备件管理的实践与探索

钱欣欣

(首钢京唐钢铁联合有限责任公司,河北唐山 063200)

备件管理的实践与探索

钱欣欣

(首钢京唐钢铁联合有限责任公司,河北唐山 063200)

备件管理的作用;备件管理的基础;备件管理实施的具体途径。

备件管理 ERP 最小储备定额 最短储备期

首钢京唐钢铁联合有限公司钢铁厂项目是国家“十一五”规划纲要的重点工程之一,该企业集中采用了目前我国最大、世界上为数不多的大型焦炉、烧结机、球团焙烧机、高炉、转炉、板坯连铸机、热连轧机和冷连轧机等,面对如此庞大、复杂、先进的设备迫切需要科学合理的设备管理做基石。

1 备件管理的实践探索

备件管理作为设备管理的一个重要组成部分,地位举足轻重,只有科学合理地储备与供应备件,才能使设备的修理任务完成得既经济又能保证质量和进度。否则,备件储备过多,既加大了生产成本又增加了管理费用,影响了公司流动资金周转;储备过少,一旦备件供应不及时将妨碍设备的修理进度,延长停机时间,使企业的生产活动停滞,经济效益遭受重大损失。由此可见如何达到合理储备,既能保证设备正常运转又能加快资金周转,实现企业效益最大化是备件管理工作要研究的主要课题。

现代社会是信息社会,传统的管理方式已经不适应日益激烈的市场经济竞争,适者生存,落后必将淘汰。在企业管理方面,首钢京唐一上马即采用了目前全世界排名第一的ERP软件SAP。作为ERP的一个重要应用方面,备品备件管理得到了越来越多企业的重点关注和探索应用,但是,ERP本身不是管理,它不可以取代管理。ERP本身不能解决企业的管理问题。企业管理根本问题只能由管理者自己解决。作为备件管理这一块,ERP可以是管理者解决问题的一种工具,但大量的基础工作还是需要人去做。

基础工作是企业的“三基”(基础工作、基本功、基层工作)工作之一。设备的基础资料对设备综合管理工作非常重要。其主要内容之一是收集资料、积累资料。即积累数据,也可称为数据管理。

数据管理的有效途径就是建立设备台帐。首钢京唐的维检单位众多,各自都有自己的管理模式,也就使得设备台帐五花八门,这就需要有一个统一管理。以自动化设备为例,由自动化处牵头从09年6月始集中花费半年时间和各个自动化设备的维检单位对设备台帐进行了统一和完善,并在以后的工作中每月进行数据更新。这一举措初步规范了全公司的自动化设备台帐,对于设备台帐中的设备,可通过采用不同的查询条件(如:统一编号、设备名称、规格型号、生产厂家、安装地点等),查询到每一台的设备档案,为自动化设备的维护提供了极大便利。不过,由于手工的电子表格很难做到同步开放,故必须将这一数据库加载至公司管理的ERP中,实现数据的在线查询和实时更新。

只有在设备台帐基本完善之后才能开展更深入的备件管理工作,从以下具体的实施细节中挖掘备件管理在降本增效、增收节支中的巨大潜力。

首先,由作业部根据备件的月消耗量合理地提出备件计划。企业在初始阶段往往需要相当长的一段时间来积累数据。在前期可以借鉴运行成熟的同等规模企业的数据和有经验的技术人员进行初步估算,并在以后的实际生产中及时修正。其次,根据设备分类,由相应采购组对备件提报严格把关。采用最小储备定额,最大限度地压缩库存。所谓最小储备定额就是以不影响设备检修实际需求备件量为前提,将备件的储备定额压缩到最小的程度。通常储备定额的计算公式为:

其中:

Y——储备定额

A——具有同种备件的设备数

K——每台设备上相同的备件数

α——备件通用系数,与AK之积成反比,0．5＜α＜1

T——订货周期

M——备件的使用寿命

根据上述公式,改变α、T和M中任何一项均可影响Y。为得到最小储备定额,我们可以:(1)缩短订货周期T;充分利用集团公司下属公司的条件对部分备件进行加工和自制,实现备件可控的最大化。这也是针对大型企业的一条捷径。坚持备件的小批量订货或者采用一次订货分期分批交货原则,做到备件随进随用。很多设备采购后闲置由于时间和保管不当等原因,会降低其使用寿命,这也是要合理减少储备定额的原因之一。对于大多数备件坚持就近采购原则,尽可能压缩联系时间、制做周期和运输时间。特殊设备的备件另当别论。(2)减小备件通用系数α;由于各件通用系数与AK之积成反比,在购买设备和更新改造设备时,注重设备选型的标准化、系列化和通用化。为此,首钢京唐对大部分设备进行了统一性招标,确定了同一设备的生产厂家,提高了设备的通用化程度,降低了备件通用系数α值,减少了备件和维修的费用,从而减少了备件的储备定额。(3)提高备件的使用寿命;采用新技术、新材料,提高备件质量和使用寿命。坚持以旧换新制度,强化修旧利废。在作业部方面,对于拆换下来的旧件要组织专业人员评估其修复价值,做到废物利用,只有报废的才退回库房以旧换新。

