巧用VLOOKUP和IF函数合并工作表

周 威

（无锡商业职业技术学院，江苏 无锡 214153）

Excel 是微软办公套装软件的一个重要的组成部分，它可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作，广泛地应用于管理、统计财经、金融等众多领域。Excel 之所以功能强大、应用广泛主要是其内置了非常丰富的函数，Excel 函数一共有11 类，主要有数学和三角函数、统计函数、文本函数日期与时间函数、查找和引用函数、财务函数、逻辑函数等。在这些函数中大多数人比较熟悉的是SUM、AVERAGE和COUNT 之类的常用函数，其他函数使用较少。其实Excel 中还有很多函数可以帮助我们高效、快速的完成工作，例如把VLOOKUP 和IF这两个函数结合起来合并工作表，可起到事半功倍的效果。

1 问题的提出

每到学期结束学校各部门都需要统计教师的工作量，笔者所在学校教师的工作量分两块，一个是由教务部门统计的课堂教学工作量，另一个是由其他部门如学工处、团委统计的非课堂教学工作量。有些教师既有课堂教学工作量，又有非课堂教学工作量，而有些教师只有课堂教学工作量或者只有非课堂教学工作量（如图1 和图2 所示），现在需要将两张表合并成一张表。由于两张表中的教师相互有交叉，直接复制粘贴行不通。此时如果使用VLOOKUP 函数进行查找引用，结合IF 函数就可轻松完成任务。下面我们将介绍要用到的两个函数。

图1 工作量统计表1

图2 工作量统计表2

2 函数介绍

2.1 VLOOKUP 函数

函数功能：VLOOKUP 是按列查找，最终返回该列所需查询列序所对应的值；Vlookup 函数在Excel 中广泛运用，特别是在做报表、登记数据和查找数据等方面。

函数格式：VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)

其中：

Lookup_value：需要在其中查找匹配数据的开始单元格

Table_array：两列或多列数据（用绝对地址）

Col_index_num：为table_array 中待返回的匹配值的列序号。值为1 时，返回table_array 第一列中的数值；值为2 时，返回table_array 第二列中的数值，以此类推。

Range_lookup：为逻辑值，指定希望VLOOKUP 查找精确的匹配值还是近似匹配值（如果为TRUE 或省略，则返回精确匹配值或近似匹配值。此时第一列中的值必须以升序排序；否则VLOOKUP 可能无法返回正确的值（可以事先对工作表按升序进行排序）；如果为FALSE，VLOOKUP 将只寻找精确匹配值。在此情况下，第一列的值不需要排序。）

2.2 IF 函数

函数功能：IF 函数用于执行真假值判断后，根据逻辑测试的真假值返回不同的结果，因此If 函数也称之为条件函数。它的应用很广泛，可以使用函数IF 对数值和公式进行条件检测。

函数格式：IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)。

其中：Logical_test 是一个计算结果为TRUE 或FALSE 的任意值或表达式。本参数可使用任何比较运算符。

Value_if_true 是在logical_test 为TRUE 时返回的值，Value_if_true也可以是其他公式。Value_if_false logical_test 为FALSE 时返回的值。Value_if_false 也可以是其他公式。

总之，IF 函数的第一个参数的结果为真的话，则将第二个参数Value_if_true 的值作为函数的返回值，如果为假则将第三个参数Value_if_false 的值作为函数的返回值。IF 函数可以嵌套七层，用value_if_false 及value_if_true 参数可以构造复杂的检测条件。

3 解决方法

第一步：引用工作量统计表2 中的数据填充工作量统计表1 中相应单元格。为此，在工作量统计表1 的C2 单元格输入以下内容：“=VLOOKUP(A2，工作量统计表2!$A$2：$C$21，3，FALSE)”。含义是在工作量统计表2 的A2：C21 单元格区域中查找与A2 值相同的那行所对应的第3 列的值填充到工作量统计表1 的C2 单元格。然后按住填充柄向下拖拉到C16 单元格释放鼠标。此时可以看到由于两个工作表中的人员并不全部相同，工作量统计表1 中部分单元格的值在工作量统计表2 中找不到，显示的内容为“#N/A”，如图3 所示。

图3 引用统计表2 数据

第二步：引用工作量统计表1 中的数据填充工作量统计表2的相应单元格。在工作量统计表2 的D2 单元格输入以下内容：“=VLOOKUP(A2，工作量统计表1!$A$2：$D$16，4，FALSE)”。意思是在工作量统计表1 的A2：D16 单元格区域中查找与A2 值相同的那行所对应的第4 列的值填充到工作量统计表2 的D2 单元格。按住填充柄向下拖拉到D16 单元格，同样也会有部分单元格显示为“#N/A”。

第三步：将工作量统计表1 的A1：D16 单元格区域复制并选择性粘贴到一个新工作表中（在选择性粘贴时选择“数值”），再将工作量统计表2 的A2：D21 单元格区域也选择性粘贴到该工作表，使两张工作表的数据合并在一起。

第四步：在新工作表中选择C2：D36 单元格区域，使用查找替换功能将“#N/A”删除。

第五步：在新工作表中按工号作升序排序，可以看到由于两张表中的人员有部分重复，所以此时新工作表中有部分人员出现了两次，因此要想办法删除重复记录。

第六步：在新工作表的E1 和F1 单元格分别输入“重复否1”和“重复否2”，然后在E2 单元格输入以下内容：“=IF(A3=A2，“是”，“否”)”，拖拉填充柄到E36。选择E2：E36 单元格区域，选择性粘贴到F 列（选择性粘贴时选择“数值”），如图4 所示。

图4 选择性粘贴

第七步：在新工作表中删除“重复否1”列，然后按“重复否2”字段作升序排序，可以看到从第29 行开始到36 行都是重复的记录（如图5 所示），删除这些记录，再删除“重复否2”列，并将工作重命名为“合并”，至此问题就解决了。

如果要查找替换的数据是按行排列的，那么与VLOOKUP 相类似可以用HLOOKUP 函数来完成。通过以上例子我们看到利用Excel 提供的函数可以帮助我们解决很多实际问题，把几个函数结合起来更是可以成倍地提高工作效率。

图5 标记重复记录