知识管理在办公自动化系统中的应用研究

丁丽丽 李 凯 金 明

知识管理在办公自动化系统中的应用研究

丁丽丽 李 凯 金 明

传统的企业管理模式与管理理念已经逐渐不适合现代企业，知识管理是适应知识经济时代要求的新型管理模式，是迎接新时代挑战的重要战略。同时办公自动化系统在企业运营所扮演的角色越来越重要，运用办公自动化系统可以节省时间，提高效率。本文论述了办公自动化技术的研究背景、相关概念和知识管理和办公自动化系统的关系及两者融合的必要性和意义，主要介绍了工作流、工作流管理及知识管理等技术，并且阐述了基于知识管理的办公自动化系统的主要功能。通过论述可以得知以知识管理为中心的办公自动化系统的提出，必将提高企事业单位的办公效率和企业竞争力。

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随着计算机技术和信息技术的发展，人类进入到了知识经济时代，知识正在成为创新的核心，知识创新成为知识经济发展的最主要的动力源泉，最大限度地掌握和利用知识越来越成为企业信息化建设的核心。目前，办公自动化已经发展到了以知识管理为核心的第三代办公自动化。知识管理是一种先进的管理模式，将知识管理和办公自动化系统紧密联系必将大大提高办公系统的效率。基于知识管理的办公自动化系统可以快速有效地接收各种上级机构文件和下级机构的上报信息，并组织、协调办公系统内的各种信息，使用户能够方便、快捷地获取所需信息，为用户的日常工作提供必要的决策服务。

一、办公自动化的概念及研究背景

所谓办公自动化，是指利用计算机技术、通信技术、系统科学、管理科学等技术，不断地使人们的部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化的办公设备中，最大限度地提高办公效率和改进办公质量，改善办公环境和条件，缩短办公周期，并利用科学的管理方法，借助于各种先进技术，辅助决策，提高管理和决策的科学化水平，以实现办公活动的科学化和自动化。

近年来，随着我国经济的飞速发展和政府企业的职能和规模的壮大，对于可提高工作效率和强化管理的办公自动化系统的需求越来越多，并要求其具有功能全面性。因此办公自动化系统借助最新的各种计算机和通信技术，逐渐发展为现在具有内部通信和信息发布平台、文档管理自动化、工作流程自动化和辅助办公的集信息处理、业务流程和知识管理于一体的应用系统。

二、办公自动化系统与知识管理融合的必要性及意义

随着计算机技术尤其是网络技术、通讯技术、数据库技术、多媒体技术等的飞速发展和应用，使办公自动化（OfficeAutomation，OA）的发展呈现出新的景象，从传统OA到现代OA已经历经了三个时代和两次跨越。

第一代OA以个人电脑的出现和应用为背景，依托简单的联网，以文件交换为主，实现了数据统计和文档写作电子化，完成了办公信息载体从原始纸介质向电子的飞跃。但文档处理能力、协作型工作处理能力以及企业级信息集成能力较差，信息仍是高度孤立的。

第二代是OA依托个人电脑的大量普及应用、互联网技术的成熟和普及。它以网络为基础，以工作流为主要技术手段，但是难以实现随时随地、移动的办公，因而难以实现企业资源利用最大化，而且系统开发和操作使用复杂，投资昂贵，得不到充分的推广。

第三代OA不仅模拟和实现了工作流的自动化，还模拟和实现了工作流中每一个单元和每一个工作人员运用知识的过程。第三代OA系统具有几个突出的特点：实时通信（员工与专家可以网上实时交流）、信息广泛集成的内容编目、知识门户的构造。实际上，无论实时交流、信息集成还是门户建设都是知识管理的要素。因此，第三代办公自动化系统的核心是知识，实现的基础是知识管理技术。

在传统OA中，企业的所有动作都是围绕着具体的事务来进行的，而OA的目的也在于帮助企业摆脱部分手工工作，在一定程度上提升业务效率。传统OA中的信息是以单纯的文档、或静态数据等形式存在，信息的覆盖面和覆盖深度十分有限，难以将其凝练成知识，更无法建立很好的知识管理体系。而新一代OA不仅提供基本的信息和事务管理平台，还关注这些信息和业务过程中所包含的知识，并利用系列知识管理工具实现对其的获取、转化、存储和利用，以支持企业知识型组织的建立。可以说知识管理是传统办公自动化和新一代办公自动化的主要区别。

