浅析新建高职院校教学秘书队伍建设<br/>——以东莞职业技术学院为例

浅析新建高职院校教学秘书队伍建设
——以东莞职业技术学院为例

2014-12-30陈雪梅

文教资料 2014年25期

关键词：东莞秘书教学管理

陈雪梅

（东莞职业技术学院，广东东莞 523808）

浅析新建高职院校教学秘书队伍建设
——以东莞职业技术学院为例

陈雪梅

（东莞职业技术学院，广东东莞 523808）

在新建的高职院校中，教学秘书作为学校最基层的教学管理人员，是教学管理制度的直接执行者。教学秘书是学校教务部门、院系领导、教师和学生的沟通桥梁，对于学校的上令下传和下情上达起着十分重要的枢纽作用。高职院校的秘书团队是教学管理链中的重要组成部分，直接关系到学校的管理水平和教学质量。本文以东莞职业技术学院为例，从分析教学秘书队伍建设的必要性入手，针对学院教学秘书队伍建设中存在的问题提出改进措施。

高职院校教学秘书队伍建设东莞职业技术学院

高职院校是以培养专业应用型技术人才为目标的高等教育，其创办能有效地将我国的人口压力转化为人才资源，符合我国人才强国的战略目的。新建的高职院校由于创办的时间短，学校的相关制度还不完善，尤其是在教学管理制度方面存在很大的漏洞，教学秘书队伍建设问题尤为突出。教学秘书在高职院校的发展中具有重要的作用，教学秘书工作水平的高低直接关系到教学管理质量，影响到高职院校的发展。因此，教学秘书队伍建设十分重要。

一、教学秘书队伍建设的重要性

1.实现学院办学目标的现实要求

据不完全统计，2013年全国有高等职业教育院校1646所，广东省有高职院校103所，规模居全国第四位。在高职院校林立的广东省，要实现跨越式发展，必须加强对教学的管理，而教学秘书在教学管理中起着不可替代的作用，所以加强教学秘书队伍的建设是提高教学管理水平的需要，也是将东莞职业技术学院办成具有东莞特色的可持续发展的全国一流现代化职业技术学院的需要。

2.适应激烈竞争的必然选择

近年来，珠三角地区的各大高职院校以更加强劲的势头迅速发展，而生源日益减少及产业结构的同质化等因素使各大高职院校之间的竞争愈演愈烈。作为新建的东莞职业技术学院具有创办时间短、办学特色还不明显的特点，发展形势不容乐观。所以，为了适应严峻激烈的竞争形势，学院必须通过加强教学秘书队伍的建设加强教职工队伍建设，从而增强整体实力。

3.提高教学质量的必然要求

近年来，高职院校的超常规发展，使全国的各大高职院校普遍出现失衡的状态。为了寻找一条适合东莞职业技术学院的发展道路，使其在今后的发展中立于不败之地，工作重点必须放在提高教学质量上。因为只有在追求规模扩大的同时提高教学质量，才能真正实现规模与效益的相统一。

二、东莞职业技术学院教学秘书队伍建设存在的问题

东莞职业技术学院自2009年创办以来，设立了机电工程系、电子工程系、计算机工程系、管理科学系、物流工程系、财经系、媒体传播系、艺术设计系、应用外语系、体育系及思想政治理论教学部、公共教学部等系部，学校实行院系两级管理制度。从2009年秋季开始招生，第一年招生人数就达2500多人，之后逐年扩大招生规模，至2013年学院在校生已达万名。学院每个系（部）无论规模大小，统一配备专职教学秘书一人，现有专职教学秘书12人。从总体上看，教学秘书的总量能够得到基本的保证，但从细化角度说，教学秘书队伍还存在一些问题。

1.教学秘书的缺岗

学院里各系（部）普遍存在教学秘书缺岗的现象。有的系学生有几千名，但教学秘书的数量并没有相应的增加，教学秘书的数量满足不了教学管理的需求，导致这些教学秘书整天忙碌于具体的教学管理事务，对教师与学生的管理有心无力。教学秘书的心理压力大，产生对广大师生的服务不到位的现象。繁重的工作使教学秘书产生厌倦，同时师生对教学管理时有埋怨。

2.秘书岗位的忽视

从东莞职业技术学院的教学管理实践看，普遍把教学秘书与行政岗位相混淆，认为教学秘书的工作不过是对教学事务工作的处理，每一个人都可以从事教学秘书的工作。这种看重教学而轻视管理的思想使得学院不同程度地忽视对教学秘书队伍的建设。对教学秘书这个岗位要么由行政人员兼职，要么聘用临时人员。这种对教学秘书的随意配备，是造成高职院校教学管理工作落后的重要因素［1］。

