高校干部人事档案管理研究

韩春红

（济南职业学院，济南 250014）

高校干部人事档案管理研究

韩春红

（济南职业学院，济南 250014）

干部人事档案管理工作是高校工作的重要组成部分，档案信息管理水平的提高是做好高校各项工作的必备条件。坚持规范化、标准化、信息化管理是干部人事档案走向一级管理水平的必由之路。

高校干部；人事档案；目标管理；信息审核

本文以济南职业学院（以下简称我院）为研究对象，2005年学院正式成立后，院党委结合干部任用和人员整合，组织集中对干部人事档案进行审核，自查整改中发现了不少问题：各校管理基础不同、标准不一、情况复杂，存在不少档案材料未整理成册现象；材料收集不到位或档案材料缺失、手续不完备情况较多；有些档案出现把关不严、难辨真伪的材料，年龄、工龄等信息前后记载不一致、个别档案存在涂改造假问题。我院在创建干部人事档案目标管理一级单位目标驱动下，基于以上问题，从组织领导、制度建设与队伍建设以及档案材料的收集整理、保管保护与利用方面着手，分步骤、科学性、规范化地予以实施。

1　组织领导，制度建设和队伍建设齐头并进

1.1组织领导

我院专门成立了干部人事档案工作领导小组，由党委副书记亲自挂帅负责，组织人事处处长任副组长。确立了目标后，及时组织学习，通过学习，一方面提高了对此项工作的重要性和必要性的认识，增强了干好工作的责任感和使命感；另一方面进一步明确了档案审核整理的范围、内容和方式方法。同时，在整个审核达标工作中，严格遵守保密制度，严肃工作记录，严禁涂改、抽取档案材料，确保干部人事档案达标工作质量。

1.2制度建设和队伍建设

在认真组织好审核整理的同时，我院严格按照中组部《干部档案工作条例》和有关文件规定，建立健全档案规章制度，并打印上墙。同时建立了《干部人事档案文件汇编》《收集散材料登记簿》等工作记录，使档案工作的每个步骤、环节都有据可依。选配好档案管理人员是提高干部人事档案管理水平的关键，按照《干部档案工作条例》的要求，我院配备专职档案管理人员一名，具体组织达标升级和档案日常管理工作。

2　档案材料的收集整理，保管保护与信息利用上台阶

2.1档案材料的收集与整理

针对合校给我院干部人事档案管理带来的新情况、新问题，我院在档案审核整理上狠下功夫，取得了显著成效。在档案整理中按照上级对档案工作检查验收和干部人事档案工作目标管理的要求，以“材料齐全完整，信息真实准确，整理符合标准”为目标开展工作。

2.2档案保管保护与利用

我院自建校以来投入大量资金，设立了人事档案专用库房、阅档室以及档案人员工作室，做到三室分开。整修库房、购置档案橱柜及器具。落实六防各项措施，做到安全保护。同时干部人事档案为学院调整领导班子、选拔任用干部、职称晋升及工资调整等工作提供了及时准确的信息服务。

2.3档案工作信息化建设

我院在达标升级的同时，加强了档案信息化建设，建立了档案信息数据库，做到更新及时、常态维护，提高了干部人事档案的利用率和使用价值。通过持之以恒的努力，各项工作达到了干部人事档案硬件建设和规范管理的各项指标要求，我院被中组部授予干部人事档案“目标管理一级单位”。

3　与时俱进，追求卓越

3.1三个创新

3.1.1创新管理思路

创新管理思路，由被动管理向事前介入转变。如在干部任用工作中，一要通过加强教育引导，组织干部学习新颁布的《党政领导干部选拔任用工作条例》，提高对干部选拔任用和干部人事档案工作的认识，让干部清楚“三龄二历”不清、档案材料作假的危害，为收集高质量档案材料奠定基础。二要实现干部任前审核，在提拔之前核查落实干部信息，并反馈由本人确认，为顺利开展干部选拔任用工作创造条件。三要关注组织人事工作的动向，提早了解和掌握材料形成规律，把握收集归档工作的主动权，变被动收集为主动收集。四要建立收集工作体系，把形成人事档案材料的单位和组织贯穿于一个工作体系，建立责任人制度。这样，不漏掉任何一项工作形成的档案材料，保证人事档案材料及时完整地收集归档，实现档案信息动态化管理。确保各类档案材料从本人填写初期、选拔任用过程到最终审批入档，一直都在管理视线之内。

3.1.2创新管理模式

把传统的姓氏拼音编号法改变为姓名笔形编号法，利用便利，快捷高效。干部人事档案的编号有多种方法，以前我院采用姓氏拼音编号法。由于我院管理的档案数目多，查找档案的手续较繁，首先要先按照拼音编号，再按照声母和韵母的顺序排序，然后再通过索引查找，遇到集中收集的数千件材料归档时，工作量大，耗时多。笔形编号法，虽然需要学习笔形编号的方法，但对管理档案来说是一种省时、简化、易操作的管理模式，可准确确定档案的具体位置，手续简便，减少检索时间，提高利用效率。

3.1.3创新管理机制

为加强编外人员的档案管理，我院采取多种举措，以方便利用档案信息，便于档案管理。人事档案是动态的，随着代理人员社会活动和人生经历的不断丰富，档案内容也需要及时补充更新。我院与代管单位建立了人事档案信息沟通联系制度、材料收集转递制度、档案核对登记制度以及开发利用制度等，保证档案全面、真实、准确地反映代理人员的现实情况，提升档案的利用质量，并加强档案信息化管理，变被动服务为主动服务。

3.2三个亮点特色

第一，形成创新模式：实现管理思路创新、管理模式创新和管理机制创新。第二，创新成果显著：取得完成专项工作全市第一、人事档案覆盖面全市高校第一和整档册数全市教育系统第一的好成绩。第三，取得新技术应用成效：改进了目录软件程序，经长期使用安全无病毒，自动调整页边距，双面打印方便快捷，在档案管理信息化方面走在了全市同行的前列。

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.16.148

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1673-0194（2015）16-0205-01

2015-06-11