国内图书馆图书资产清查研究综述

2014-12-31曾永杰

河南图书馆学刊 2014年10期

关键词：图书馆；图书资产清查；综述

摘要：我国从1981年开始研究图书馆图书资产清查工作，目前已发表相关论文54篇。文章从图书资产清点的特点与意义、原则与方法、流程与方案、结果统计与分析等方面阐述了国内的研究进展。

中图分类号：G253.4 文献标识码：A 文章编号：1003-1588（2014）10-0109-03

收稿日期：2014-09-07

作者简介：曾永杰（1984-），武汉大学信息管理学院在职研究生。图书馆每年都会投入一定的经费进行资源建设，日积月累，图书馆的图书资产越积越多，如何管理好这些资产是一个非常重要的问题，为了加强图书资产的管理，推进图书资料管理工作的现代化、规范化、科学化，提高图书资料的优化配置和资源共享[1]，对图书资产的定期清查也就成为必不可少的工作[2]。

1 国内研究概况

截至2014年7月3日，笔者在CNKI用“图书”&（“清查”or“清点”）检索到相关期刊论文54篇，其中核心期刊论文7篇，未检索到其他文献形式的研究。论文年代分布：2003年前有14篇，2003～2013年有40篇（见图1）。其中，介绍新技术、设备、系统等应用于图书资产清查工作的论文13篇，通讯稿4篇；介绍清查教工外借图书工作的论文1篇；一稿多投的论文2篇；还有16篇简单介绍图书资产清查工作的重要性、方法与步骤等方面的论文。除去以上35篇论文，仅有18篇期刊论文较深入地研究了图书资产清查工作。

图1 2003—2013年论文分布图 2 图书馆图书资产清查的特点和意义

2.1 图书资产清查的特点

图书清查，是指图书馆的藏书经过一段时间流通后，定期或不定期地进行清点的工作[3]。李广义认为图书资产清查工作具有文种类型繁多；历史烙印明显；标价方法不同；管理档案问题多；时间紧、要求高、任务重；院系管理员的临时性和兼职性等特点[4]。笔者认为，图书资产清查还应具有规律性、常态化和制度化特点；清查工作还体现出准备充分、过程细化、结果分析是核心、问题解决是关键的特点。

2.2 图书资产清查的意义

国内学者都认为图书资产清查很重要，这从图书馆对清查的思路、准备、过程、结果分析与问题解决等方面都考虑得很全面，清查过程中也依据各馆的实际做得很细致可见一斑。

就图书资产清查对于学校管理层面来说，陈国刚认为学校领导和资产管理部门一是要了解每年投入到图书馆经费的使用和管理情况，以防止图书资产的流失；二是图书馆自己需要掌握自己管理的图书资产情况，每届图书馆馆长上任时必须清楚自己管理的图书资产情况，以加强管理；三是通过清查增强对图书资产有效利用的管理，剔除破旧的图书，使馆藏有效地服务读者；四是财政厅审计的需要[5]。沈佩霞也持相同观点，并且认为图书资产清查便于人们正确地分析图书馆的图书资产效益；保证图书馆的图书资产能有效地服务读者；保证图书馆的图书资产财政审计工作顺利进行[6]。

图书资产清查是图书馆组织进行的业务工作，对于图书馆本身来说，意义重大。司汉力认为图书清点是图书馆业务工作的依据，也是实现文献资源合理布局、分工协调的必要条件；准确统计图书入藏、注销和实存的数量，有利于降低读者的拒借率；有利于加强部门之间的沟通工作[7]。周继红也认为图书清点是保护藏书的重要环节；是提高图书馆各项服务信息的保证，可以更好地促进其他业务工作顺利开展；其重要目的就是要保证书与条形码一一对应，每条信息都能正确地反映出馆藏的信息，提高馆藏的利用率，充分满足读者的要求，更好地为读者服务[8]。王晋月认为可以了解实有的馆藏情况，达到架上图书、馆藏地点、馆藏数据与图书财产账一致，保证读者按照索书号顺利查找到想要的图书；进行数据维护，找出文献丢失的原因，以便改进图书流通和管理工作；查出需要剔旧和调整库位的图书，优化馆藏；探索方法，为今后全面开展图书清查工作积累经验[9]。郑振鹏认为图书清查可以明确实际藏书量和馆藏结构；维护书目数据和财产账的正确性；加强对图书馆的馆藏管理；查找出需要剔旧的图书并及时淘汰，减缓书架空间紧缺的情况，促进馆藏合理发展；进行图书馆工作业务检验并加强图书馆规章制度的建设[10]。

