电力企业文书档案管理原则解析

杨艳梅

摘 要：随着市场化进一步推进，我国企业面临机遇的同时，更多的是残酷的竞争。如何在竞争中站稳脚跟，这对企业内部的有效管理提出了更高的要求。而电力企业作为能源型企业，是国家的支柱企业，文书档案管理作为企业管理的关键环节之一，成为我们研究电力企业如何高效进行企业管理的重点。

关键词：电力企业;文书档案管理;管理原则

我国电力行业对文书档案的管理还在摸索阶段，要想通过文书档案的有效管理促进电力企业的运营，必须清楚管理的基本原则和如何高效的利用这些原则达到管理目的。文章从文书档案的涵义、其对电力企业的意义、管理中应坚持什么原则这三个方面入手，并就档案管理人员如何正确运用此原则进行指导，确保电力企业有效的利用文书档案进行企业管理，希望对电力企业管理者有所帮助。

一、文书档案的涵义

文书档案或管理性档案，是将具有保存与备查价值的原始资料文件有规律的留存下来形成的文件组合，它一般是国家机关、企事业单位、社会团体或其他社会组织等在行政管理等工作活动中形成的文件档案。

二、对电力企业发展的意义

文书档案是企业管理重要的一环，是推动企业运行的重要资源，对于企业发展有着至关重要的作用。而电力企业的文书档案因其特殊的行业性质，使得它在电力企业的作用更加突出，企业可以通过文书档案分析自身的问题、调整企业运营、传达上级决策、准确定位目标、方便职工协调沟通，还在对档案的不断更新中了解企业的发展及吸收更多的经验教训，促进企业更稳更快的前进。

三、对其管理原则的分析

（一）规范化原则

文书档案在概念、管理原则、管理制度、归档标准等要规范化，因为企业众多，如果没有统一的标准，就会让执行者和使用者头痛。其中主要涉及：档案收集、整理、审核、鉴定、统计的标准;专业术语词汇的标准;代码代号标准;编著、收录标准等，这些都要进行详细的规定，而且要求企业规范执行。

规范化就要求档案的建立人员要熟知档案建立的各种制度、知识与原则，严格遵守规定，每一步都进行规范处理，形成较强的职业素养，这样既方便统一管理，又可以让管理者快速的查询到所需的信息，提高企业管理效率。

（二）保密化原则

文书档案除了日常的企业信息外，还有一些涉及企业内部的保密信息，特别是电力企业，对于档案的保密管理更加的重要，这不仅保障了企业的利益，还确保国家能源信息的安全得以维护。根据国家规定，按照机密程度文书可分为绝密、机密、秘密及内部文件4种，而电力企业中绝密和机密文件较少，只包括一定的秘密文件（涉及国家一般秘密）和大量内部文件（仅限内部使用，不必对外公开），所以保密原则一定要严格执行。

而面对日益发达的通讯搜索技术，信息的隐秘性逐渐消失，这对于档案的保密工作带来了考验，这就要求我们的执行人员要认识到保密工作的重要性、增强责任意识，并将责任划分落实到人，对主要涉密人员严格要求，责任与处罚都要明确。当然，要掌握好保密的度，我们的最终目的是使用档案，所以不能因为保密而将档案封闭化，这样就失去了建立档案的目的。

（三）科学化原则

由于现代技术的发展，文书档案的形式也产生了变化，由过去的纸质文件演变为现在的纸质、电子、感光介质（如影片、照片、胶片等）、磁介质（磁带录音与录像、磁盘等）文件，这就要求我们的档案管理也要科学化、现代化，运用信息化网络和技术进行档案的建立、存储、更新、管理、编排、统计，既减轻管理人员工作负担，也方便随时随地快速搜索，无纸化操作还可以节约成本。

科学信息化的管理虽然减少了工作人员录入、编排、统计工作的任务量，但与此同时，对其电脑的操作技能、熟练掌握科学软件、科学管理档案等提出了要求，因此，档案管理人员要不断吸收、更新先进的科学管理知识，学习电脑操作流程;相应的，对于使用者也提出同样的要求，这样才能有效快捷的发挥科技在管理中的作用。

（四）有效利用原则

文书档案对于企业有着多重作用，它记载着企业的重大活动、为企业生产经营提供依据、为职工的宣传教育提供真实素材、为企业领导与管理者提供决策指导，同时它还具有历史性、政治性、行业推动性，是企业一笔非常宝贵的财富，必须将其有效利用，发挥它最大的效用。

有效利用原则就要求档案从业者和使用者都要清楚文书档案建立的目的，了解电力企业文书档案的设置，懂得档案查询的方法和技巧，学会利用合理利用文书档案，上面的三个原则都是为最后一项原则服务的，因为我们建立档案的目的就是供企业管理者使用的。

四、结语

综上所述，文书档案管理的四项基本原则对企业管理有着非常重要的作用。电力企业作为更加特殊的企业，它的管理和发展不仅关系到本行业，还关系到国家的稳定，而我国电力企业的文书档案管理仍处于探索尝试阶段，面临很多问题和困境，但只要以基本原则为基础，不断的完善下去，将它的积极作用发挥出来是指日可待的。

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