信息化时代档案管理的重要性

王怀庆

（鄄城县人力资源和社会保障局，山东 菏泽 274600）

信息化时代档案管理的重要性

王怀庆

（鄄城县人力资源和社会保障局，山东 菏泽 274600）

随着互联网技术的不断发展，社会逐渐进入信息化时代，各行各业都在积极的开展信息化建设。档案作为一种工作历史记录，代表特殊的文化资源，是一种重要的记录形式和载体。档案是信息社会的产物，加强对档案信息化管理的探究，是目前档案工作者的一项重要任务。基于此，本文就档案信息化管理的重要性进行分析，并提出具体管理对策。

信息化时代；档案管理；重要性

在信息技术高速发展的现在，企业档案管理工作面临着严峻挑战。传统档案管理模式已经完全不能和先进的科学管理方案接轨，不能适应社会发展需求。因此，企业必须积极改正陈旧的管理方式，寻求全新的管理模式，促进企业档案管理的发展。

1　档案管理现状分析

1.1档案管理观念落后

对档案管理工作不重视是大部分企业普遍存在的问题。主要表现在以下几方面：第一，大部分企业，缺乏档案管理的专业部门。第二，管理者对档案管理工作认识不足。大部分企业管理者错误地认为档案管理工作就是对企业资料的整理，并不能给企业带来经济效益，这种想法导致企业不愿意设立专门的档案管理部门。

1.2档案管理信息化水平低

目前，大部分企业档案管理信息化水平低，主要体现在以下几个方面：第一，部分企业仍采用传统档案管理模式，对计算机及科学技术利用不足，导致档案管理效率低下。第二，部分员工没有正确认识档案信息化建设的内涵，错误地认为信息化即数字化，导致档案管理的信息化建设水平较低。

1.3档案管理不能为公司服务

传统档案管理模式分为档案的搜集和整理鉴定，只要保证企业档案的历史记录完整即可。但是，这种档案管理模式不能为提供良好企业服务。好的企业档案管理能在企业中起到积极的促进作用，在档案中找到企业发展的兴衰点，找到发展的不足并寻求新的解决方案，作用于企业发展，为企业服务。

2　信息化时代档案管理的建议

2.1科技存档

当前的档案管理工作应该向数字化靠拢，从实体档案管理转变为对信息资源的科技化管理。科技化管理档案主要运用现代化手段对档案信息资源进行管理，以基本信息为管理对象，对各个部门信息行进数字化处理。在进行电子存档时，首先，要建立相关档案的网页，建立数字化视频档案数据库检索模式，以便于档案的查找与利用。其次，要充分利用相关部门网站制作网页，使档案管理服务于系统互联网，并形成科技化的电子档案数据库管理中心。在电子档案建立中，要保证档案内容的真实性和安全性，且快速实现资源共享。在互联网上，应实现档案管理的自动化和法制化，真正做到档案信息交流和利用。

2.2信息化管理

传统档案管理模式是以图片、手写信息、影像等为载体进行管理，档案管理人员主要以手工操作的形式完成档案的收集和整理，最后完成存档。随着信息化程度加深，特别是国外先进档案管理技术的引进，奠定了档案管理科技化基础，电子化档案管理模式使档案从人工手写变为计算机存档，这是办公手段的历史性改变，为档案管理提出了更高要求，使档案管理走向现代化和科技化。也从另一个角度要求档案工作者加强学习档案管理技能，适应新形势下的工作方式变更，更加快捷、准确地为社会创造经济效益。

2.3工作重心向信息偏移

在传统档案整理实践中，主要工作是档案实体数据整理。在实际档案管理中，档案实体管理是对档案的流程化控制。而计算机存档技术给传统档案管理模式带来巨大挑战，传统档案管理无法应对电子信息时代的数字化处理要求，因此，档案实体化管理越来越弱化。档案管理事业的关注焦点从文件实体化向文件形成化发展，使文件整理和保管与科技有机联系起来。

2.4培养信息化档案管理人才

在档案管理中，应着重引进和培养现代化管理人才，全面提高工作人员素质，积极改善档案管理设备，提高档案管理手段。为此，首先，要努力培养档案管理的数据库开发人才，只有优秀的人才储备，才能更好地服务于档案管理工作。其次，企业要积极地为档案管理人才提供提升能力的机会，设立专门的培训机构，提高档案管理人员的知识结构和整体水平，加强工作人员的理论研讨和学术交流。最后，要引进了解信息化的技术人才，具有现代化管理水平的管理人员，切实提升档案管理部门的服务质量。

3　结 语

随着信息技术不断发展，传统实体式档案存档方式已不适用于企业的发展。因此，档案信息处理自动化和数字化的趋势势在必行。档案工作面临着从传统到科技化的重大变革，如何加速档案管理科技化成为当前研究的重点。企业要寻找传统档案管理模式的不足，汲取现代化的档案管理模式，形成符合企业实际发展的方法，更好地为社会服务。

主要参考文献

［1］和梦吉.企业档案信息化建设对策研究［D］.济南：山东大学，2012.

［2］李勇.浅谈信息化时代档案管理工作［J］.经营管理者，2010（14）：133-134.

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.16.144

G270.7

A

1673-0194（2015）16-0201-01

2015-06-04