浅论信息化建设发展对事业单位档案管理工作的现实意义

何建茹

松原市住房公积金管理中心 131100

浅论信息化建设发展对事业单位档案管理工作的现实意义

何建茹

松原市住房公积金管理中心 131100

随着信息技术的发展，信息化的管理方式已被广泛地应用在社会企事业单位及各行业领域当中。不论是在宏观战略的决策上，还是精细的业务流程管理中，无一不渗透出信息化应用的痕迹。住房公积金及其管理中心作为我国住房制度的改革成果，伴随着居民住宅刚需消费的不断升温，其对改善住房条件等多方面的作用也日趋明显。住房公积金制度自建制以来所发挥的社会功用毋庸置疑，但其在信息时代下有如使用率低、资金风险较大以及内控缺失等相关管理弊端也逐渐凸显，加上住房公积金业务的不断扩张与住房金融市场竞争加剧，如何借助现代科技手段辅助管理，已然成为当下住房公积金管理部门亟待解决的一大难题。本文通过对事业单位档案管理工作的解析，例举了当前档案管理过程中出现的几例典型问题，并就信息化技术推广对内部档案管理的得益展开探讨，以期对我国住房公积金体系稳步发展提供有益参考。

信息化管理；事业单位；档案管理

前言

信息化的运用能够帮助企业快速、敏锐地洞察市场环境的变化，及时地作出应对机遇与挑战的最佳方案，是企业的实现价值最大化的有效途径之一。借助数字化的信息技术管理能够很大程度上降低传统纸质化管理的运营成本，使得内部档案管理制度更为规范以及档案管理工作效率提高，对事业单位其他经营活动的有序开展有着重要的现实意义。

一、事业单位管理职能工作重要组成——档案管理

1、档案规范管理的内涵。通常意义是指社会企事业单位、各级机关在日常管理活动中，由相关人员通过对内部凭证、报告等资料进行整理、立卷、归案等管理工作，来确保内部档案能够得到妥善保管、有序存放、便于查阅利用以及防毁损、散失和泄密等系列管理。

2、档案管理工作范围。主要由四个方面组成，一是形成内部档案的收集整理阶段的前期准备工作，二是基于准备后期的档案存放与保管工作，三是针对档案在实际应用上的具体管理工作；四是内部档案的安保管理阶段。

3、内部档案的作用。内部档案是内部凭证、内部报告等相关于内部信息专业资料，是记录和反映单位业务的重要史料和证据。作为国家档案的关键组成部分之一，同时也是各事业单位及其部门的重要档案，其充分反映和记录了一个单位的发展，透过其能够清晰查看每一单位的每一项业务的发展进程，检查单位是否存在着风险隐患以及发展潜力，还能够为单位的经济发展规划目标及经营决策提供参考依据。

二、事业单位档案管理工作过程中存在的典型问题分析

1、与现代信息技术相比较，传统内部档案利用率及价值偏低。目前内部档案从生成到管理整体流程，还是主要采用纸质文件的模式向档案部门移交，这期间形成的内部资料含有大量的内部凭证类、报告类等资料信息，沿用传统的档案管理模式来整理、归档、借阅、查询、保管、销毁等各个环节都将耗费很多人力物力，不仅造成大量存储空间的浪费，也导致人工成本的无谓支出，增加整体管理难度之余，也让档案的利用价值趋于下降。

2、信息化技术组建与管理中，电子信息安全问题日益严峻。信息化背景下的电子档案的生存全然需要计算机、存储器、网络媒介等信息系统的技术支持，但是网络化的同时也会带来风险，电子档案的安全问题显然是亟待解决的。笔者在工作实践中发现，目前普遍存在的信息化技术安全典型问题主要是信息化档案在保留数据的同时，也保留了其他相关的资料信息，导致其他资料需要承受恶意篡改或抄袭的安全风险；其次是技术层面上的问题，比如安全漏洞，当一台服务器出现故障时的结果可能会是整个网络系统陷于瘫痪状态，甚至是出现硬件设备的损坏、数据丢失等重大事故；再者是管理层面的人为操控安全，比如人为的恶意篡改电子档案相关信息，蓄意破坏或是隐瞒信息事实等行为都会造成档案数据的失真，给档案管理工作开展带来极大阻扰。

三、信息化技术建设与发展对内部档案管理的得益所在

其一，能够在一定程度上提升内部档案管理人员的素质。以住房公积金管理中心为例，单位内部档案管理主体通常都是是档案管理人员，定期对该部分人员开展公积金业务培训，使之能够全面掌握和熟练运用信息化管理技术和方法，比如操作计算机技术的相关技能等，从而充分意识到档案管理工作在公积金管理体系中的重要位置，为住房公积金体系档案管理工作得以有序发展做好积极准备。

其二，巩固内部信息安全的防范工作，建立科学、合理的归档、保管、查阅等相关制度规范，完善信息化管理的应用系统的操作流程、数据库的日常保养维护与备份工作制度。需要注意的是，要格外注重对网络安全保密工作规范的设立，设定如访问限制、防火墙、信息加密、防御病毒、数据备份与恢复等安全措施，尽最大努力以防止篡改、恶意复制等风险事件的发生，确保住房公积金体系内账户信息资料的安全和完整。

其三，强化档案保管工作建设。内部档案在经过扫描提取和电子成像等信息化处理技术后，可以快速地将采集的数据转化，再借助网络化数据管理检索等手段完成信息化管理，以促使住房公积金内部档案的管理与利用变得更为方便快捷。值得一提的是，采用信息化处理后的住房公积金档案，无须再对原始凭证附件重复翻阅、复印等，省却了人工之余，也对原始资料起到了保护作用，预防了人为磨损与破坏。

[1]刘智勇，张学文.对我国现行档案行政管理体制的反思与完善[J].档案学通讯,2008.(3)