建材超市存货内部控制改进策略研究

胡剑剑，谭 姣

（湖南涉外经济学院 商学院，长沙 410205）

建材超市存货内部控制改进策略研究

胡剑剑，谭 姣

（湖南涉外经济学院 商学院，长沙 410205）

随着改革开放的不断深入，房地产企业如雨后春笋般迅猛发展。同时也带动我国建材市场的进一步发展，建材经营从以前散落的摊位式发展为目前的集中式市场经营。建材超市的存货控制一直是热点问题。本文分析目前建材超市存货存在的一系列问题，并提出相应的改进策略。

建材超市；存货；内部控制

1　目前建材超市存货存在的主要问题

1.1存货内部控制制度中存在的问题

目前我国建材超市大部分采用软件做账，而出纳一般采用手工做账。有些企业往往出现会计人员和出纳人员由一人担任的现象，这加大了财务舞弊风险。

1.2存货采购过程中存在的问题

（1）采购人员对市场不熟悉，采购前未做详细的市场调查，也未与一线销售人员进行有效沟通，不了解市场上货品的价格波动情况，也不清楚畅销和滞销商品情况，从而导致有的产品进货价比市场上卖的价格还贵，甚至出现供需矛盾。

（2）在采购商品时未严格执行采购相关流程。采购人员未制订预算或采购计划，已制订的计划未办理相关采购手续，在写采购申请单时未严格填写信息，导致采购员对上次采购的商品价格及现有库存情况无法准确掌握。由于没有明确的目标，商品库存结构也存在不合理现象，如超市积压了很多存货但顾客却买不到想要的商品。

（3）未签订采购合同。部分商品在采购时未签订采购合同或购销协议，导致商品售后服务得不到应有的保障。有些产品在购买时虽签订合同，但合同内容不够具体，很多都只是浮于表面。

（4）缺乏对采购人员监督的制度。存在部分采购人员与厂家代表勾结吃回扣，产品以次充好的现象。同时，部分采购人员利用自己与厂家的关系，直接为自己亲友进货，导致市场控制混乱，泄露商业机密。

1.3存货保管过程中的问题

1.3.1存货入库

有些存货的入库只由仓库管理员或门市部相关人员点数，采购人员并未到场，验货过程中未认真核对存货的品名、型号、颜色、数量以及价格等信息，导致在销售产品时才发现产品存在色差或损坏等情况。

1.3.2存货保管

建材超市存货商品品种繁多，不同商品具有不同特性，这对保管人员的素质要求相对较高，而建材超市为节约成本，一般选择年龄偏大、学历较低、没有仓库管理经验的人来进行管理。很多超市没有自己的升降式叉车，货物的搬运主要靠手工，存在人为损坏货物的情况。

1.3.3存货盘点

存货盘点业务存在不科学现象。存货是建材超市最重要的资产，具有数量大、品种多及规格多等特点，因此其盘点是一项十分艰巨且繁杂的任务，需要建立科学的业务流程。建材超市涉及的存货数量和种类繁多，每月都盘点所有库存商品，因此，核对账目是不现实的。需区分重点物资与一般物资的盘点特性，有针对性地进行盘存。

1.4存货销售过程中的问题

货物售出后由收银台打出销售单，仓库凭销售单发货。建材超市的仓库管理人员，在发货时只是简单核对商品数量，而很少核对商品的质量、颜色及型号信息，这可能导致错发货物现象。

建材超市每年都会做很多促销活动，有些促销是厂家支持的，有些则是对过时、残次品进行处理的促销，以优化产品结构为目的。但超市销售人员一味热衷于厂家支持的促销，忽视对处理品的促销，长期积累，导致超市存货结构不合理。

2　建材超市存货内部控制改进策略

2.1建立健全内部控制制度

2.1.1建立健全内部牵制制度

一般情况下，处理每项存货的全过程，或全过程中的某个重要环节都需由两名或两名以上的工作人员、两个或两个以上部门分工负责，以起到监督控制作用。例如存货的验收入库工作，应由采购员和仓管员同时验货，且需共同签字，才能交由财务做账；盘点存货时，应由本部门的人员负责盘点，同时还需一人（与该部门没利益关系）进行监盘。