2 利用最短储备期,加速资金周转;推广备件的国产化,实现资金控制

2.1 利用最短储备期,加速资金周转

最短储备期就是备件的最短库存时间。我们设备件的订货周期为M,则:

式中:

T1——订货时间

T2——制作时间

T3——发运时间

T4——不可预见时间

相对于进口备件,最短储备期等于订货周期,属于连续储备。对于国产备件,其最短储备期略大于订货周期,订货和储备时间视备件的出库时间、使用寿命和订货周期而定,即有的放矢的选择备件的最佳补充时间,以最终得到最短的储备期。最小储备量的实施从库存量的减少方面降低了资金的占用,而最短储备期的采用则旨在通过库存时间的压缩来加速资金的周转。最短储备期控制得体,完全可以在一段时间内使实际库存比最小储备量还要低,甚至达到零库存,从而更大幅度地降低资金占用。因此,对于生产线上装有备用设备的备件、市场上可随时随地采购的备件、以及计划检修需要的备件均可采用最短储备期原则进行储备。

2.2 备件国产化是备件管理好坏的重要标志

进口备件是以外汇结算,价格高,周期长,不仅对备件资金占用多、周转慢,影响企业效益,而且耗费国家有限的外汇储备,制约国家工业的发展。因此,备件国产化是备件管理的必由之路。首钢京唐在热电阻、热电偶和电磁流量计等国内技术已成熟的领域已经实行了国产化,但PLC、工控机、变频器等方面还有待国家研发人员进一步努力。

3 严把备件的质量关,防止不合格品入库

备件的质量是备件寿命的根本保证,是备件资金控制的重要一环。严格质量控制,必须制定一套严格遵守并行之有效的备件入库质量检验制度。如:(1)非标设备和按图加工制作的备件,在签订合同或协议的时候,就必须明确质量保证的约定,以防止质量问题出现后的麻烦和损失。(2)货备件必须先进行质量检验,验收合格的必须由验收员填写合格证后随备件同时入库,不合格的备件决不允许入库。凡属不合格的备件入库的,必须追究责任,能返修的返修,该退货的退货,应索赔的索赔。(3)对外付款的备件,必须在质量检验合格入库后,方能进行,未进质量验收不能盲目付款。将备件的质量问题解决在入库之前,不仅避免了直接的经济损失,更大程度上避免废品交付使用所造成巨大间接经济损失。

4 依据厂对使用部门下达的费用指标严格考核,杜绝浪费,把有限的资金用于设备维护及生产当中

对关键、重点备件实施精细化管理,拓宽修旧利废渠道,使设备运行始终处于良好、可控状态,为生产稳定顺行奠定基础。推行备件通用化管理,在这方面,首钢京唐与部分备件供应厂家结成战略合作伙伴关系,签订了框架协议,压缩了合同签订时间,保证了备件的持续稳定供应。为抓好源头控制,减少新备件的申报和领取,首钢京唐公司在现有库存的基础上,严把备件提报计划关,控制提报数量,做到需要什么提报什么、需要多少提报多少,既保障了现场维修,又避免形成新的库存。

5 利用现代管理手段和先进科学技术,完善备件管理工作

备件的资金控制如果配备现代管理手段和先进科学技术,将会取得锦上添花的效果。在首钢京唐的备件管理上,就可以充分发挥ERP的强大优势,为备件的精确管理提供平台。首钢京唐ERP系统投入使用后,简化了备件提报和审批程序,规范了备件出入库手续该系统使得纸版合同签订和线上订单创建得以严格对应,从而极大的透明化了整个采购过程,实现了备件的优化管理。

6 结语

备件管理是场攻坚战,丝毫不能懈怠,必须重视其基础工作,将其细化、责任化,为进一步管理提供真实有效的数据保障。在实践中,结合生产的现状,充分调动人的积极性,有效利用ERP信息技术平台为各项环节提供便利。备件采购中采用最小储备定额,最大限度地压缩库存;利用最短储备期,加速资金周转;推广备件的国产化,实现资金控制,从而创造企业效益的最大化。

[1]徐宝强.规范化的设备备件管理[M].北京:机械工业出版社,2008.

[3]蒋贵善.生产计划与控制[M].北京:机械工业出版社,1995.

[4]郑庆魁.中国设备管理[M].北京:机械工业出版社,1994.

钱欣欣(1984—),女,浙江衢州人,本科,学士,助理工程师,研究方向:炼钢自动控制技术及仪器仪表、自动化备品备件管理。