浅谈档案馆如何围绕服务做工作

孔俊平

[摘 要]档案馆如何适应市场经济发展的需要，紧紧围绕服务做好工作，笔者认为应当从以下几个方面开展工作。

[关键词]档案馆；服务；改革

随着我国改革开放的进一步深化，档案馆作为集中管理档案的文化事业机构，也在面临着机遇和挑战。档案馆如何适应市场经济发展的需要，紧紧围绕服务做好工作，笔者认为应当从以下几个方面开展工作。

一、拓宽收集范围，扩大档案服务领域

众所周知，各级国家档案馆是党和国家科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面利用档案史料的中心。但是近年来公安、检察、法院、土地、城建、人事、邮电、电力等各类档案游离于综合档案馆之外，使综合档案馆的主体地位日渐消弱，已不能从完全意义上承担起“科学研究和各方面利用档案史料的中心”这一重要使命，“综合”二字名存实亡，基本就是“文书档案”的替代词。随着我国社会主义市场经济的完善及信息社会、知识经济时代的到来，社会各界对档案信息的需求愈来愈大。在这种情况下应当采取什么样的措施来巩固综合档案馆在我国档案事业中的主体地位，笔者认为首要的就是拓宽档案收集范围。一是要加大收集和征集档案的宣传力度，把散落在民间的许多有历史价值和考证作用的档案收集进馆；二是向各级领导征集保存在手中的有关本区域经济发展、文化积淀的各种资料及上级领导来本地区考察过程中形成的各种录音、录像、照片、光盘等资料。

二、改变档案工作服务方式，加大档案馆现代化建设力度

档案工作在本质上是一个信息管理工作。作为信息化、数字化管理手段的互联网和计算机已在行政管理中发挥越来越大的作用，在这种情况下，档案工作作为政府行政管理体制的有机组成部分，也必须转变工作方式，提高工作效率，以适应社会发展的需要。而我们的档案馆尤其是基层档案馆，很大一部分档案还处于手工操作状态，不仅影响了档案检索的速度，也影响了档案的查全率、查准率和档案信息资源的社会共享。

三、拓展服务领域，建好“已公开现行文件阅览中心”

近年来，党和政府对政务信息公开问题及相关制度的建立十分重视。由于政务信息大部分以文件形式运载、传播，所以政务信息公开，在一定程度上就是向社会公开现行文件。档案作为信息家族中的重要成员也要与时代发展要求相适应。而档案馆开放的档案一般自形成之日起满30年才向社会开放，也就是说开放的是30年前形成的档案信息，信息相对老化、滞后。而且我国《档案法》规定，属于中央和省市级档案馆接收范围的档案自形成之日起满20年向有关的国家档案馆移交，属于县级档案馆接收范围的档案自形成之日起满10年向有关的县级档案馆移交。这就造成档案在档案室集中管理阶段时，档案形成机关以外的档案利用者有利用档案的需求，却没有利用机关档案的权利，等到了在档案馆集中管理阶段时，利用者有利用机关档案的权利，却不一定有利用机关档案的需求。如果档案馆建好“已公开现行文件阅览中心”，使已公开现行文件及时进馆，档案的第一价值（对机关的作用）和第二价值（对社会的作用）就能得以充分发挥，这样不仅能满足档案形成机关而且能满足档案形成机关以外的所有档案利用者利用档案的需求，最终达到“文档一体”、“文档互补”的目的，使档案馆更好地为社会公众服务。

四、加强学习，建设高素质档案专业人才

我们所处的时代是一个全新的社会信息时代，档案信息系统作为社会信息系统的重要组成部分，正在经历着革命性的变化。档案门类和载体日趋多样化，档案管理手段也越来越复杂，对高层次复合型档案人才的需求日益增强，所以掌握现代科技知识、档案专业知识和培养良好的思想道德素质，增强档案工作者的事业心和责任感是时代使然，是档案事业的需要使然。我国著名档案学者冯惠玲女士早在本世纪初就曾指出：“现代档案工作在飞速发展变化，它更加广泛地介入社会通行的规范与准则。前所未有的与高科技结下不解之缘，社会变革和技术进步全方位地改变着档案工作的面貌，从管理对象、范围、手段、方式、体制等方面都有了或多或少、或深或浅的不确定，现有的档案理论、规章、手段都与这些变化之间出现了“时间差”、“定位差”，档案工作者无法回避这些变化带来的困惑与挑战，唯一有效的对策是学习，让档案工作者的知识库、思想库经常处于更新状态，在持续不断的补充修正中达到与环境的动态适应，使档案工作者在激烈的竞争中赢得主动和不败，因此在档案部门引入竞争机制，营造浓厚的学习风气和尊重知识、尊重人才、人人向上的良好氛围，使档案工作者努力优化自己的知识结构，进一步扩大知识面，学习外语、互联网、计算机应用等知识和技能，使档案工作者成为一专多能的复合型人才就显得尤为重要”。同时一个人的素质不仅仅是专业技能，思想道德素养也是非常重要的一个方面，加强档案工作者的思想道德建设，培养良好的职业道德素质，使档案工作者爱岗敬业、忠于职守、乐于奉献，才能使档案工作健康快速发展。

五、适应市场需求，搞好档案编研工作

编研工作就是编研工作者对档案馆室的档案信息经过研究加工，广泛地向社会各方面利用者提供科学的、系统的档案信息的研究工作。它的最终成果主要以书籍的形式或其它载体形式与社会各方面发生联系，参与社会发展进程。作为档案信息开发利用的重要手段之一的编研工作，只有适应市场经济发展的需求，面向市场、面向社会，站在市场的角度和高度去立意和选题，才能在市场运作中找到档案编研与市场需求的最佳结合点，才能为编研工作开辟广阔的市场前景，更好地服务于社会。在编研工作中要做到以下几点：一是选题要有超前意识，解放思想，面向市场，把自己的编研课题与社会研究课题结合起来，预测读者和市场需求趋势，充分考虑出书时间，掌握最佳入市时机。二是不断开拓合作编研的新领域，走“大编研”之路，加强与影视新闻媒体的合作，利用新载体，力求编研成果在形式上的发展创新。三是选题要突出趋众性，走进市民、贴近百姓，推动编研成果的社会化、市场化。

社会发展日新月异，档案馆只有不断改进自己的工作方式和手段，加强学习，培养高素质的专业人才，才能紧跟时代发展步伐，围绕服务社会、服务中心这一课题，积极为构建和谐社会做出应有的贡献。