电子档案真实性管理研究

李振云

摘 要：由于电子文件自身的数字化特性，导致对电子档案真实性的认定与管理举措与传统档案大相径庭。本文通过对电子档案真实性存在问题的分析，提出在技术、制度、人员三方面进行管理创新，以解决电子档案真实性存在的问题。

关键词：电子档案；真实性

伴随着信息技术的飞速发展，全社会的电子信息化程度不断加强，在档案管理领域，我们也面临着越来越多的电子文件。对电子文件的档案化管理，成为档案管理领域一个新的课题。其中，对电子档案真实性的管理，由于电子文件自身特性的原因，面临着诸多挑战。从目前的实践来看，对电子档案的真实性管理方面，我们仍然做的不够，在技术管理、制度管理、人员管理方面仍有很多疏漏和错误之处，亟待解决。

1 电子档案真实性要求及目前存在的问题

1.1 电子档案真实性要求

具体说来，电子文件的真实性是指和“原始性”是高度重叠的概念，指的是经过电子化处理的文件，仍在内容、形式、背景等组成元素方面与“原始状态”保持一致，或可分辨“原始状态”。即不论电子文件是由业务部门管理，还是由档案人员管理，它自身的文件内容和相应的元数据、背景信息都要与刚办结时的情况完全一致（管理时形成的新的元数据和背景信息除外），内容上没有被非法修改，形式上也没有发生改变2。

真实性是保证电子文件行政有效性和法律证据性的基础，具体要求：

（1）可靠地保证电子文件自最终形成时起，其内容、结构、元数据和背景信息保持完整，未被更改；

（2）当电子文件的归档格式与其生成、发送或者接收的格式相同或不相同时，保证能够准确表现原来生成、发送或者接收的内容。

（3）保证记录电子文件形成、處理、归档过程中的各类凭证信息真实、可靠。这是指要保证电子文件的背景信息真实；

（4）对电子文件的形成、积累、鉴定、归档实行有效监控，保证管理工作的连续性。这是指档案部门要对电子文件实施全过程的管理和监控；

（5）能够识别电子文件的发送、接收的人员和时间。这是指系统中要设置符合安全要求的、自动启动的电子文件操作日志，从电子文件生成时就开始对其进行严密监管，实时记录电子文件的操作人员、时间、设备、项目、内容等。

1.2 电子档案真实性存在的问题

电子档案的真实性是档案的根本属性和根本要求，但目前实践中，电子档案真实性仍然存在以下问题：

（1）由于电子档案的数字化特征，存在易被篡改、误改甚至伪造，而且可以做到不留痕迹。出现这种问题，有可能是由于档案管理人员的误操作，也有可能是由于软硬件故障，甚至有可能是病毒、木马的恶意攻击。电子档案的数字化特征及其带来的问题，是传统档案不存在的3。

（2）电子文件与载体相分离，造成了档案物理信息与内容信息的相分离。一方面电子档案的数字化传递，必然导致载体变化，而传统档案将载体信息仍看作内容信息的一部分，无疑将造成档案真实性的挑战；另一方面伴随着电子技术的发展，软硬件技术的进步，过去的软硬件平台在未来容易消失，不利于档案的长久保存4。

（3）电子档案的数据衍生性特征，使得每一次电子文件的存储、阅览、传递都会产生相应的数据信息。从档案管理的角度，衍生信息同样属于电子档案的一部分，而这部分信息一方面会造成电子档案数据量不断增加，加大数据存储压力；另一方面，这部分信息同样存在易失真、易遗失的问题。

2 电子档案真实性管理举措

2.1 技术举措

针对电子档案这一新兴的档案管理对象，解决其在真实性方面存在的问题，最重要的是需要借助技术手段，在软件、硬件、技术管理等方面实现创新。

（1）加密技术。加密的目的是让非法用户无法读懂信息，合法用户则需要在密钥的指示和控制下通过算法将密文还原为明文，经过加密的电子文件一般应解密后保存。

（2）身份认证技术。身份认证技术旨在确认用户的身份，包括口令认证、智能卡认证、USBKEY认证、生物认证等。

（3）权限控制技术。合理定义各类用户、各类文件的访问权限。可保证合法用户访问便利，防止非法用户的恶意访问，防止未经授权就对信息采取存取、收集、利用、公布、删除、修改和销毁等操。

