刍议现代办公自动化中计算机的应用

2014-12-09眭峰平

无线互联科技 2014年11期

关键词：办公自动化计算机技术应用

眭峰平

摘要：作为推动社会进步，提高人们生产生活效率的重要手段，计算机技术日益得到广泛使用。本文针对现代办公自动化情况进行了大致分析，并对相应的计算机技术的合理运用进行了讨论，以供实际工作参考。

关键词：办公自动化；计算机技术；应用

合理运用计算机技术提高现代办公自动化，可有效提高企业日常工作效率，提升办公灵活性，有力推动企业可持续发展。

1 现代办公自动化中计算机技术的重要性

1.1 促进办公环境的优化与扩大

传统式办公室极容易受到时间、空间的约束，便利性较差，但应用计算机技术后，可以随时随地进行办公。另外，应用了计算机技术的办公环境，得到充分优化，在摆脱以往繁杂的人工操作的同时，也能够强化企业内各部门人员的相互协作。在内部办公信息交流过程中，各人员的意见交流均可以实现动态化、实时化。

1.2 提升办公效率，减少办公成本

随着信息时代的到来，企业发展对办公效率的要求更为严格。在应用计算机技术的同时，企业可以在办公过程中及时掌握最新和最具价值的信息，高层管理人员也能够根据这部分信息及时进行相应的决策，办公效率得到充分提高。除行业内部最新新闻与政策外，计算机办公环境下，还可以全面满足员工想要了解的信息，各部门人员均可以使用计算机办公系统，随时查询相关信息，与以往传统式工作方法相比更为便捷。

另外，传统办公中，各部门人员的相互沟通以及调配也需要投入一定成本，但是在计算机办公环境下，只需要使用邮件、企业QQ、内部论坛等网络交流工具，即可实现双向交流沟通。在提高办公效率的同时，还避免了纸质文档交流等办公方式的资源消耗，使得办公成本有效减少。

1.3 提升企业潜在资源利用率

传统式办公，因为会受到各方面客观条件约束，使得企业在长期发展过程中所累积的宝贵资料无法得到有效保存，也可能出现部分保存好的资料积压过久，查阅过程较为繁杂，可利用性较低。若采用计算机办公，则可以有效解决以上问题。

通过将运营过程中的采购销售等信息录入计算机办公管理系统当中，可以充分整合企业内部信息，使得企业各部门人员在工作过程中可更为便捷的提取并使用相关信息。另外，公司在运行过程中所留下的宝贵历史资料，也能够得到有效储存，为公司的可持续发展提供有力参考。

2 现代办公自动化中计算机技术的合理应用

2.1 现代办公自动化中计算机技术的实际应用

2.1.1 信息数据的处理

现代化办公管理工作当中需要对数据进行强化定量分析，即对相关数据进行基础整理。作为办公处理的中心工作之一，需要使用计算机技术对各类信息采取过滤、分类等相关处理后，使信息更具时效。

信息数据处理中应用计算机技术又分为两种情况。一种是针对文字类资料的处理，属于基础性办公工作，主要是利用word或者excel表格等office编辑工具，对文字类资料进行整合处理，完善其排版，使得文字类资料更为简洁明了，促进办公效率的提升。另一种，是针对图像类资料的处理，可使用PPT类软件对统计图形进行整合，也可以利用计算机技术中的图像处理功能，对平时工作中的照片等图像进行处理。

2.1.2 为决策提供参考与辅助

利用计算机整合收集各类信息后，可对其进行较全面的分析处理，并针对企业未来发展进行预测，利用计算机技术可使得这一过程更为直接，方便企业管理，提高决策有效性。

2.1.3 网络通讯功能

随着现代办公自动化的深入发展，网络通讯技术逐渐成为其重要组成部分，利用网络通讯系统可使得企业各部门得到更为密切的联系，尤其是部门间的各类信息共享方面，在促进各类办公资源利用率的同时，也可以使得企业内外信息交流更加及时有效。

常见的网络通讯功能包括计算机会议等等，利用平板电脑等各类通讯设备，即便是各部门人员不在同一处工作，也能够统一进行会议，在公司推出新方案、新决策后，可以第一时间贯彻落实到各个部门，办公效率较高。

2.2 现代办公自动化中计算机技术的未来应用

随着计算机技术的发展，现代办公自动化也得到有效提高，其未来发展可表现在以下几个部分。

一是办公的更加智能化，既包括各类计算机办公软件的智能化操作功能的完善，又包括办公环境的无线化，即利用3G与4G通信技术，使得办公过程中信息的交流更为便利。

二是多媒体计算机技术的应用，比如计算机视频技术的日益完善，召开企业内部会议时互动性更强烈；办公软件的日益个性化，根据企业情况、部门情况以及个人习惯进行调整，使得办公更加人性化，提高办公效率。

现有的办公自动化中计算机技术应用仍具有广阔前景。

3 结束语

随着现代化经济的迅速发展，计算机技术在现代自动化办公中的应用越来越广泛。以功能丰富多样化计算机技术为依托的自动化办公，可以有效改善以往的工作模式，提高企业办公效率，促进其可持续发展。