关于工程验收档案资料编撰的实践研究

王晓云

摘要：工程项目档案是在工程建设过程中形成的各种形式的真实的信息记录。早在1998年，国家档案局、国家计委就规定：没有完整、准确的基建项目档案，工程不算完工，不能交付使用。由于建设项目规模大、档案数量多，因而在建设项目竣工验收前，应先行验收建设项目档案。因此本文就当前工程项目竣工档案验收的状况结合相关的法律、法规，针对工程项目档案的特点，对工程项目档案验收的重要性和和项目档案验收的原则和要求，以及项目档案验收结果的制发进行分析。通过分析，结合我们单位加强项目档案竣工验收的一些做法，就如何更好地开展这项工作，寻找更为行之有效的办法。

关键词： 项目档案验收

中图分类号：K206文献标识码： A

通过加强项目档案验收带来的成效

这几年来，我市市政工程建设发展很快，从上到下对工程竣工项目档案验收工作也是越来越重视，使其成为工程项目验收中不可缺少的重要环节。为了加强和规范我市市政工程建设竣工项目档案验收工作，确保档案的“完整、准确、系统、安全”。我们单位依据国家和我市档案行政管理部门的有关规定和规范，制定了《建设工程文件归档范围》，在验收过程中，我们采取了以下措施，加强对我市市政工程项目档案的验收工作。

1、明确目的

建立“完整、准确、系统、安全”的档案。

2、四个坚持

（1）坚持档案验收的基本原则；

（2）坚持以相关的法律、法规为验收依据；

（3）坚持验收两步走，先进行预验收，再进行竣工验收，重点放在项目档案预验收阶段；

（4）坚持对预验收不合格的项目档案，不予通过项目档案竣工验收。

3、六个必须

（1）强调归档文件必须为原件；

（2）归档文件必须符合国家有关勘察、设计、施工、监利等方面的技术规定、标准；

（3）归档文件必须完整、真实、准确，系统，与工程实际相符合；

（4）归档时必须有竣工图

（5）归档文件必须符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》；

（6）归档时间必须与工程竣工时间同步。

4、制定方法

除了采取强有力的措施外，我们还制定了项目档案验收方法。一是与项目竣工验收同步进行，在项目竣工验收时，对项目档案进行验收；二是对项目档案进行提前验收，一般对小的项目采取这种方法，这有利于设计、施工和建设单位及时改正项目档案收集、整理中的不足，有利于确保竣工验收交工使用的如期进行。另外，对重点工程、以及大型建设项目，则采取分组验收的形式，分别审查各个阶段或各个单项工程产生的技术文件材料和图纸。工程竣工档案验收程序见图1。

图1 工程竣工档案验收程序图

（二）通过有效措施加强项目档案验收工作，明显改善了以往工程竣工验收后档案征收不齐的窘境，并引起了各建设、施工单位的高度重视，极大地促进了参建各方归档意识的提高，特别是给档案工作的管理带来了很大的变化，不同程度地提高了档案管理水平。其变化主要体现在：

1、项目档案验收已成为我市市政工程竣工验收必不可少的一个重要环节，没有通过档案验收，该工程不予通过竣工验收，不能进行工程结算，并扣留工程合同中所预留的全部工程尾款。

2、各参建单位从工程的开工起，就对相关的工程准备文件、施工文件等进行认真的收集、积累、编制和最后的归档。归档文件相比以前更加齐全、规范。

3在以往的工程建设中，形成的有价值的工程档案少之有少，一些有价值的档案往往不能引起重视，四处流失。或者归档文件鱼目混珠、杂乱无章，需要我们耗费大量的时间和精力去整理。通过加强验收后，极大地提高了档案归档数量，归档的文件也越来越规范。不单丰富了库存资源，还保留了一大批有价值的档案，方便了以后的查询利用。

4、变化最大的是：从以前的我们在找档案，到现在的档案在找我们。明显增强了工作的主动性，确实解决我们在项目档案验收工作方面的软肋、难点和漏洞。结合我们配套设施和制度的不断完善，大大提高了我们的档案管理水平。