（4）长期可存取技术。长期可存取技术即保障电子文件长期可读性技术，包括转换为开放格式、迁移、采用多种格式阅读软件等。

（5）备份。备份是保障信息安全最重要的辅助措施，可为受损或崩溃的信息系统提供良好的、有效的恢复手段。

（6）物理隔离。物理隔离是将不同网络相分离，目的在于隔断非法用户的访问链路。

（7）防火墙技术。防火墙是一种逻辑装置，通常处于机构内网与外网之间，通过监测、限制、更改跨越防火墙的数据流，来限制外网用户对内部网络的访问，从而实现对网络的安全保护。

（8）入侵检测技术。检测监控网络和计算机系统是否出现被入侵或滥用的征兆，及时阻断发生在内部的非法访问，是对防火墙技术的有效补充5。

2.2 制度举措

严密的管理比技术更重要，有利于保证电子文件在形成和保管过程中不失去真实性。为保证电子文件的真实性和可靠性，有必要在制度上对电子文件从产生、传递、保管到最后处置进行严密的控制，对于保存与电子文件相关的复制件、原件等作出相应的规定。总之，电子文件保证其真实性，不仅是靠技术的发展，更要靠制度的完善和法律的健全。三者要形成体系和合力，成为保证电子文件真实性的坚强外壳。

创新电子档案真实性管理制度体系：

（1）电子文件的法定程序和手续的真实性保证：审定、批办、归档等办理过程控制和相关手续的流程管理。

（2）开发应用电子签章技术，用于电子文件的批改、签发、办理、署名等。开发应用电子水印技术，防错乱、非法删改，保证电子文件信息的原始性。功能实现区段为：电子文件审定签发—归档时完成真实性鉴定，如保存控制措施严密，可在鉴定后消除水印。

（3）开发应用责任者（操作者）接力管理技术，保证对电子文件的处理过程不出现失控或中断。其中实现按时间连续登记责任者（操作者），并可按法定处理流程自动核对人员的正误和处理暂时中断时，对电子文件进行临时封闭，保证控制过程在时间上的连续性。

（4）建立以电子文件为记录单元的日志信息，作为电子文件的档案，且隐秘保存（有权限的人方可打开）、不可删除，留待真实性鉴定时调用，或有其他需要时查考。

2.3 人员举措

信息技术的飞速发展，产生了电子档案这一新生事物，对于档案管理人员也提出了新的要求。一是加强人员培训，培训内容包括：电子档案管理原则、电子档案软硬件技术、电子档案操作流程、安全及保密要求；二是应建立电子档案处理流程追责制度，明确每个环节分工，明晰具体人员职责；三是应建立电子档案管理部门，由专门人才负责电子档案管理相关事宜，保证管理质量。

3 结语

电子档案的真实性管理，一方面关系着档案管理工作能否适应时代进步的要求，另一方面也关系着更好的发挥档案作用、实现档案价值。在追求电子档案真实性保证的过程中，全面、准确地从技术、制度、人员三方面入手，将档案管理真实化的要求融入每一个档案管理人员心中，融入整个档案管理流程中，以保证档案真正服务社会。

参考文献

[1]岳全华，陈东宝.永久保存真实的电子文件策略研究[J].四川档案，2012（2）

[2]刘立.实施电子文件的有效管理确保电子档案的真实完整[J].档案学研究，2013（2）

[3]唐伟.试论电子档案管理中的文件真实可靠性[J].兰台世界，2005（7）

[4]杨柳.对电子文件真实性问题的探究[J].长春大学学报，2006（10）

[5]蒙怡.浅析电子文件的真是可靠性管理[J].重庆科技学院学报，2012（15）