3.相关制度的不完善

东莞职业技术学院的管理制度，对教师队伍建设和辅导员队伍建设都做了明确的规定，唯独对教学秘书队伍的建设只字未提，使教学秘书队伍建设缺乏有效的制度保障，严重影响教学管理的质量和效率。另外，制度的不完善使教学秘书队伍缺乏教学与科研的提升空间，缺乏高效的培训机制，教学秘书很少有外出进修的机会，导致教学秘书的业务素质得不到提升，在工作中常常凭感觉、凭经验做事，教学管理工作效率低下。

4.秘书队伍素质的不足

笔者对东莞职业技术学院的12位教学秘书相关调查显示，整个教学秘书队伍的专业素养普遍不高。主要表现在以下几个方面：首先，从学历方面看，具有硕士文凭的教学秘书少之又少，更别提博士，高学历的教学秘书稀缺；其次，从知识结构方面看，在教学秘书招聘时，没有对专业进行规定，不少教学秘书所学专业与现阶段所在院系不对口，专业与工作要求不匹配，比如财经系的教学秘书是学外语的，艺术系的教学秘书是学管理的等，导致文、理不相容情况的产生，给教学管理工作带来困扰，增加难度；再次，从事教学秘书岗位的年限看，大部分教学秘书都是新招进来的应届毕业生，甚至部分教学秘书是从行政部门调剂过来的，在岗年限偏短，工作经验不足，而且教学秘书队伍不稳定，流动性大，使得教学秘书的整体素质相对较弱。最后，从职务职称上看，教学秘书队伍中有相当部分人员只具备初级职称，甚至个别人员没有职称。队伍力量的薄弱必然削弱了教学管理的质量，进一步制约教学管理水平的提高。

三、东莞职业技术学教学秘书队伍建设的策略

1.合理设置教学秘书岗，减轻秘书压力

在对东莞职业技术学院教学秘书的工作进行调查后发现，教学秘书的日常工作量普遍高于行政人员，对教学秘书的心理产生一定的影响。为合理优化教学秘书的工作，学院可适当地增加人员的编制，为教学秘书减压。比如，在人数众多的院系可多备置教学秘书或者聘用兼职教学秘书来减轻现有秘书团队的压力。只有科学合理地配备秘书岗位，才能真正实现教学管理工作的高效运行［2］。

2.建立完善的秘书队伍制度，提高专业素养

教学秘书在教学管理工作中肩负着沟通与协调的重任，随着高职院校的快速发展，对教学秘书的工作提出更高的要求。不仅要求其熟练地运用现代化的办公软件，更要求其具备从繁琐的教学管理工作中发现问题并解决问题的能力。要顺利地完成教学秘书工作必须具备良好的职业素养和专业知识，这就需要加强秘书队伍制度建设。制定切实可行的培训机制，有计划地对教学秘书的理论知识和业务能力进行培训，帮助教学秘书更新知识、提升综合能力，进而提高教学秘书的专业素质和教学管理质量水平。

3.建立有效的激励机制，调动秘书的工作积极性

从分析学院教学秘书的工作情况看，教学秘书的工作强度大，工作时间长，而且在长期的劳碌之后，却没有得到应有的工资待遇、职称评定、职务晋升等。这种巨大的反差导致教学秘书职业倦怠情绪非常严重，造成相当一部分教学秘书心态失衡，认为做教学秘书没有前途，没得发展，使之不能安心于教学秘书岗位工作，想方设法地离开，转岗成专职辅导员或者专业教师。针对这种现状，必须对教学秘书的岗位实行责任到人的制度，在明确教学秘书义务的同时也需要保障其权利，严格按照按岗取薪和按劳取薪相结合的奖惩制度进行教学管理工作。对日常教学秘书管理工作进行绩效考核，对于成绩显著的教学秘书给予适当的物质和精神奖励，对于态度不端正的教学秘书给予批评教育，真正做到奖罚分明，使他们真正体会到教学秘书工作的重要性，从而提高工作质量。

4.加强教学秘书之间的经验交流，弥补自身的不足

教学秘书之间由于工作性质相同，彼此之间更能明白工作中的酸甜苦辣，将他们聚集在一起进行经验交流，可以从中发现自身的不足之处和别人的可取之处，以达到取长补短的效果。所以，高职院校的教务处要经常组织经验交流活动使教学秘书释放工作压力，增强工作信心，提高工作质量。