机关事业单位档案管理的有效策略

2015-01-03朴松子

中国管理信息化 2015年16期

关键词：工作者机关事业单位

朴松子

（吉林省图们市科学技术协会，吉林图们 133100）

机关事业单位档案管理的有效策略

朴松子

（吉林省图们市科学技术协会，吉林图们 133100）

在机关事业单位管理中，档案管理扮演着重要角色。但是，长期以来，该项工作具有相对较低的效率和质量，导致其作用难以得到充分发挥。因此，如何提高档案管理工作效率成为机关事业单位的一项重要工作。本文阐明机关事业单位档案管理工作的有效策略，以期为机关事业单位做好档案管理提供指导和借鉴。

档案管理；事业单位；信息化

机关事业单位档案中具有大量价值高的资料，对其工作有重要作用。但是，现阶段，机关事业单位在开展档案管理工作过程中存在一系列问题，例如，领导对该项工作重视程度较低；相关管理工作者职业素质较低；管理制度不完善；管理设备与方法滞后等。尤其是国内机关事业单位档案管理基本上通过纸质资料来存档，该存档模式对有价值资料的有效保存非常不利。由于纸质资料在长期保存过程中易受潮、损失，同时对搜集、分析、查询非常不便，导致机关事业单位在开展该项工作时效率低下。随着社会不断发展，档案管理过程中出现的问题引起各界广泛关注，如何妥善处理机关事业单位档案管理工作面临的诸多问题，提高工作质量，使其作用得到有效发挥，已成为现阶段机关事业单位档案管理工作者需要解决的第一要务。笔者根据自己多年工作经验，提出机关事业单位档案管理的有效策略，以期为机关事业单位做好档案管理工作提供指导和借鉴。

1　更新思想，高度重视档案管理工作

提高领导人对档案管理工作的重视程度，是加强档案管理的关键。领导的重视在很大程度上影响职工的主动性与积极性，若领导忽视档案管理，对档案管理持敷衍态度，不明确档案管理员的职责，会直接影响档案管理员的工作态度，降低其工作积极性与主动性，从而影响事业单位整体发展。因此，领导要积极转变“档案管理可有可无”的错误认识，充分人事档案管理工作对单位的重要性和价值。同时，领导也要制定并完善激励机制，实现奖优惩劣，有效监督档案管理工作人员，使他们提高对加强档案管理工作对企业发展意义的认知，使他们努力做好本职工作。

2　加强对档案管理工作者的培训教育

目前，机关事业单位部分档案管理工作者的素质相对较低，严重影响事业单位发展。因此，事业单位必须要加大对相关工作者的培训力度。首先，事业单位要加强相关人员的继续教育，定期或不定期地举行业务知识培训和技能培训，提高员工知识水平和职业技能。其次，加强对员工的道德素质培训，聘请成功事业家到公司演讲，提高员工道德素质。最后，要制定科学合理的培训制度，根据制度加强职工培训，使他们熟悉各项注意事项及工作标准，提高员工综合素养。

3　切实加强信息化建设

3.1构建科学合理、有效的档案管理信息化网站

构建相应站点，并利用其为工作者提供各种档案服务，使他们能通过网络来查询相关资料。网页式服务是加强档案管理工作信息化的有效方法，其能在很大程度上提高信息传递速度。同时，构建科学、合理、有效的档案管理信息化网站，使其具备不断更新的能力，与社会发展保持统一节奏，最大限度地发挥电脑网络资源。

3.2加强建设档案管理工作信息化

随着社会发展进入到信息时代，机关事业单位的档案管理工作应与时代保持一致，积极主动地引入各种信息技术，努力提升工作质量。相关工作者应充分利用电脑开展工作，及时更新档案内容，保证各种档案资料全面可靠，并发挥各种现代化设备的作用，尽可能将档案整理成电子数据，实现档案保存无纸化，缩减档案管理工作的成本与保存空间。

3.3推动档案管理工作朝着数字化方向发展

数字化是档案保存的有效途径。机关事业单位要尽可能发挥各种信息技术的作用，将工作中的物质化信息转变为数字化资料进行保存。同时，还要构建档案数据库和目录数据库，以便进行查询和使用。此外，档案管理工作数字化应与传统方法有机融合，使两者能互相补充，相辅相成。