浅谈新形式下的档案创新管理

吕宏伟

摘 要：当今社会是一个信息化社会，各种资料、信息的存储和记载方式正在发生日新月异的变化。在这种新形式下，网络技术越来越发达，为了促进和建设小康社会，更好地为经济建设服务，档案工作也需现代化管理和创新，为此，如何做好创新性的档案现代化管理工作，是档案管理人员需要研究的课题。

1 现代化的档案管理手段

随着网络技术的广泛应用，档案馆也充分利用网站制做网页，建立了档案馆区域网，形成网络数据库，实现在网上搜索信息的方式，更便捷、更快速地实行档案检索和管理服务。

建立网络档案的好处是，各级、各部的档案处室可以与企事业单位实现信息对接，通过网络传输的方式，打开方便沟通、提出要求明确、落实工作具体、随时创新整改等新局面，以资源共享等方式，实现文档大面积覆盖、大幅度利用以及海量信息的储存、分析、管理与应用。

网络档案管理是新形式下社会产生的一种新形档案管理模式，因此也需要新的服务理念与网络知识密切配合。首先，提升网络技术，组织档案管理人员借鉴其他城市档案管理部门的先进经验，参观活动展览、阅读相关书籍、观摩实际运用，实现网络档案数据化管理，建立档案检索目录，将珍贵的影视资料、新闻活动、纪实录像等信息及时存档，以防信息丢失、或由于数码存储机器失灵造成的信息提取不利。

其次，开展线上线下服务，从多种渠道获取最前沿的信息，通过网络新闻，掌握当前的时代热点，提高分辨重要信息的能力，注重信息的时效性、可用性，关注信息发生改变时，档案管理工作需要做出的调整，以积极主动的态度，确保档案存档文件具有可保存价值，以主动、快捷的服务方式取代被动、庞杂的工作带来的不必要的负担。

再次，实现有效回访。网络的最大优势就是可以迅速地实现信息的沟通、交流和反馈。以MSN、电子邮箱、网页浏览等方式进行信息回访，可有效地检测出档案管理工作的成效，回答企事业单位等服务对象的问题，提高工作效率，提供解答服务，完善工作中出现的不足。

最后，实现全方位拓展服务。网络档案管理工作正处于快速发展状态，信息的多元化、立体化等特点，注定了网络档案管理工作将面临更多的机遇和挑战，为了让网络档案管理工作适应更多人的需求，还需要应用者具备为社会提供全方位服务的高度意识，引进便于企业发展的先进理念，让档案管理部门不光实现为企业、事业单位保管档案，还可以根据多年来档案文件透露出的信息，为企业实现合理化建议，以及企业发展所需的指导性战略意见，真正实现新形式下的档案管理工作扩展出的其它功能所体现的巨大价值与贡献。

2 新形式下的职业操守

网络形式下，电子文档应运而生，国内很多档案馆已经建立了电子档案服务管理中心。

电子文档建立的好处是，省去了纸质化办公化打印、签字、盖章等繁琐工序，直接以自动上传、转发、加密等环节，体现省时、省力、字迹清晰等优势，真正实现了足不出户，就可以将文件归档、分类、上交等工作，同时，还可以以视频、光碟等可移动画面的形式实现档案管理立体化办公、电子化办公。

實际上，越来越多的电子档案的出现，也给管理工作提出新的课题，比如，电子档案直观性差，需要通过计算机、网络、LED屏等现代化载体来呈现具体内容，因此也需要更高的科技手段和硬件设施支撑。为了使电子档案适应社会发展的需求，就得从实际情况与管理手段入手，培养更多懂微机技术的新人，单位需提供和完善大量网络方面的指导与支持，使档案管理工作者既提高技能，以保密为原则，以爱岗敬业、严肃认真为职业操守，使电子档案能够在安全、可靠的前提下，发挥信息资源的作用。

同时，电子文档的归档、分类、管理与使用，也是一项极其复杂的内容，档案管理部门需要细分档案的性质、作用，以清晰、明了的分类办法存放电子档案，使电子档案在被提取利用的时候，第一时间查找出册，不至于在被使用的环节出现差池或意想不到的损失，要真正做到档案设备现代化、服务机制主动化，在科技技术飞速发展的今天，让电子档案为经济建设的发展起到推波助澜的作用。

3 建立健全档案管理制度，完善发展机制

档案的管理是一项保密性很强的工作，不允许有任何疏漏，渗透着严谨性和专业性，这也对从业人员有着很高的要求，有的单位领导对档案工作不够重视，所以，当前的档案管理工作存在一定问题。

首先，制度不够规范。有的领导认为档案管理不能为单位带来效益，还需要专人看管、为设备投入经费，是一项费时费力、需要成本的工作，因此，不设立奖惩机制，有的从业人员甚至身兼多职，没有更多精力细化档案工作，一旦出现工作交接等状况，有些档案就成了事件发生背景不详、丢之可惜、存之无意的废品。

还有，有的专业人员素质低下。新的历史时期对从业人员提出了更高的要求，有的人员专业水平低，不适应新时代的发展，不仅对网络常识一无所知，连基础的档案的整理、订装等业务都不熟悉，制约了档案管理工作向更高深方向发展。

最后，就是受到财力、物力的影响。有的单位资金不足，档案管理工作的设施不齐全，相关的电子设备和软件不到位，更别提网络档案的创新管理了，有的连安全工作都不能保证，影响了档案的完整性。

解决问题的办法是：建立健全档案管理制度。

首先，提高一把手的重视程度，完善工作制度，严格按照制度执行，提高从业人员的工作积极性，对从业人员采取关心、关照、帮扶的态度，协助他们完成管理工作。

其次，改进和完善设备。凡是对档案管理有利的工具和设备都尽量购置齐全，这样既省去了时间成本，又提高了管理工作效率。

最后，就是强化信息管理手段。充分发挥档案管理工作的权威性和政策性，转变观念，结合科技手段和管理新办法，使用网络和计算机以及更先进的设备，实现新形式下的档案信息管理。

新的历史时期，档案工作也需要紧密与时代的步伐保持一致，运用数字化、电子化的功能，拓宽档案工作内容，与党的精神保持一致，高效、准确地为政府服务，为企业提供帮助，以崭新的技术手段，实现网络平台和电子档案的资料库管理。

公开服务监督热线，接受社会和舆论监督。以不同渠道获得信息，严格按照电子政务的要求管理档案，设立流程和制度，完善方式方法，真正实现让档案管理为大众服务，为社会服务，让档案管理工作在新形式的历史时期，发挥更大的信息提供作用，有利于社会发展，纪录下档案管理工作在历史发展进程中发挥的巨大作用。

参考文献

（1） 《市场经济下的信用档案及其管理和利用》，作者： 李多；安徽大学出版社出版；出版于2005年。

（2）《浅谈事业单位档案管理的现状及对策》；作者：乐利珍；科技风出版出版；出版于2008年。

（3）《试论电子档案的归档、保管与利用》；作者：余慧玲；《韶关学院学报·社会科学》杂志社；出版于 2009年。

（4）《浅谈电子档案的保管与利用》；作者：江微； 《办公自动化》杂志社；出版于2010年。

（5）《电子档案和纸质档案的整合利用与共存发展》；作者：陆玲；河南科技出版社出版，出版于2009年。