工程竣工后的档案整理与移交探讨

2014-12-12钱芹

决策与信息 2014年30期

关键词：整理工程项目单位

钱芹

广东电网有限责任公司茂名供电局广东茂名 525000

工程竣工后的档案整理与移交探讨

钱芹

广东电网有限责任公司茂名供电局广东茂名 525000

现代电力企业档案管理中工程竣工档案占据十分重要的位置，但竣工档案的移交工作又是企业档案管理的一项重要环节。长久以来，一些电力工程项目的管理是由施工单位、监理部门、建设单位等等项目工作人员在工程项目竣工之后将其分别交给档案室进行管理的。本文就工程项目竣工之后档案整理与移交工作进行了一些谈论分析，并提出相关管理措施。

工程竣工；档案；管理与移交；探讨

一、电力工程项目竣工之后档案的整理工作

企业想要有效保障工程项目的施工质量，就一定要对竣工档案进行有效管理，保障竣工档案的完整、准确等一些基本要求，这就一定要做好竣工文件材料的形成、积累、管理工作。

（一）需建立施工秩序管理标准，并以此为依据对项目全过程进行检查管理

电力工程项目在建设过程中，一定要制定相应的标准、规范进行管理，并且这也是工程项目开展过程中一定要遵循的，是进行项目建设的关键部分。这一过程有效规定了工程项目施工步骤、阶段的整个过程，规范了每一阶段、步骤的工序以及需要完成的任务并形成相应的竣工文件，并对各种竣工文件的表述、编制制定了相应的办法。所以，工程项目的建设秩序以及相关规定、标准，不仅是项目建设单位、设计单位以及施工、监理单位进行施工的重要依据，又是竣工文件形成的基础。

（二）抓住关键环节，做好竣工文件形成、积累以及管理工作

工程项目在施工之前的准备、结束阶段的时候，往往是竣工文件形成、积累的一个重要环节。在工程项目准备的时候，对于电力工程项目可操作性研究工作、项目实施评估以及初步项目设计等等，大多是施工技术人员进行的，或者是并没有建立相关研究部门，或者是该部门人员流动性太大不够稳定，或者是该部门工作人员缺乏相应管理经验，或者是相关管理经验不够等等方面的原因，使其往往对竣工文件的形成积累工作不够重视；在工程项目结束阶段，是人员流动性较大的一个阶段，一些工作人员往往手上的工作并没有完成，就被调到新的工程项目上去了，致使竣工项目文件出现无人过问或者是推脱局面出现。针对这样的发展现状，工程项目在前期准备阶段的时候，就是竣工文件形成与积累工作的开始，并且这一阶段形成的竣工文件大多较为重要，例如各种依据性文件、基础性文件等等；在工程项目结束阶段，是竣工文件形成、积累的最后过程，这时候竣工文件将会全部形成、归总，最后进行系统整理、归档，并且这一阶段是竣工文件形成与积累最为关键的一个环节，是最后出成果的一个环节。

（三）实行三纳入，保障竣工文件形成与积累能够制度化

就竣工文件的形成与积累来说，一定要对其进行有效管理，最基本的措施就是实行“三纳入”政策，要将竣工文件的形成与积累作为一项计划纳入相关工程秩序职工，并明确相关岗位人员的职责。“三纳入”从根本上来说，就是加强管理人手，使竣工文件的形成积累能够制度化。

（四）进行科学有效的管理工作，不断细化每一步骤

在进行竣工文件的管理归档时，必须要遵循“统一领导、分级管理”的处事原则，项目建设单位以及勘察设计、科研管理部门以及新技术适应单位、工程项目施工以及监理单位、工程质量检测评价单位等工作部门一定要各尽其职，负责自身竣工文件资料的管理，并对其进行整理。在交工之后，可由项目建设企业（业主）进行收集，并接收全部竣工档案管理，工程竣工验收之后将其移交给相关管理运营单位。使竣工文件的形成、管理、整理工作能够有效进行。

二、工程项目竣工之后档案的移交工作

（一）重视档案管理工作、提升档案管理意识

首先重视档案管理工作应从领导做起，然后由上往下，层层带动，并有计划、有制度、有责任的进行。在基建工程项目的管理中，应该对相关档案材料提出要求，并将其纳入基层人员的责任范围之内，做好集中管理工作，并由专人进行负责，另外，基层部门必须要有专门人员负责建设档案的管理，确定相关责任人，只有这样才能够不断加大执法力度，保障档案工程项目工作效率。并且档案管理工作人员应该具备档案管理意识，了解到工程档案管理的重要性。一些工作人员在进行工作的时候对档案管理工作不够重视，究其根本原因是因为对档案的重要性缺乏正确认识工程档案是单位总体布局以及远景规划，是后期项目维修养护的重要依据。另外要加强档案管理宣传工作，使所有人都能够感受到档案的重要性，所以，档案管理部门一定要定期搞一些档案宣传活动，使相关工作人员能够了解到档案管理重要性。并且还可以建立工程档案奖惩制度，并积极调动工程档案管理人员的积极性，制定相应的档案管理制度，使其有规可循，对于工作不认真的人员要进行批评、处罚，对于工作完成较好人员，给予表扬、奖励。

（二）完善档案移交制度，及时整理、移交工程档案

工程项目建设单位在项目建设初期的时候就应该按照国家有关规定及电力企业有关规定，并结合实际工作情况对档案实施管理，并制定相应的档案管理制度，明确相关设计单位、勘察单位、施工以及建设单位的职责，规范档案资料的管理收集，保障工程档案能够顺利移交。对于工程量较大的项目，特别是一些周期较长的工程应该实行分期分阶段移交，不然这些档案最终整理归档工作将很难进行下去。相关工作部门可以依据实际情况进行项目移交工作，这样就能够有效解决大型工程项目保存困难问题，也保障工程项目中对原始资料的查阅。另外，档案管理工作一定要重视日常积累，相关档案管理人员一定要具有强烈档案管理意识，时刻谨记有价值的档案，保障其不会遗失。当一个工程项目结束的时候就应该及时将其整理完善，并尽快移交，不能够拖延。建立企业资信管理，对于拖延移交档案、或者档案质量太差的单位，利用承包商扣分制度，对违反规定的单位进行扣分，对以后进行工程招投标评标过程根据企业资信情况扣分严重单位进行淘汰，或者禁止该单位投标。

（三）将工程建设与档案管理工作相结合，实现档案管理一体化

在进行工程项目管理的时候，档案管理部门一定要积极与建设部门相结合，一起做好建设工程竣工归档工作，要落实“三个到位”首先，明确档案工作的分管领导办事到位；其次，制定项目责任人员工作到位；最后，落实项目施工人员以及安装编制竣工技术资料等人员到位。相关工程项目档案管理人员一定要对档案整体工作具有一定了解，然后有意识进行获取，将工程项目建设、竣工验收等等工作进行有效联系起来，建立完善的管理制度，并对档案管理实施全程监控。在进行工程项目管理的时候，应该将档案管理工作纳入工程管理各个阶段，并由档案管理人员参与到项目设计之中，明确其责任人。