2.1.2建立健全内部监督制度

采购、保管和记账工作要有不同部门负责，且部门之间相互监督。财务部门对仓库的稽核一方面可通过盘点实物，另一方面可核实验货单和销售单，并审核已销售未发货和已购买未入库商品的情况。按会计制度规定，存货至少应每季度盘点一次，财务部门参加的实物抽查盘点，至少应每年年终时全面盘点一次，以保证账实相符。同时，对价值较高、体积较大的产品应一个月盘点一次，及时处理存货，更新产品。

2.2加强存货采购的内部控制

第一，加强对采购人员的培训，提高采购人员的业务素质，加大采购人员对市场行情的考核力度，并将采购人员与一线销售人员的沟通情况纳入绩效考核中。

第二，严格执行采购相关流程，落实计划申报的可预见性和实效性。采购人员要在采购申请单中明确写出采购价格和现有库存，并注明库存损坏的情况，认真核实物资计量单位，由店长或经理随机抽检采购人员的采购申请单。

第三，与供应商签订合同，明确各自责任，保证产品质量以及售后服务水平。

第四，对采购人员实行轮岗制度，完善采购制度，将对人的完全胜任转变为对员工的合理胜任，并加强制度牵制。

2.3制定合理的存货保管制度

2.3.1存货入库

商品入库时，仓库保管部门要检验存货的品名、型号、颜色以及数量等信息，审核采购申请单、供应商的销售单，并与实物一一核对，核对无误后才能验收入库，开具并打印商品入库单。入库单需仓库保管员和采购人员共同签字。商品入库单一式三联，一联由仓库保管人员留着备查，一联交给采购人员，另一联交财务做账。直接入门市的获取也要由门市负责人和采购人员一一清点，方可入库。对于无法入库，直接运抵使用现场的货物，要由采购、质检、仓储及使用部门的有关人员到现场验收并签字，打印入库出库单，交财务做账。

2.3.2严格执行仓储保管流程

第一，仓储人员按照仓储保管规程，分类保管存货并及时填写储物卡；仓储部门负责人要定期检查，并做好检查记录，及时处理安全隐患。对违反规定造成的损失要追究责任人的责任，按照相关规定及物品价值和事故等级，交由公司批准后执行。

第二，采购部门应根据市场需求预测及以往的经验，在年初拟定各类存货的最低储量、最高储量，并根据各个季度的完成情况适当调整，确保存货量的合理性。

第三，从仓库调拨商品到门市需及时填写调拨单，由相关负责人签字，并及时由仓管保管员做好记录，保证仓库、门市的库存信息均准确及时。

第四，对因自然原因造成的存货质量问题要及时向上级禀报，合理处理，减少成本积压。

第五，定时对仓库保管员进行培训，提高其业务素质，要求他们不断学习先进的仓库管理知识和理念。

2.3.3采用先进的存货盘点方法

存货作为收发频繁的流动资产，需要定期、不定期地清查盘点库存情况。结合建材超市存货的特点，可采用ABC分类控制法。盘点过程中发现的盘盈、盘亏、毁损以及经技术鉴定需报废的存货，应按授权权限范围由公司领导批准处置。同时对重大存货的处置，应按照公司章程，经管理层批准后处置，公示处置结果，并进行备案。

2.4完善存货销售流程

销售是企业的主营业务，是减少存货的主要手段。商品发出时，要严格按照销售单中的条码发货，明确发货经手工作人员的责任。商品退回时要认真核对顾客的电脑小票，检查商品是否完好，且交由理货员验收，经服务台人员确认后再由收银台退款。销售后的应收账款要坚持谁负责谁追债的原则，不同人负责的应收账款应严格控制在一定范围内。及时追讨超过3个月的应收账款。积极开展促销活动，主动推销滞销商品，以降低库存，提高存货周转率。从缺、断货方面考虑库存的合理性，及时调整库存结构，实现最优库存。

从整个供产销过程来看，企业应加强各部门之间的沟通与协调，健立健全存货内部控制制度，实现企业资源的最优配置。

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.16.036

F233

A

1673-0194（2015）16-0056-02

2015-06-04