关于煤炭资源技术档案管理信息化的探讨

2014-12-17刘霞密山市安全生产监督和煤炭管理局黑龙江密山158300

决策与信息 2014年36期

刘霞密山市安全生产监督和煤炭管理局黑龙江密山 158300

关于煤炭资源技术档案管理信息化的探讨

刘霞
密山市安全生产监督和煤炭管理局黑龙江密山 158300

当前，信息化已经基本上覆盖了经济发展与社会进步的各个领域，煤炭作为我国的主要资源，为经济迅速发展奠定了重要的基石。而档案管理是企业管理工作中不可或缺的重要组成部分，对资源的充分、合理的使用有着很大的帮助。煤炭资源技术档案管理既可以有效的减少煤炭资源的浪费量，又可以完善资源利用技术。所以，关于煤炭资源技术档案管理信息化的探讨是非常有必要的。本文就煤炭资源技术档案管理的信息化加以探讨，并找到合理的实现方案。

煤炭资源技术；档案管理；信息化

随着我国经济的快速发展与技术的不断进步，煤炭资源也在不断的开采利用，这对我国日后的发展起到了严重的阻碍作用。为减少煤炭资源的使用，开发新能源，在有效的使用煤炭资源的同时管理煤炭资源与技术，我们需要将现有煤炭资源与技术进行全面统计，建立煤炭资源技术档案并对其进行管理。由于时代的进步，还需要将档案管理信息化，以便更好地了解煤炭资源现状、调用数据资料。因此，我们需要认识到煤炭资源技术档案管理信息化的重要性。

1.档案管理信息化的必要性

随着数字信息化与网络的快速发展，任何企业或者事业单位对于档案管理的信息化也是非常有必要的，这与企业的效率与竞争力密切相关。现如今，信息化已经基本上覆盖了所有的层面，我们需要利用信息化技术与手段来实现各种档案管理。煤炭资源是我国必不可少的经济发展资源，我们依靠着煤炭资源不断的发展壮大国力，所以对煤炭资源技术档案的管理是及其必要的。煤炭资源技术档案管理的信息化能够及时整合与分析档案信息，构建丰富的信息化资源并实现资源的共享，有利于煤炭资源的有效利用。

2.当前我国煤炭资源技术档案管理信息化现状及存在的问题

2.1 认识、理解不到位。随着科技的不断发展，经济和社会形势在逐渐的趋于良好。为了更好地、有效地利用煤炭资源技术，煤炭资源技术档案的建设与管理变得尤为重要，煤炭资源技术档案管理的信息化也成为我们不可忽视的一部分[1]。但是在实际工作中，由于领导人员与工作人员认识的不足，造成网络信息技术应用的缺乏，再加上煤炭资源技术档案管理的基础建设较为落后，而且煤炭资源技术档案管理信息化的发展起步比较晚，最终导致煤炭资源技术档案管理信息化这一过程较难实现。工作人员无法充分理解煤炭资源技术档案管理信息化的重要性也是信息化过程中的一大问题。

2.2 基础设施与资金投入不足。煤炭资源技术档案管理的发展历史较为短暂，基础设施的建设尚有许多缺乏，再加上投入资金的有限以及煤炭资源技术档案信息化建设的局限性等诸多原因，使得煤炭资源技术档案管理信息化得不到重视。上级领导虽提倡加大档案管理信息化的建设力度，但基本不给于实质性的支持，基本上很少投入人力与物力来发展档案管理信息化。由于基础设施与资金投入的不足，以及管理层面的无人问津，造成煤炭资源技术档案管理信息化一直处在基础环节，无法进行突破，也无法获得实质性的进展。

2.3 档案管理不规范，信息化不完善。档案管理是需要档案材料作为底档的，档案材料的归档工作是档案管理信息化的基础，这是非常重要的。虽然，国家及各级管理部门已经对档案材料的归档做出了明确的管理规定，但实际的实施效果还是有点不尽人意。煤炭资源技术档案管理信息化的建设与发展是以档案材料的管理为基础[2]的，是通过将档案材料转化为程序语言，用信息化的方式建立一个数据库来实现的。档案管理的不规范使得各种资料收集不完全，造成档案材料排列不规范等问题，影响了档案管理信息化的发展进程。

2.4 档案管理信息化综合开发利用率低。在日常工作中，煤炭资源技术档案管理信息化为煤炭资源技术的应用与发展提供了便捷，但其综合开发利用率较低使得煤炭资源技术档案管理信息化较难被合理有效的使用。目前，一些基层的煤炭资源技术档案管理部门不能适应当前形势的发展需求，存在档案材料长期保存却不对其加以利用的现象，档案的被利用率非常低。造成这种情形的原因可能是由于档案管理部门很少主动的了解社会的需求，不组织人员进行深度研究与开发，以及不能正确的处理好利用与保密的关系，从而使得档案管理信息化的综合开发利用率较为不理想。

3.各种问题的解决方案

3.1 落实档案管理信息化制度。煤炭资源技术档案管理信息化的建设与发展需要相应的制度来协调。国家及各级管理部门需要将煤炭资源技术档案管理信息化提上日程，将档案管理信息化纳入到整个煤炭资源技术管理的总体规划中，为煤炭资源技术档案管理信息化的建设提供较大的发展空间。俗话说，无规矩不成方圆。科学合理的制定档案管理信息化制度，抓好档案管理信息化制度的完善与落实，可以有效地提高档案管理信息化水平与煤炭资源技术档案管理信息化的实现。

3.2 加强档案管理信息化建设。为推进档案管理的信息化，各级管理人员需要首当其冲的对档案管理的重要性进行肯定，还需要进一步鼓励各级人员学习相应的信息化技术、原理与应用。档案管理信息化的建设是任何资源档案信息化的重要环节，是资源档案管理信息化的基础，加强档案管理信息化的建设是非常有必要的。这一目的可以通过开发计算机技术与软件的使用来实现，也可以建立数据模拟[3]系统，加强档案管理信息化的建设为煤炭资源的可持续使用提供了可能。

3.3 提高人员的素质与管理水平。档案作为信息资源的重要组成部分，其发展与进步主要取决于档案管理工作人员的基本素质。档案管理工作人员需要具有责任心，只有拥有强烈的事业心与责任感才能全身心地投入到工作中，才能认识到档案管理信息化的重要性。煤炭资源技术档案管理是一门专业性极强的工作，既需要工作人员有良好的职业道德，又需要其掌握一定的专业知识。因此，档案管理人员既需要有一定的计算机基础，又需要懂煤炭资源技术的相关知识，还需要有极强的责任心，只有这样才能很好的适应档案管理信息化的工作。

3.4 提高档案管理信息化综合开发利用率。煤炭资源技术档案作为一种我国的资源档案，在国家发展与进步上占据着极其重要的地位。在一定程度上，煤炭资源档案信息[4]是可以被开发利用的，煤炭资源档案信息的被利用既可以获取一些经济利益，又可以为煤炭资源的有效利用寻找方向。档案管理部门可以主动宣传，吸引需要数据的人们前来查找；还可以对各种档案资料进行分析研究，深度开发；对煤炭资源档案的保密顶级规定加以协调，找到一个适度的范围并加以调整。如此一来便可充分的提高档案管理信息化的综合开发利用率，为煤炭资源技术档案管理信息化奠定基础。