有关电子档案的安全与管理的探析

李晶

摘  要：随着我国科学技术和信息时代的不断发展，人们对文件信息的网络归档工作也投入了越来越多的关注。许多文件都开始以电子档案的形式借由计算机网络展现在各部门工作人员面前。电子档案的安全与管理与传统纸质档案的管理有很大的区别，而且其安全管理工作和程序还不完善，需要采取科学合理的措施加强电子档案的管理队伍建设，从而确保电子档案的作用能得到充分发挥，促使档案信息能有效地储存起来。

关键词：电子档案;安全;管理

0  前言

随着我校办公自动化系统的建设和不断发展，电子档案的安全与管理逐渐成为我校档案工作最关注的内容。档案部门作为电子档案安全与管理的主要履行部门，承担着确保电子档案真实、安全和完整的职责。然而，当前电子档案的安全出现了一些问题，需要采取相关措施管理电子档案安全。本文通过对电子档案安全管理的现状进行具体分析，并根据这些问题提出了相应的管理措施。

1  电子档案安全管理的现状

（1）电子档案安全管理的规章制度还不健全

电子档案的安全管理必须严格按照国家和地方的具体要求进行。当前，许多学校电子档案安全管理的规章制度还不健全，且内设机构众多，出现了电子档案产生无依据、归档不明确和储存不安全等问题。不规范的电子档案归档程序无法体现出电子档案安全管理工作的技术性与特殊性，造成了许多重要的电子档案存放无章、管理无序的情况，严重影响了电子档案的质量。

（2）电子档案安全管理的专业人员参差不齐

电子档案安全管理工作需要高素质的专业人员作为技术支撑，从而确保电子档案安全管理的水平。而许多学校并没有设立电子档案管理机构，还有许多管理人员缺乏专业的电子档案管理技能，或对计算机操作并不熟练，既没有接受过专业的技能培训，也没有主动更新自己的专业知识和技能，造成电子档案安全管理工作的被动局限性，严重阻碍电子档案的安全管理工作正常运行。

（3）电子档案信息安全的保密工作还不完善

电子档案信息作为学校安全管理的重要性文件，必须做好一定的安全保密工作。然而，当前学校的电子档案信息的存放位置不固定，存放的载体也可互换，对所有对象都开放使用，且电子档案信息的内容还可以随意被分解，不仅导致电子档案信息与储存载体之间的严重分离，而且还产生了电子档案信息被随意修改和窃取的问题，给电子档案的安全管理工作带来极大挑战。此外，由于许多学校的电子档案信息安全保密工作还不完善，导致电子档案信息的使用对象对电子档案的储存位置漠不关心，给电子档案信息的完整性、真实性和可靠性特征造成威胁。不但如此，计算机互联网络的开放性特征给电脑黑客与电脑病毒提供了威胁电子档案存储载体的机会，若电子档案的存储载体受到电脑黑客的侵入或病毒的感染，会导致电子档案信息的数据无法读取或遗失，甚至会使整个电子档案信息系统处于瘫痪状态，不利于电子档案安全管理工作的正常开展。

2  电子档案的安全管理措施

（1）建立健全电子档案安全管理规章制度

针对电子档案安全管理的规章制度还不健全这个现状，必须采取相关措施健全电子档案安全管理的规章制度。结合本校的电子档案管理情况，根据国家的相关要求，制定科学合理的电子档案安全管理制度与规范措施。通过规范电子档案的收集和整理程序，实施统一保管和统计电子档案信息的方法，并以表格规范电子档案的信息内容，确保电子档案安全管理工作在相关规章制度的指引下开展，从而使电子档案管理工作更加制度化、规范化和专业化。

（2）提升电子档案安全管理人员专业素质

电子档案安全管理人员的专业素质是电子档案管理工作有效开展的决定性因素，因此必须提升电子档案管理人员的专业素质。第一，提高领导对电子档案安全管理的认识和重视度。学校电子档案的管理部门应该鼓励管理人员进行管理工作的经验交流，通过不断建立健全相关管理制度，促进电子档案管理人员的工作积极性和对管理工作的认识。第二，给电子档案管理人员提供培训的机会，鼓励电子档案管理人员多多学习档案学、档案管理学及相关的专业知识，培养电子档案管理的复合型人才，为学校电子档案管理工作提供人才保障。

（3）落实完善电子档案信息安全保密工作

由于电子档案信息的安全保密工作对电子档案管理具有非常重要的作用，然而当前电子档案信息安全的保密工作出现了不完善的现状，因此必须落实和完善信息安全保密工作。电子档案的信息安全指电子档案信息产生、信息处理、信息储存、信息传输和信息利用、信息销毁等程序中的安全。

3  结语

电子档案的安全与管理工作是一项长期且复杂的工程，为了确保电子档案的安全与管理工作能有序开展，要求学校各部门建立健全电子档案安全管理规章制度、提升电子档案安全管理人员专业素质，以及落实完善电子档案信息安全保密工作，确保电子档案的安全与管理工作能在学校发展过程中发挥更大的功效。

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