当前城建档案管理存在的主要问题及对策解析

孙彩霞

摘要：伴随着社会的快速发展，城市化进程的不断加快，城市建设脚步的加快也给我们从事城建档案管理的工作人员带来了一些思考。如今，城建档案管理工作中的问题日渐凸显，我们在关注城建工作发展的同时也关注一下城建档案管理工作，因为城建档案管理工作是一个城市规划和建设的历史记录，是以后进行城市建设和规划的重要依据。本文分析了当前城建档案管理存在的主要问题，并提出了相应对策。

关键词： 城建档案 管理问题 对策

中图分类号：C93文献标识码： A

前言

城建档案是社会发展的产物， 是指在城市规划、建设和管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。城市建设档案是城市建设的技术成果和历史依据，但随着时代的进步， 技术的发展，城建档案工作开始面临一些新的情况和问题。因此， 加强城建档案工作， 对于了解城市建设历史， 掌握城建全貌， 总结城枣规律， 科学管理和改造城市， 加快城市现代化建设， 促进城市经济、科学、全面、迅速发展，都具有十分重大的现实意义和深远的历史意义。

一、城建档案管理主要问题

城建即城市建设，它是城市管理的重要组成部门，是以城市规划为依据并服务于城市的发展运行。而城建档案管理，即是对用于城市建设的相关档案的管理。这种档案记录的工作是我们国家的管理方式之一，它记录的方面很多，涉及城市建设的方方面面，内容庞杂。然而，现在的城建档案管理的状况不佳，存在着很多问题。

一是不建档。不建档的违法行为十分普遍。许多建设单位、施工单位、监理单位在工程建设过程中既没有专门的资料员，也没有开展工程档案的编制工作，工程竣工后也没有进行档案预验收和档案竣工验收。二是应付建档。有的单位在工程档案资料编制过程中，不按规定加盖竣工图章，不按规定标注各种数据和设计变更，以复印件代替原件；有的甚至突击编写“档案”；有的为了节省费用，不按规定作各种器材试验，不报、虚报试验资料，导致工程档案中有效的少，无效的多，残缺不全，严重地破坏了工程档案的完整性和真实性。三是不归档。在工作实践中有些建设单位虽然建了档，但不向城建档案馆报送工程竣工档案的现象在各城市都大量存在。这种违法行为产生的原因一是建设单位档案意识不强，认为到城建档案馆归档与在本单位归档一个样，而且放在本单位查阅起来还比较方便；二是因工程档案编制严重不合要求，于是干脆不交；三是城建档案执法体制还不完善，执法队伍还处于初级阶段，机构的设置和运作、人员的落实管理、执法的标准和操作都有待进一步探索和完善，以致城建档案的执法工作不能落到实处。

二、解决以上问题的措施

1、建立城建专业知识的档案管理队伍

由于城建档案管理的特殊性，更需要具有档案管理和城市建设双重知识的城建档案管理人员，这样才能加速城建档案管理的现代化进程。由于城建档案的专业性极强，因此具有对于一般公文档案的处理能力是远远不够的，必须具有城建专业知识。显然，这是目前我们城建档案行业的弱点，我们的档案管理人员的专业素质还不是很高，尤其是管理人员对于城建专业知识的掌握远远不够，因此对于现有的管理人员的专业知识培训就显得更加重要。加大对从业人员的专业知识和档案管理知识的培训力度是必须的，也是势在必行的。这是城建档案管理工作顺利进行的保证。由于城建工作的专业化程度较高，因此必须有专业的技术人员负责对城建档案从业人员进行知识培训，对城建工作的专业的门类、专业技术、专业常识等作较为全面的讲解。此外，还可以通过各种岗前培训，长期的专业知识培训等方式解决这一长期困扰城建档案管理工作的难题。

2、完善城建档案管理制度

要转变目前城建档案管理上的被动局面，必须不断健全和完善制度，依法管理。一是规范程序。建设单位在城市建设工程招标过程中，标书中要纳入城建档案的相关条目，在签订工程合同时，也应有相应的要求。二是建立档案临检制度。即由建设行政主管部门牵头，城建档案馆（室）等部门参加，对建设单位在建工程进行临时检查，指出建设、施工单位存在的问题，并下发整改通知书。三是建立档案联络员制度。建设、施工单位应设立城建档案联络员，定期与城建档案部门联系，以便明确责任，推进工作。

3、加强城建档案业务指导

城建档案馆（室）要主动协助建设、施工单位做好建设工程档案的收集、管理工作，认真履行相应的行政管理职责，改善工作方法，主动上门指导和服务，深入施工现场，实行工程全过程跟踪指导，帮助他们建立档案，掌握工程档案进展情况，超前指导，帮助解决工作中的重要问题。同时还应经常举办档案管理业务培训班。讲解档案法律法规，城建档案收集、整理、归档以及城建档案的接收内容、接收要求、移交程序等。

4、加强档案执法，把好档案验收关

加强档案法治化建设, 认真执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城市规划法》、《城市建设档案管理规定》等法律法规，并结合新形势、新情况，完善城建档案行政执法机制，加大城建档案行政执法检查力度，把好工程档案专项验收关,对不合格的档案坚决按照有关规定,提出要求进行整改，对不按规定收集、整理和移交建设工程档案的单位,严格按规定进行查处,真正把城建档案事业纳入法制化轨道。

5、推进城建档案工作的规范化和标准化

相近文件材料的重复与立卷组合的无序是阻碍城建档案工作实现规范化、标准化的最大障碍。实现城建档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现城建档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。“以我为主” 的立卷归档原则，也就是归档的文件资料要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。其要求我们在实际工作中，在严格执行国家档案管理的各项规章制度及要求的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱；二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工，要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点。在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析， 以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果；三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

结束语

总之，城建档案管理是一笔宝贵的资源财富，它真实记录着城市发展的点点历程，对于城市的可持续发展非常重要。我国城市建设档案管理中还存在很多的问题，深入分析这些问题是我们优化我国城市建设档案管理工作的前提。我们应该积极响应我国“十二五”规划，做好城市建设档案管理，为建设更美、更富强的城市做好准备。

参考文献

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