疾控档案管理亟须信息化

马秀珍

疾病预防控制档案是在公共卫生工作中形成的第一手资料，是保护人民健康、防“未病”的重要武器，也是现代公共卫生事业、健康教育的生动宣传教材。但目前基层，尤其较偏远西部地区的县级疾病预防控制机构，疾控档案管理仍采用传统模式，与各行各业对信息化依赖程度剧增的需求存在较大差距。故疾控档案信息化建设迫在眉睫。

目前，在县级疾控档案档案信息化建设中存在诸多问题：一是由于财政困难，对于县内各事业单位档案管理经费预算不予列支，导致各单位没有专门的档案机构，各门类、各项业务形成的文件、资料自成体系，没有统一的管理规则，档案的系统性、完整性得不到保障，也不能保障按规定向档案馆移交档案，更谈不上档案的信息化管理。二是受工作经费、人员编配、意识形态等条件的制约，县级疾控中心的档案通常无专职人员管理，延缓了档案信息化的进程。三是档案管理工作程式化，不能在短时间内产生效益，单位不愿投入过多财力，人们也不愿选择这一岗位，增加了档案信息化建设的难度。四是信息数据库建设中人为原因造成资料零散，档案缺失严重，导致数据不完整、不准确，直接影响档案信息的使用率和可信度。

导致基层疾控档案信息化进程缓慢的原因无外乎：1.档案管理人员文化素质低而且更换频繁，要掌握档案信息化技术难上加难；2.资金投入的不足，直接导致档案管理过程中硬件设施不完备，基础设施建设相当薄弱；3.档案工作人员、单位领导没有从思想上认识到档案信息化建设的重要性，关心档案信息化建设的自觉性、主动性不强。

为落实疾病预防策略，加强疾控档案信息化管理，建议重点抓好以下方面：

一、明确单位档案管理目标，做到任务清楚，渠道通畅，实行计划管理、信息管理和责任管理。县级医疗卫生单位之间要形成档案管理网络，要确定疫情信息员为本单位疾控档案管理员，各管理员要互相沟通协作，互通信息。县疾控中心应建立设施齐全，技术领先的综合档案室，配备1～2名专职人员，负责收集县级单位档案管理人员递交的和本单位工作中形成的原始文件资料，集中管理本单位的各种门类和载体的档案，并按照规定向档案馆移交档案，贯彻执行有关法律、法规和上级有關方针、政策，建立、健全本单位的档案工作规章制度，创造条件，实现档案管理的规范化、标准化与现代化，监督、指导各单位疾控档案的管理工作。

二、不断对档案管理人员知识进行更新。基于疾控档案的重要性和行业的特殊性，要求档案管理人员既要具备优良的品质和过硬的业务素质，更重要的是要树立档案信息化的意识，掌握现代化的档案管理知识。同时，有足够的信息化知识，熟练掌握新型电子设备和信息技术的应用。相关部门应经常组织档案管理与技术培训和研讨，将新的管理理念和技能传授给基层档案工作人员，推动基层档案信息化管理的进程。

三、档案信息应数据化。应选用一套设置合理、管理科学的信息化系统，运用高新技术管理档案。为方便查询，可以将信息库适当进行分类，或按要求制成不同的表格，建立检索系统，提高档案的利用效率和管理质量。

四、进行必要的硬件投入。要有符合要求的档案存放库房，良好的阅档环境，使用符合国家标准的档案用品及装具，保证档案的安全，对重要的、珍贵的档案采取特殊的保护措施，配置调阅档案的必备工具，如计算机、服务器、交换器、电话机、传真机、扫描仪等，解决疾控档案信息化管理中面临的种种难题，使其在疾病预防控制工作中得到充分有效的利用。

总而言之，适应互联网时代的新要求，加大资金投入购置硬件设施、软件配置，同时辅之以对人员的继续再教育、技术培训，大力加强信息技术的应用，以有效地实现疾病预防控制工作档案的动态管理，提高疾控档案的管理效率，最大限度的发挥疾控档案在小康社会建设中的使用价值。