浅析发展医院人事档案管理信息化的重要性

李莹

[摘 要]通过对目前医院人事档案管理工作现状以及存在不足的分析，探讨如何加强人事档案管理，提高人事档案管理信息化技能，更好、更快地为医院选拔和使用人才提供更加真实可靠、完整的信息，进一步更好更快捷地提高人事档案工作的管理水平。

[关键词]医院；人事档案；现状；信息化管理

医院人事档案是医院对个人管理的重要凭证和工作基础，是开发人力资源的基础库，是医院考察和选拔领导干部，加强医院人才队伍建设的重要依据[1]。随着人事制度的不断改革和人员流动政策的逐步开放，把人事档案管理从传统的手工方式转移到现代化信息技术层面上来，实现和发展人事档案管理信息化，是人事档案事业发展的必然趋势，是人事管理工作发展的必然要求。

1.人事档案工作的目前现状

1.1档案的规章制度不完善，执行力度不够 人事档案管理工作一直都是朝着法制化、制度化、规范化的轨道发展，它要求有完整规章制度和科学的工作制度。收集、整理、鉴定、销毁、利用、归档材料规范、保密、借阅、转递等这些规章制度还不够完善，不能严格按章办事和提高人事档案工作的科学化管理水平。

1.2对人事档案管理的意识不足，重视度不够 人事档案工作是一项专业性、政治性、机密性很强的工作[2]，它不只是日常抄抄写写、保管的事务性工作，医院应根据档案数量和管理的工作量来配备专职人事档案工作人员，而不是由办公室的人员兼任，使得人事档案工作长期的处于被动应付的状态。

1.3资料信息收集不及时、不全面，档案资料不完整 在日常工作中医院每年都有晋升专业技术职称、学历继续教育、调整工资以及干部任免等，这些材料的收集涉及到医院多个部门，材料时间不一，收集难度大，而这些都必须形成档案材料分类整理到每个人的档案中。

1.4管理人员专业性不强，档案制作不规范 人事档案管理是一项繁杂琐碎且连续性极强的工作，如果没有一定的人力投入，就不可能保证档案管理的质量。部分人员虽然知道人事档案要分类进行保存，但由于专业性不强、培训力度不够，在分类上把握不准，随意性很大，影响了分类的统一性。近几年，干部档案材料的分类、装订的要求都在不断的调整，不断的按照新的标准来整理。

1.5档案资料利用度不够，社会利用效率低 医院的人事档案资料是医院广大医务、科研和管理人员长期从事实践活动的结果，但目前对档案资料的使用价值重视不够，对档案如何为医院的医疗、科研、管理服务的目的不明确，人事档案资料利用领域比较狭小，多数档案仅具保存价值，不能很好地发挥档案信息资源服务于社会。

2 .信息化对人事档案管理工作的作用

2.1发展档案信息化，提高档案标准化、规范化水平 档案信息化管理是档案管理工作思想上的一次重要飞跃[3]，它使我们的观察视野从纯手工操作扩大到整个档案数字信息化管理，它是一次点到面的转换。档案信息自动化包括档案工作的各个模块和各个环节，其中首要的是档案业务工作规范性.档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一套体系.要发展档案数字化信息建设，必须抓好档案标准化、规范化、掌握好两者相辅相成、互相推进的关系。

2.2提高档案管理工作的效率 一直以来，人事档案管理主要侧重于档案的实体管理，档案人员往往都是手收集、整理、提供利用，工作量大且效率低，费时又费力。实现和发展人事档案管理信息化，人事档案工作将由传统的人化向自动化、智能化转变，人事信息检索查询、统计分析等将变得更为快捷、准确。管理人员也能有更多的精力投身于人力资源的开发和利用，从而大大提高了人事管理工作效率。

2.3有效保护纸质档案 人事档案纸质载体是最原始的证据材料，它的客观性和证明力是毋庸置疑的。因此，人事档案纸制载体的保护显得尤为重要。通过建立人事档案理系统，人员信息只需从数据库查询，减少了与原始材料的接触，大大延长了原始材料的寿命。

2.4档案信息储存更全面、及时、快速 建立医院人事档案信息资源数据库，除了要加大数据库信息完整、准确，提高数据库的查全率和查准率；还要及时修改补充信息数据库，确保数据库信息更加全面和具体。通过清晰明了的查询目录，根据索引点击某个按钮就可以轻松地获得需要的信息，方便快捷。

3.发展人事档案管理信息化技术的方法

3.1建立长期有效的信息化系统的管理制度 要保障人事档案信息化系统运行的安全、规范，必须在人事档案原有的规章制度上建立信息系统的规章制度，只有在这样的制度约束下进行，才能保障人事档案信息化有序正常的开展。

3.2强化培训，提高对人事档案管理信息化的认识 单位应鼓励档案管理工作人员积极参加档案相关管理部门组织的档案和档案信息系统的相关培训，应组织与人事档案材料收集密切相关科室和个人学习宣传贯彻《档案法》。

3.3加强信息系统的建设与维护 人事档案管理是一项政治性很强、严密性很高的工作，我们在确保基本的硬件设备建设完好的前提下，要加强对信息系统的日常管理与更新维护，严格管理控制设置使用权限，确保人事档案信息数据的存储安全。

总之，资源信息化是当今经济和社会发展的大趋势，实现人事档案现代化管理也是必然趋势。它对医院发展具有深远影响，我们要采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，与时俱进、不断创新，充分发挥人事档案信息资源的优势，实现档案信息综合管理和利用，为医院的改革与发展提供必要的服务。对医院合理配置人员、开发人才资源，促进医院快速发展起着重要的作用。

参考文献：

[1]胡玉娥.浅谈数字化信息在医院人事档案管理中的应用[J].中医药管理杂志，2011，07：689-690.

[2]吴爱霞，沈燕金.浅析医院人事档案管理的现状[J].医学信息，2011，09：5649.

[3]王红，王轶红.试述医院人事档案信息化管理的必要性[J].医院管理论坛，2011，10：48-49.