高职院校教学秘书工作刍议

陈诚

（南京信息职业技术学院，江苏 南京 210023）

高职院校教学秘书工作刍议

陈诚

（南京信息职业技术学院，江苏 南京 210023）

高职院校教学秘书在教学管理中起着举足轻重的作用。本文阐述了教学秘书的岗位职能，提出了做好教学秘书工作的几点建议。

高职院校 教学秘书 岗位职能 教学管理

高职院校的两项基本工作内容是教学和科研。教学中，教学秘书所承担的工作是教学管理工作的基础。教学秘书作为分院教学院长的助手，行政上由分院领导，接受教务处的业务指导。教学秘书处于教学管理工作的最前沿，在教学管理中起着举足轻重的作用。教学秘书工作涉及学校诸多部门，工作繁杂琐碎。既为学校的教学服务，又为一线的教师服务；既要保证教学信息能够及时传达给老师和学生，又要保证老师和学生的意见和建议准确快捷地传达给相关部门。教学秘书是连接学校教务处与分院之间工作的纽带，是学生与老师沟通的桥梁，建立上传下达的工作渠道，起到承上启下的作用。

1.展现高尚师德，服务师生

习近平总书记曾指示任用干部要 “德才兼备，以德为先”。在教学秘书这个岗位上，德才兼备同样重要。教师要塑造学生灵魂，首先要塑造自己的灵魂。教师教育学生既要言教，又要身教，身教重于言教，教师必须提高职业道德修养，具有优良的品德和高尚的情操。《庄记》曰：“师也者，教之以事而喻诸德也。”“德之不修，学之不讲，闻义不能徒，不善不能改，是吾忧也。”可见，教师职业道德修养对教育者来讲相当重要。良好的师德师风，是一个教师的立身之本。教学秘书既要服务于广大教师，做好教师的排课、考务安排、教学监控等工作，又要为分院广大学生服务，为学生提供日常教学咨询、相关成绩查询、通知调停课、成绩档案管理等服务。面对全院师生，及时调整心态，细心、耐心地做好服务工作。在教学管理工作中真正做到“以人为本”，把“德”字放在心中，多替对方考虑，多站在对方立场处理解决问题。

2.热爱本职工作，发挥各项职能

2.1 运行管理。管理职能是教学秘书的基本职能，涉及面广，包括运行管理、质量管理、考务管理、档案管理和日常管理。教学工作的运行管理，即对已经确立的教学计划在执行过程中的管理。根据教学计划安排，控制教学活动，建立良好的教学秩序，保证教学计划的完成和教学质量的提高。运行管理是贯穿于整个教学活动中的。例如排课环节，排课工作前教学秘书要根据教学计划确定开课课程，配合分院教学院长组织各教研室确定课程的任课教师、各班的实训周次等，避免冲突。排课时教学秘书要统筹规划，有全局观，既要考虑到学生课程安排的合理性，如体育课后尽量不安排理论课，新生尽量排1/2节课，又要考虑到教师授课的体力消耗，做到劳逸结合，强化教学效果。

2.2 质量管理。对于教学质量的监控管理，分院层面：在教学院长的指导下教学秘书整理出检查方案，组织相关人员对本分院教学运行全过程，包括教师课堂教学、实践教学、教学资料等主要教学环节的教学情况实施全程质量管理。在学院层面：教学秘书需要参与教务处、质量管理处等职能部门对分院教学工作的检查，配合分院领导整理完成相关检查报告，并反馈给教务处。

2.3 考务管理。考务管理是教学秘书的一项重要工作。教学秘书负责分院期中考试、期末考试、补考、重修、毕业后补考和毕业后进修等考试环节的组织与安排。考试工作安排时要充分考虑到时间、场地的合理性，要选择有责任心的教师承担监考工作。考前要对试卷等考试资料妥善管理，考试样卷经相关领导审核签字后送至教务处制定印刷厂进行印制。考卷印刷完毕，按要求进行分装密封，完成后送学院保密室统一保存，直至考前统一启封。在考试过程中教学秘书要在考场巡视，配合分院领导和教务处做好考风考纪建设和考场服务工作。考试结束后组织相关教师阅卷、登记考生成绩，及时对成绩单收齐归档。

2.4 档案管理。教学秘书负责分院教学资料的收集，做好整理归档工作，进行日常档案室的管理。档案管理是一项需要长期建设的工作，是教师教学成果的集中体现。教学档案记录教学活动的概貌和工作成果，为今后的教学研究、教学改革、教学发展提供了前人的研究成果和研究思路，对今后教学工作具有指导和参考意义。

2.5 日常管理。日常管理既实实在在又繁重复杂，不能出现遗漏和差错，需要认真细心。日常管理主要包括各种材料的收集汇总，相关教学手续的办理，各种数据的统计分析，教学通知的发放，各种教学会议的记录，等等。

2.6外聘教师管理。随着高校的扩招，师资缺口的问题越来越凸显。特别是对于一些专业性较强的课程，往往容易出现开课班级一多就无人授课的情况，聘请外聘教师是通行的做法。由于外聘教师非本校教职工，对校园文化及相关教学规章制度都不甚了解，教学秘书要做好相关制度介绍，及时处理外聘教师教学方面出现的各项问题，多关心外聘教师，多与之沟通，做好服务工作。

3.驾驭教学秘书工作，提高工作能力

3.1 提高协调与沟通能力。在教学管理活动中经常会遇到各种困难和矛盾，教学秘书要运用各种协调方法，创造性地搞好协调工作，巧妙地处理和解决这些问题和矛看，使教学管理活动得以顺利开展。

3.2 提高创新能力。创新是一个民族的灵魂，也是学校的灵魂。高职院校教学秘书要紧紧跟上高等教育发展的新形势，解放思想，树立正确的意识和观念，结合自身工作努力创新，创造新方法、新措施，开创新局面，以此更好地适应知识经济时代的发展需要，推动教学管理工作。

3.3 提高计算机操作能力。高校办公已逐渐进入无纸化时代，计算机技术的全面应用有效提高了管理水平和工作效率，教学秘书要积极学习新技术、了解新软件，从机械性重复操作中解放出来，如在用EXCEL整理统计数据时多用函数、公式等，既提高效率又减少错误，在用WORD排版打印文稿时，多用邮件合并等功能，减轻工作强度，提高工作效率。

3.4 提高写作和表达能力。由于工作需要，教学秘书经常要起草一些文件、规定、通知，这就要具有一定的写作能力，要言简意赅，简明扼要；在调整课表、考务管理、预订教材、接待学生等工作中需要与工作对象反复磋商，贯彻领导的教学决策，解释学院的相关政策，传达师生对教学的建议，在上情下达、下情上达、解释原因、交涉事宜中，逻辑清晰、措辞得体、表达清楚，有良好的语言表达能力。

教学秘书是秘书队伍中的一个特殊群体，是高校教学管理的执行者。随着教学管理体制的不断进步，对教学秘书的要求不断提高，要成为合格优秀的教学秘书，必须具有强烈的事业心和工作责任感，有恒心和毅力，在工作中不断摸索、总结工作规律和工作方法，提高自身综合素质，为教育事业作贡献。

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［3］龙斌.浅论高校院（系）教学秘书的职能与素质［J］.中国校外教育（理论），2008（z1）.

［4］何斌.知识经济时代高校教学管理人员素质建构［J］.广东青年干部学院学报，2005（2）.