通过上述变化，使我们在工程管理和在档案管理方面取得了不错的成效。以下事例就很好说明了我们单位在采取了有效措施加强档案验收工作是很成功的。

我们单位主要负责城市市政建设和管理，每年的工程量都很大。而在过往的工程建设中，由于各方面的原因，对工程项目档案并不是很重视，对项目档案验收工作更是嗤之以鼻。在工程竣工验收时，档案部门也只是走走过场而已。加上当时的各种制度和建立工程施工技术文件的表格都还不是很成熟，建设单位只注重工程的施工，而忽视了项目施工技术文件的归档整理。就在工程建设项目不断发展、不断扩建时，建设单位、施工单位经常要参考、参照过往工程项目的档案。但是，他们到档案馆查询利用相关的档案时，都是无功而返。例如：建设单位准备在一个开发区建设一条交通要道，想查询这条路旁边道路的排水走向和排水标高，旁边的道路就是前几年才建好，但在当年工程竣工验收时，由于项目档案得不到重视，致使大部分档案流失，档案部门并没有保存到，而且过去这么多年找也找不回来了。最后，建设单位没能在档案管找到需要的信息，只能重新勘查测量，既浪费了人力物力又浪费了宝贵的施工时间。

借鉴以往的教训，我们积极采取措施、办法来提高项目档案的归档水平，首先就从项目档案的竣工验收抓起，通过加强项目档案验收工作，建设单位在工程竣工之前都会整理一套规范的项目档案到档案管归档。现在，众多的建设项目和新建的建设项目都经常到档案馆查询利用档案，基本上都能查到所需的信息，大大方便了施工，为工程建设提供了保障。比如：

市区某学校，每到雨季学校校园就时常积水，学校大门口的马路更是积水甚深，造成学生上学困难，严重影响学校的教学工作。学校为了解决这个头痛的问题，重新整治了学校及周边的排水系统，通过初步的设计，发现了很多问题，原来这学校以前的排水系统是自己随便建的，排水管出口接到了附近居民区的小排水管道里，而且学校的排水管标高也比居民的排水管高出许多。这造成大雨的时候雨水排不出去。但是，现在学校的排水管道不能再接到居民的排水管了，即使降低标高，也是照样排不出去，只能接到附近市政道路排水管道里。当时，学校不知道附近的道路哪个位置有排水预留口，哪个预留口的距离比较近。所以学校就到了档案馆，通过查询，查到了学校大门口附近的马路的排水平面图，了解到在门口附近就有一个管道预留口，学校利用该条道路的相关档案，马上组织设计、施工，很快整治好了学校及周边的排水系统。雨季的时候，学校也不会再遭水浸了，恢复了学校正常的教学工作。

以上这些事例，都充分说明了加强工程项目档案验收的重要性。加强项目档案验收工作，无论是对工程项目的施工还是档案管理部门对项目档案的管理都起到了明显的成效。真正做到了工程项目档案源于工程建设又服务于工程建设。

结论

如前所述，项目档案验收工作是一项关键的工作环节。结合当前我国基础设施工程建设迅猛发掌之势，项目档案验收也是起到越来越重要作用，但是还需大力加强，使得各方都重视起来。针对我国现阶段工程建设的基本情况，首要的是政府应加强监督，健全工程项目档案验收体制，形成规范化的操作。档案验收部门要建立项目档案验收相关的各种规章制度，坚持档案验收和竣工验收同步进行，把握验收的各个环节，对归档文件认真审核，提高档案验收的质量控制。各参建单位也要提高认识，按照法律、法规，认真负责地对工程项目档案进行归档。

工程项目档案验收是整个项目竣工验收的重要组成部分。加强项目档案验收的工作，不但规范档案的归档水平，提高档案的归档意识，也是有利于保存、查询和利用珍贵档案，更是对工程的一种负责、对历史的一种负责。是功在当代，利在千秋的一项工作，具有十分重要的现实和历史意义。