建筑工程档案管理中信息化建设方法

2014-12-17宋小霞广州市第三建筑工程有限公司

决策与信息 2014年36期

关键词：档案管理建筑工程信息化

宋小霞广州市第三建筑工程有限公司

建筑工程档案管理中信息化建设方法

宋小霞
广州市第三建筑工程有限公司

在建筑工程中要重视档案管理工作，加强档案管理的信息化。档案管理对建筑工程具有重要的意义，建立信息化档案管理可以更好的发挥档案的作用。本文对建筑工程档案管理中的信息化建设进行了探究，寻找有效的建筑工程档案管理的信息化建设方法。

建筑工程；档案管理；信息化建设

我国的城市现代化水平正在不断的提高，与此同时，建筑工程建设发展的也十分迅猛。同时，建筑工程从数量上和规模上都实现了飞速的提升，原有的室藏档案已经不能满足当前建筑工程档案管理的需要。建立档案的信息化管理，能够有效的提高档案管理的效率。

1.档案管理信息化建设简介

在建筑工程中，档案管理是一项重要的工作，档案要对建筑工程中的各种信息进行记录，是建筑工程的珍贵资料。随着信息技术的进步，档案管理也要在原有的基础上进行信息化处理，这种信息化处理就是档案管理的信息化建设。在不改变原有的档案信息的前提下，利用现代化技术手段来对档案信息进行信息化处理，使之能够与其他社会信息进行融合[1]。

2.当前我国建筑工程档案管理的信息化建设中存在的问题

档案管理的信息化建设是提高建筑工程档案管理水平的重要方法。然而当前我国建筑工程档案管理的信息化过程中还遇到了很多阻碍因素，影响了档案管理的信息化。

2.1 缺乏高素质的档案管理信息化人才

档案管理的信息化建设中首要的困难就在于缺乏高素质的档案管理信息化人才。人才是一切工作的根本，然而很多建筑工程企业都面临着高素质的档案管理人才缺乏的现象。很多档案管理人员都是身兼数职，其整体素质不高、档案管理的水平有限，加之对计算机以及信息技术的使用能力较差，难以适应档案管理的信息化建设。

2.2 缺乏有力的制度保障

建筑工程企业往往对档案管理工作不够重视，在档案管理的信息化建设中也没有建立相应的管理制度，或者管理制度缺乏执行力度。这就导致了档案管理信息化的过程中得不到制度的保障，很容易出现纰漏。出现问题之后也难以进行有效的责任追溯。

2.3 资金投入不足

建筑工程企业普遍不愿意将资金投入到档案管理信息化建设中来，认为其资金的回报率不高。而没有资金支持，就无法引进信息化建设的设备和人才，给档案管理的信息化建设带来不利的影响。

2.4 企业领导不重视档案管理的信息化建设

建筑工程企业的领导对档案管理缺乏重视，导致在很多建筑工程竣工之后才发现工程资料出现错漏现象，在档案移交、整理和归档中经常由于疏忽而出现问题。这就给档案管理的信息化带来了更大的难度。

3.如何进行建筑工程档案管理的信息化建设

建筑工程的档案管理信息化建设是时代发展的需要，也是建筑工程企业发展的需要。针对当前出现的建筑工程档案管理的信息化建设中出现的一些问题，要积极采取有效措施，不断推进建筑工程档案管理的信息化建设。

3.1 转变思想，提高重视

建筑工程企业的领导对建筑工程档案管理的信息化建设的推行有着关键的作用。建筑工程企业领导要树立档案管理的意识，认识到通过信息化建设可以进一步提高档案管理水平，对于企业的发展有着重要的推动作用[2]。要提高档案管理部门在整个建筑工程企业中的地位，建立健全档案管理制度，为档案管理的信息化建设提供制度保障。

3.2 档案管理的信息化建设要规范化

档案管理信息化建设有两个主要工作，一个是利用信息技术手段，将原有的室藏档案转化成数字化信息存入计算机，另一个是通过计算机接收新的电子文件信息[3]。无论是哪方面的工作，都要做到规范精细。工作人员要严格相应的标准和规范，例如数据处理格式标准、字符内部编码标准、数据交换标准和信息输出标准等等。保障信息化建设井然有序、规范严谨，避免出现重复建设和错误建设。档案管理人员要提高档案数据的质量，建立数据审核制度，建立数据输入之前的校对审核制度，保障其数据的准确性。

3.3 提高档案管理人员的综合素质

任何工作都需要人来完成，档案管理人员的综合素质和业务水平决定了信息化建设的质量和效率。建筑工程企业要对现有的档案管理人员进行信息化技术培训，提高他们对档案管理信息化建设的认识，提高其信息建设的能力。信息化档案管理与传统的档案管理的方法截然不同，建筑工程企业要对现有的档案管理人员进行考核，确定其具备相应的信息管理能力才能上岗。此外，还要重视高素质人才的引进，建设一支强有力的档案管理信息化建设队伍。

3.4 注意档案管理信息化的安全性

对于建筑工程企业来说，档案的安全关系着建筑工程的安全和企业的效益。在进行档案管理信息化的建设过程中，要对档案的安全性引起足够的重视。传统的档案管理安全措施已经不能适应信息化的档案管理。信息技术在档案管理中的应用在带来便利和效益的同时，网络环境的脆弱性也给建筑工程企业带来了潜在的威胁。建筑工程企业要采取有效的安全策略，进行安全方面的技术研究，保障档案的安全性。例如可以对网络权限进行控制、对入网访问进行控制、对属性安全进行控制、对网络服务器进行安全控制等等，还可以控制网络节点和端口、控制防火墙、进行信息加密等等。

档案的安全是信息化建设中一个严重的问题，除了网络威胁之外还要注意计算机硬件损坏造成档案丢失的情况[4]。因此，建筑工程企业要注意对工程施工的关键档案信息进行异质保管和备份，避免由于计算机损坏为丢失关键的工程信息，给企业造成不可挽回的损失。

3.5 提高档案管理信息化建设的效益

档案管理的信息化建设需要大量的资金和人力的投入，购置相应的信息化设备、培训和引进相关人才。对于中小建筑工程企业，在档案管理信息化建设中要注意实效性。对于财力有限的建筑工程企业，要在其资金许可的前提下做好论证和调查工作，保障网络结构、软件开发和硬件配置等工作的一致性，以提高软硬件资源的利用率。要对有限的资金进行合理的使用，优先发展信息化建设中的关键部位。软硬件资源要做到不仅能满足建筑工程企业当前规模下的档案管理信息化要求，还要能够适应将来的发展趋势。这样一来避免了频繁更新信息化软件和硬件设备给建筑工程企业带来了资金负担，提高了档案管理信息化建设的效益。

3.6 建筑工程企业各部门之间要做好协调工作

档案管理的信息化建设绝非一个团队、一个部门就可以独立完成的工作，其需要基础设施的投入、管理规范的完善和数据库的建设，这就需要建筑工程企业在设备、人才、资金、技术等方面都给予有力的支持。档案管理牵涉到整个建筑工程的方方面面，建筑工程企业内部的各个部门都要重视这项工作，对于档案管理信息化建设的要求要尽量满足，积极配合档案管理部门的工作。档案管理人员也要与各部门进行有效的沟通，取得各部门的支持。