三、相关技术介绍以及应用

基于知识管理的办公自动化系统作为一种更高层次的管理系统，它的实现技术主要有工作流及工作流技术和知识管理技术。基于知识管理的办公自动化系统的功能越来越强大，在社会生活中的应用也越来越广泛，已经在很大程度上提高了办公效率，同时也提高了办公的可靠性，从而提高企业的竞争力。

1．工作流技术以及工作流管理技术。工作流是一类能够完全或者部分自动执行的经营过程，它根据一系列过程规则、文档、信息或任务能够在不同的执行者之间进行传递与执行。工作流管理系统是一个软件系统，它完成工作流的定义和管理，并按照在计算机中预先定义好的工作流逻辑推进工作流实例的执行。

在工作流管理系统的支撑下，通过集成具体的业务应用软件和操作人员的界面操作，能够良好的完成对企业经营过程运行的支持。不同的工作流管理系统具有不同的应用范围和实施方式，从比较高的层次上来抽象地考察工作流管理系统，可以发现所有的工作流管理系统都提供以下的三种功能：（1）建立阶段功能：主要考虑工作流过程和相关活动的定义和建模功能。在这个阶段，利用一个或多个建模技术与工具，完成实际的经营过程到计算机可处理的形式化定义的转化。（2）运行阶段的控制功能：在一定的运行环境下，执行工作流过程，并完成每个过程中活动的排序和调度功能。它解释已经创建好的工作流模型，根据模型来调度一个过程中不同的任务并且激活相应的人或应用程序。过程控制实际上由称为工作流引擎的软件模块来完成。（3）运行阶段的人机交互功能：实现各种活动执行过程中用户与应用程序之间的交互。一个过程的任务通常是由参与人员通过使用一定的应用程序(如报表生成器)或者涉及信息处理操作。如果要在不同的任务之间传送控制信息以及其他数据，或者要激活某个应用程序，就必须不断地与过程控制软件交互。

2．知识管理技术。知识管理是一个系统工程，目标是帮助企业发现潜在知识、定位拥有专门知识的人、传递知识和有效地利用知识。知识管理可以帮助企业解决知识共享和再利用的问题，意味着在恰当的时间，将正确的知识传给正确的人，使他们采取适合的行动，避免重复错误和重复工作。

在传统的办公自动化系统中，由于系统的功能较为单一，不能满足办公需求，在知识管理成为新型的信息化管理模式的形势下，将知识管理和办公自动化结合必将在很大程度上提高效率。基于知识管理的办公自动化系统，融合了信息处理、业务流程和知识管理于一体，实现了从已有的“工作流应用系统”到更高级的“决策智能系统”的革命性转变，使其在安全性、管理性、开放性和开发环境方面独具优势。并且它强调以知识管理为核心，提供了丰富的学习功能与知识共享机制，大大提高了企业与机构的整体创新和应变能力。以公文流转为例，第二代办公自动化实现了收发文和档案管理一体化的自动处理，第三代办公自动化在此基础上更为文件处理的每一个环节提供了该步骤所需要的相关知识，包括在线的专家、文件背景资料及企业其他的有关信息。因此，基于知识管理的第三代办公自动化系统现在成为很多政府企业办公地理想选择。

3．办公自动化系统的主要应用。基于知识管理的办公自动化系统包括基本的日常办公功能，主要有日程安排、文件管理、记事簿、通讯录、邮件收发和个人设置。由于企业内部存在不用的专属管理部门、分管不同的业务，因此，系统还为部分部门提供相应的业务管理环境。作为企业办公的管理平台，办公自动化系统实现了个人信息和业务信息的综合管理功能。不同部门的人员，所从事的业务不同，系统为他们赋予不同的角色，并提供不同的交互界面。

四、结束语

当前是知识经济的时代，知识管理是企业在面临一种新形势下的战略性反映，在市场全球化、一体化的浪潮中，在知识经济时代，它成为企业最重要的管理工具和管理内容。知识管理将会渗透于信息系统建设的方方面面，在信息建设中得到融合与体现。以知识管理为中心的办公自动化系统的提出，必将提高企事业单位的办公效率和企业竞争力。

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