图书馆是面对读者服务的部门，其所有业务工作的出发点，都立足于“以人为本，服务为先”，为了能更好地服务读者。图书资产清查的目的是摸清底细、优化管理、查漏补缺以达到更优化的管理，其最终目标都是为了能更好地、人性化地服务于读者。范烨认为图书资料资产清点便于图书馆自动化各子系统的管理；是做好读者服务工作的需要；适应社会对书目信息的需求，为资源共享奠定基础；还可以推动其他工作上台阶[11]。袁家峦认为可以掌握系资料室藏书状况；便于追查丢失图书；规范资料室管理并为实现由手工转为自动化打好基础；确保做好读者服务工作[12]。

曾永杰：国内图书馆图书资产清查研究综述曾永杰：国内图书馆图书资产清查研究综述综合各家之言，笔者认为图书资产清查是图书馆提高服务质量、检验工作水平的一项重要工作，也是梳理和清查馆藏数据的过程。其目的首先是了解现有的图书馆藏状况，实现架上图书、库位、馆藏数据与图书财产账一一对应；其次是准确、详细掌握本馆实际藏书量及各类图书的数量与分布，进行数据维护，分析造成图书丢失的原因，以便改进文献流通服务和书库管理工作，保证图书的查准率和查全率，降低拒借率；再次是掌握馆藏文献的总量及各类图书的比重，反思一定时期内采购存在的问题及应变对策，为图书馆有计划地进行文献资源的建设积累第一手资料；最后是查出需要剔旧的图书，及时淘汰，以免占据空间，影响馆藏发展，优化馆藏结构，保障图书馆机能正常发展。

3 图书馆图书资产清查的原则与方法

3.1 图书资产清查的原则

马克思要求“理论联系实际”，而理论对于实际操作也具有重要的指导意义和先决性。谢文勇确立了“以书为本”的清点原则，即以图书实物为基础理顺财产账，确立“化零为整”的做法，以图书条形码为唯一财产号（图书的身份证号），以各典藏库的图书为清查切入口[13]。而朱丽君、周永忠提出了清点实物原则、一一对应原则、标准数据原则、及时验收原则、分工负责原则和降低误差原则等[14]。endprint

陈国刚认为图书资产清查的主要思路是从图书管理系统调出所有馆藏图书和所有借出图书，然后提取现有馆藏图书（exist-book）的条码信息，则丢失图书的数量可由下面的公式得出：丢失图书的数量=所有馆藏图书数量—所有借出图书数量—现有馆藏图书数量[15]。

3.2 图书资产清查的方法

“工欲善其事，必先利其器”，要想图书资产清查得以顺利开展，简单且行之有效地清查方法是必不可少的。王晋月提出了流通管理子系统中按典藏地调出工具书库财产明细账，按索书号顺序打印财产账单并与库内图书进行比照登记的对账方式和利用流通管理子系统图书盘点功能，对在架图书按顺序逐一进行盘点的盘点方式[16]。王玲在总结了人工清点法、数据采集器清点法和图书管理系统自带的图书清点功能的问题的基础上，提出了库位调整清点法，即是在图书管理系统库位调整功能的基础上，利用库位的不同表示清点状态的不同来进行清点，并利用图书管理系统的统计功能统计出清点结果[17]。李湖生提出通过一个条码扫描过程就可查检出无馆藏数据的图书品种（“有书无数据”）和无对应图书实物的冗余数据（“有数据无书”），进而从财产登录账册中核查出“既无图书又无数据”之登录号的方法[18]。郑振鹏总结出自动化管理模式下图书清点的方法有：计算机逐清点法、采集器指清点法、静态清点法、动态清点法等，并详细介绍了每一种方法的具体步骤[19]。

4 图书馆图书资产清查的流程与方案

4.1 图书资产清查的流程

图书资产清查的流程因各馆的实际不同及对清查的目标追求不同而会呈现出差异。王惠芳提出的图书清点流程是：借阅部确定清点日期提前两天通知系统部等相关部门→系统部设置相应报表→借阅部人员将在库文献逐册扫入条码作清点标记→清点完毕后告知系统部结束日期，由系统部提供失踪文献报表并做标记[20]。袁家峦制定的具体清点流程是：资料室设置相关报表→清点工作人员对在库文献逐册下架、作清点标记→计算机录入书名、条形码→按学科门类重新上架→清点完毕后提供失踪文献报表并做标记[21]。林小群提出清点的具体步骤与要求是：先按分类顺序对各流通书库、各阅览室中的所有图书逐本进行清点，同时对借还未清点的书以及新入库的图书进行清点；其次，清点时对没有数据的图书和条码错误进行补录和修复；最后，对各清点数据进行汇总，撰写图书清点报告，做好总结[22]。笔者以为各馆清查时所处的时期不同，科技发展的程度也不一样，所谓“科学改变世界”，图书资产清查的流程也会因清查工具、软件、方法的不同而有所差别。比如在上个世纪80年代之前，图书资产清查以靠手工对照卡片和图书实物方法为主，清查的流程也会以手工为主进行；而随着高科技全面渗透人们的生活，人们的思维方式也因科技而改变，这时的图书资产清查便会以计算机及其应用为主导。另外，技术的进步也将加速图书资产清查的科学化程度。

