对档案工作的严谨性、真实性有一定的打击。除了弄虚作假，档案资料也有缺斤少两的情况，比如材料内容不全面，填写的项目不完整等。究其原因，大多是因为管理人员的工作态度不端正，业务不熟悉，没有把好质量关。

4.人事档案使用率较低。对于从事档案管理工作的人员来讲，归纳收集档案资料，归根结底是为了提高工作效率，为领导决定人事问题提供依据。但是现在的情况，人事档案还存在一定的神秘性和不公开性的现象，主动服务的理念还未建立。在人员的调动上，很多事业单位，对于人事档案并不是看的很重，人事档案大多时候只是在被动的等相关人员来查看，并且档案利用主要是贯彻政策和待遇调整等内容，实际在提拔使用等方面利用的很少。

3 新形势下事业单位人事档案工作的建议

我们正处在全面建设小康社会的重要时期，加快发展社会事业的任务更加繁重，人事档案管理作为事业单位人事工作的重要方面，如何更大的发挥作用，我认为应该从几下几个方面改进。

1.提高思想认识，加强组织领导。加大对人事档案工作重要意义的宣传，特别是在事业单位改革的大背景下，人事档案与深化机构改革、提拔任用制度改革等紧密相连。不仅从事办公室和人事工作的人员要熟知有关人事档案管理的政策方针，更重要的是要让单位的主要领导知道，提高领导的重视程度，能按照规定来落实人事档案制度。要建立主要领导为组长的档案管理小组，落实对档案管理工作的督查和领导，有薄弱环节要及时整改，建立档案管理的考核奖惩制度，实现量化指标考核，推动人事档案工作高效、常态化开展。

注重学习培训，提高队伍素质。事业单位的人事档案工作，具有一定的私密性和政治性。所以，领导在选派人员从事这项工作的时候，要注重挑选素质过硬、品行良好的同志参与档案工作，平时要注重学习和培训，一方面要经常性的组织培训，让个人精通业务，学会利用现代技术手段来管理档案，为领导在人事调动时当好助手；另一方面要在工作、生活中多多关心帮助人事档案的工作人员，提高个人的集体归属感，增强责任意识和大局观念，认认真真做好档案管理工作。

3.完善规章制度，提升人事档案资料质量。档案管理工作是一项看起来千头万绪、纷繁复杂的工作，假如没有科学的规章来规范，那么长久下来档案管理就会杂乱无章。伴随着事业单位改革的推进，新形势下人事制度的改革，人员的调动、培养、提拔等要求进入档案的资料会越来越多，这就给档案资料的归纳整理提出了更高的要求，一方面事业单位要提升档案管理水平，制定科学有效的规章作为日常工作制约，另一方面要求我们的工作人员在整理有关资料的时候，要做到仔细筛查，去伪存真。对于不真实的资料要按规定处理，资料不完整的要还给相关部门进行完善，对人事档案的归纳和调进调出要更加从严要求，为事业单位的人事调动提拔任用提供更准确、详实的资料。

4.运用现代技术手段，提高服务质效。利用率不高，是目前事业单位人事档案管理中的一个突出问题。现在是大数据的时代，人事档案就是最丰富的人力资源的大数据库，最大程度的发挥数据的功效，应当把计算机广泛应用于档案管理工作，来实现提升工作质效的目标。这是新形势下做好人事档案工作的必然要求，也是“互联网+”时代的必然选择。要提升质效，就必须实现电脑的协作管理，把书面的资料整理汇总到电脑里，把文字、照片、视频等材料转化为数据，在查询使用时，直接使用检索工作，快速高效的查找相应的资料。对于不涉密的资料，还可以上网共享，提供检索和查阅，既方便利用者又提高了人事档案工作的效率和质量，并大大提高档案的利用效率。

事业单位人事制度的持续推进，给人事档案管理工作带了前所未有的机会，也带来了不小的挑战。面对新形势，只有抢抓机遇，不仅要从规章规范上创新，更要从思想上重新认识，按照现代经济社会的发展要求，结合事业单位的工作实际，积极应对，从而不断推进事业单位的人事档案管理水平迈上新台阶。