新时期企业发展过程中的资料管理

汪分曾

（青海盐湖镁业有限公司，青海 格尔木 816000）

新时期企业发展过程中的资料管理

汪分曾

（青海盐湖镁业有限公司，青海 格尔木 816000）

我国各种企业在规模和效益不断增长的同时，也会面临许多其他问题，也会在发展的各个阶段遇到新的问题和挑战，而企业的资料管理作为数据时代一个企业的战略定位和发展计划制定的重要依据，如何提高企业资料管理的质量和水平，成为每一个企业生存和发展需要考虑的重要因素。

新时期；企业发展；资料管理

在我国决定实行全面改革开放的政策颁布之后，我国各类企业就开始着手建造属于企业自己的企业资料，这种企业资料涵盖了企业运行和发展的方方面面，能详实地记录企业发展的过程和选择的战略，为企业日后的发展提供必要的借鉴。企业资料的存放也经历过数次变革，从一开始的实体资料存储到后期的数字化资料存储，企业资料的保存方式在不断的更新变化之中。企业的发展资料是展现一个企业生存和发展过程的最真实材料，是记录一个企业发展的不可缺少的第一手材料。

1　现阶段我国企业发展过程中的资料管理存在的问题

1.1在资料管理的过程中重视度不够

企业家在发展企业的时候往往需要进行各方面的建设，特别是在进行企业工程建设的时候，很多情况下工作人员的工作都会受各种因素的影响和制约，譬如工作人员过分重视项目工程的施工建设，忽视有关资料的借鉴和管理等，这样的思想会导致很多项目工程资料缺少甚至根本没有记录，不齐全的工程项目资料不仅不利于后续工程的开展和实施，还不利于后期的核对工作。很多企业甚至在项目工程结束之后才想起对工程资料进行收集和整理，这样往往不能收集到第一手的资料和项目工程有关负责人的签字，这种情况下要么回头去寻找项目负责人，要么得过且过忽略掉这一部分的有关内容，这样要么降低了企业项目工程资料管理的工作效率，要么提高了工作成本，甚至导致项目工程资料缺失。

1.2资料管理工作人员的水平不高

企业资料管理工作发展到目前阶段，出现了很多问题，主要是这些企业对企业资料管理不够重视，导致企业内部的企业资料管理发展水平落后，这主要表现在负责企业资料管理工作人员的年龄偏小，资料管理工作经验不足，没办法全面准确记录企业的发展资料，并且会出现不少的不规范行为。不仅如此，很多时候随着企业资料管理工作的工作量增加，相关负责人会出现畏难情绪，对工作得过且过甚至弄虚作假，这就对企业的资料管理工作产生了极为恶劣的影响。还有其他一些客观因素，譬如项目工程施工队人员流动性强等，企业项目工程资料管理带来不小的难度。

1.3资料建设的标准不统一

由于企业工程建设的过程中，涉及到很多的建设单位，他们在文化理念、管理上都存在着很大的差异，这也就导致他们对待工程有关的资料的态度不同，资料建设的标准也存在着一定差异。例如，在企业资料建设的过程中，对于资料填写的格式不同，侧重点也不同，这也就增加了资料管理的难度，增加了工作人员的工作量。

2　提高企业发展过程中资料管理的有效措施

2.1提高工作人员的责任意识

其实在一个企业生存和发展的过程中，企业发展资料的整理和保存是企业发展的基础性工作，应该贯穿于企业发展的各个阶段和各个部门，这样的资料既可以是文字资料，也可以是图表资料，甚至可以是音频视频资料，这些资料可以直观地展现出企业发展的方方面面，提高企业管理者决策的准确性和可执行型。毫无疑问，一个企业的发展，其安全性和执行力是最为重要的一方面，而合理地参考企业资料能为企业发展决策提供必要的数据和基础保证，事关企业的生存和发展，因此企业应该重视起企业资料的管理工作，对企业发展过程中的各种资料都进行有效的提炼和精选，筛选出有用的企业发展资料并且妥善保存，这样可以在企业资料的指导下提高企业发展决策的科学性，提高企业发展水平。

2.2推动资料管理的信息化建设

第一，应建立一个企业资料管理的资料管理系统，讲以往的实体资料转换为数字资料，提高资料利用的准确性和科学性，提高企业资料管理的安全性，让企业资料能方便快捷地为决策部门所用。我们要加强企业资料管理过程中，企业资料的合理化配置，用严格的制度规范企业资料管理部门的行为和工作准则，提高企业发展过程中资料记录的准确性和可行性，提高绩效。第二，应，加强和企业文秘部门的联系，文秘部门是一个企业发展决策的最主要参与部门之一，通过增强和文秘部门的联系可以获得企业发展的第一手资料，保证企业资料管理工作的准确性和可行性。但是这样需要企业资料管理部门有更加深刻的交流和沟通，保证企业资料管理工作的成效。

2.3加强资料的合理应用

进行企业资料管理工作，并不仅仅是保证企业发展资料的完整，还应考虑如何利用现有资料为企业发展提出更好的建议，提供更加优质的服务，我们进行企业资料管理的核心不是要保存住资料，而是要合理地运用资料，只有合理地运用企业发展资料才能真正让企业资料管理工作发挥作用。因此，在进行企业资料收集的过程中，应在完成收集存档工作的基础上对资料进行合理编排存储，运用统计学各方面的知识对资料进行精简和编排，充分发挥企业发展资料的管理价值，要更加关注企业发展需求，对企业发展过程中出现的问题进行动态观察，主动把企业发展所需的资料交付到需要的部门手中，让存储的每一份资料都有利用的价值，发挥企业发展资料本身的参考作用。此外我们还要加强网络资料的利用手段，通过互联网上丰富的资料来丰富企业发展的参考资料，要善于利用信息化社会中各种丰富的分享资源，不仅可以完善企业内部资料，更可借鉴外来企业的发展资料，整合企业发展信息，对企业资料进行二次甚至多次加工，利用数据库的形式来提高企业资料的存储和利用效果。

主要参考文献

［1］陈宇红.构建有利于创新的企业档案环境［J］.引进与咨询，2003（4）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.22.123

G271

A

1673-0194（2015）22-0154-01

2015-10-09