4.2 图书资产清查的方案

从宏观上来说，图书资产清查的方案基本上分为先停借后清查，外借与清查同步进行和边清查边停借、清查完再可外借等三种方案。先停借后清查有利于清查工作的进行，但停止外借后，会影响到读者的借阅，为图书馆带来投诉等麻烦。如周继红提出三步清查方案：先按照确定的原则与顺序，对馆藏图书逐一进行条形码扫描，数据核对，确认此书入藏信息是否正确，是否可以进行流通；再每日对清点情况进行登记，及时与相关部门沟通；最后一大类清点结束后，形成报表，统计出清点图书的数量和错误图书记录[23]。而外借与清查同步进行则和先停借后清查的方案完全相反，最大限度地考虑到读者的服务，当然也会影响到图书清查的进程。如马燕提出的清点方案：①图书清点期间照常为读者借还书。②将各书库、阅览室图书数据的馆藏地点进行更正。③按分类顺序对流通书库中的所有图书逐本进行清点。④每天将读者还回的图书逐本进行清点。将新入库的图书逐本进行清点[24]。边清查边停借、清查完再可外借的方案，则是对以上两种方案的折中，以寻求图书资产清查进程和读者服务的平衡的方案。如张泽芬提出四步清点方案：①将清点图书截止到一个条码号，图书清点哪类停借哪类。②按分类顺序对书库中的所有图书逐本清点并划上红线。③将读者还回的图书集中逐本进行清点。④将新入库的图书逐一做上记号以区别未清点的图书[25]。

5 图书资产清查结果统计分析

图书资产清查的准备工作和清查过程都是为了得到统计结果，如果准备工作是基础，清查过程是前提条件，那么统计结果就是清查的核心内容，而对结果的统计分析将是清查的关键。由于各个馆对图书资产清查目的的侧重不同，对于清查结果的统计分析的侧重也会因此不同。郑振鹏认为图书清点结果的统计和分析包括对工作量的统计、对图书的统计以及对有问题图书的分析和解决。有问题图书的分析包括未清查的图书的分析、状态异常图书的分析和其他问题图书的分析等[26]。余克统计图书清点结果，归纳出分编失误、分编笔误、流通失误、典藏不细、清点失误等问题[27]。张辉程、袁素娟通过图书清查，对图书的未在架率、错架率、未上架率进行了统计[28]。马燕对统计结果进行了部分图书缺少数据记录原因的分析、非正常丢失图书的分析、对图书丢失率的分析等[29]。

6 结语

笔者认为，首先，国内关于图书资产清查工作的研究还处于起步阶段，现有的研究也局限于各个馆自己清查的过程，而对于图书资产清查的理论支撑探索得还很有限；其次，对适用于图书资产清查的工具、软件开发研究得很少，研究中只是利用了现有的管理系统、其他软件的部分功能等；最后，对于图书资产清查结果的统计分析也局限在简单的统计、比较和浅层次的数学分析层面，没有和图书馆学相关联的其他学科结合起来。只有经过深度的分析和挖掘，形成对图书馆发展有用的决策，才真正实现了图书资产清查的目标。

参考文献：[1][4] 李广义.图书资料资产清查建库工作的组

织与管理[J].图书馆建设，2004（1）：27-28.endprint

[2] 观察：“全民阅读”离我们有多远[EB/OL].[2009-08-16].http：//news.xinhuanet.com/book/2009-04/20/content 11222194.htm.

[3][8][23] 周继红.藏书建设之图书清点的意义[J].科技信息，2010（21）：747，764.

[5][15] 陈国刚.图书资产的清查与管理[J].图书馆界，2010（4）：63-65.

[6] 沈佩霞.浙江图书馆图书资产清理工作探讨[J].科技情报开发与经济，2013（13）：43-45.

[7] 司汉力.浅谈图书清点工作[J].科技创业，2011（4）：132-133.

[9][16] 王晋月.商洛学院图书馆图书清点方式比较研究[J].商洛学院学报，2011（4）：75-77.

[10][19][26] 郑振鹏.自动化管理模式下图书清点综述[J].农业图书情报学刊，2011（5）：91-96.

[11] 范烨.试析我校评估前图书资料资产清点工作[J].情报探索，2007（4）：126-127.

[12][21] 袁家峦.谈图书资料的清点工作[J].科技情报开发与经济，2010（5）：174-176.

[13] 谢文勇.韩山师范学院图书馆图书资产清查及问题处理[J].科技情报开发与经济，2008（18）：44-45.