如何做好科技档案的安全管理

李晨光

中国航空工业空气动力研究院 黑龙江哈尔滨

如何做好科技档案的安全管理

李晨光

中国航空工业空气动力研究院 黑龙江哈尔滨

文章对如何做好科技档案的安全管理作了说明。

科技档案；安全管理

科技档案是科学技术档案的简称，是在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、证书、声像资料等科技文件材料，必须进行有效地安全管理。

一、提高档案管理人员的保密意识

要站在国家安全的高度，切实重视和不断强化档案的保密工作。要加大档案保密宣传工作的力度，通过对《档案法》、《保密法》相关知识的学习，多渠道、全方位地宣传档案保密工作，强化保密法制观念，把安全责任意识贯穿于档案工作的始终。

二、加强科技档案库房管理

科技档案库房的科学管理是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

1、档案库房要配备防盗门、铁栏窗、报警器、电子监控设备等基本的防盗设施，并随时做好各项设施设备的检修、维护工作。

2、指定专人负责库房管理，落实“双人双锁”等库房管理制度，无关人员一律禁止入内。

3、增强特殊介质的安保工作。如对不易保管的磁盘、光盘等存储介质配备专用的档案防磁柜，对容易破损的硫酸纸图等重要档案配备好防潮、增湿设备。

4、坚持日常监督与重点检查相结合，不定期组织安全检查。及时发现和消除档案库房的安全隐患，做到及时检查、及时清理，采取有效措施，堵塞危及档案安全的漏洞。

三、强化科技档案日常管理监管

科技档案部门必须在调查研究的基础上，加强统筹规划，做到职责明确，确保科技档案在生成、流转、归档、利用过程中的安全。首先，建立完善的档案生成制度。科技档案管理人员必须对每次收到的科技材料进行分类、登记和整理，保证档案的完整、齐全。对所有档案都必须编目成卷，以便保管和利用。为防止遗失，建立档案移交（接收）登记簿，并认真做好登记工作。制定细致完善的档案阅览制度、外借制度、复印制度等利用制度。此外，要强化档案利用制度的执行效果，借阅人要遵守保密制度，严禁转借泄密和以个人名义向外单位转让科技成果；科技档案须在阅览室借阅，原则上不外借，特殊情况要借出的，应有直接领导、项目负责人签字，履行登记手续，填写借阅卡及借阅簿。科技档案使用完毕后应及时核对，检查和维护，不能私自撕拆、涂改，更不得缺页少项；借阅的档案要保管好，不能丢失，发现问题应及时查明原因，进行补救并追究其责任者的责任。

四、确保科技档案信息安全

随着数字技术、信息技术和网络技术对社会经济发展辐射作用的日益增强，科技档案管理也必须走向信息化。首先要做好科技档案信息管理系统的设计和维护工作。科技档案信息管理系统主要以全文内容、采编与转换的音视频等多媒体资料和档案目录为管理对象，利用海量全文数据库技术、数据加密和压缩存储等技术，实现从原纸质档案数据化、档案接收、整理编目、档案移交到档案阅读管理和档案利用全过程的计算机管理，达到对科技档案的目录、文、图、声、像等多媒体档案统一管理。进行系统维护时，应着重做好内外网分离工作，对内外网服务器部署好防火墙，并定期进行病毒、木马查杀工作。其次，要加强电子档案的安全管理。主要做好防磁、防损坏工作，并可以复制副本或异地保存。存储在网络数据库中的科技档案资料电子档案。在借阅方面要做到了以下几点：一是所借的电子档案项目与正在实施的项目内容相同，并主管领导及项目负责人批准，方可借阅。二是具体情况具体分析，不可以无原则地向所有使用者提供全部利用方式。三是严格控制档案管理人员和用户的不同权限。对档案进行分类，不同的档案类型给予不同密级，重要电子档案的信息内容应进行加密处理，对案卷及图纸、文件进行加密，每个案卷都有一个密级。阅览科技资料电子档案的计算机不可复制资料。四是严格控制档案管理人员或者档案用户访问的档案类型。每个用户都有一个权限级别与密级对应，只有权限级别高于或等于档案密级的用户才能查阅和借阅该案卷。