构建统一样式的文档

史浩

摘要：文档编写工作对于许多人而言是一项日常性的工作。为了提高文档编写效率，如何设计一些统一样式的文档成为一个有意义的问题。该文提出了可以将文档分为扁平型和层次型两类，并具体详细描述了层次型文档的创建步骤及其题注应用。层次型文档可以被用来构建出一个高效率的、自动化维护结构的、统一格式的文档模板。该类型的文档模板可以在工作小组中方便地共享和整合。

关键词： 多级列表； 层次结构； 样式； Word2007； 排版；创建模板

中图分类号：TP317.2 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2014）31-7328-04

Abstract：Document creation work is the routine task for lots of people. For clarity purpose， document could be divided into two types： Flat type and Hierarchical structure type. The paper gives a detailed description about the steps of how to create the Hierarchical structure type document by using MS Word2007. And also talks about maintaining captions automatically for the picture and table of the structured document. The Hierarchical structure type document could be used to build efficient， auto-maintained， format unified document template. Based on the template， the document is easily shared and integrated cross the whole working team.

Key words：multilevel list； hierarchical structure； styles； word2007； document formatting； document template creation

在实际工作中，白领办公一族、学生教师文员最常见的任务就是撰写文档。在日常生活中，能够又快又好地编排格式美观实用的文档也会给自己带来相当的方便。完成文档的编制，大众最常用到的软件工具其实就是微软的Word。

在快节奏的工作生活模式中，为了快速学习掌握这个工具，参考了一些资料，发现在教学和解说上还不够浅显易懂，使得这个貌似最简单最常用的工具，反而用的好的人不多。该文以Word 2007为例，将尝试用最易懂的讲解来快速为读者建立起排版的概念，同时借助创立一个模板的具体操作步骤来加深对排版的理解。相信该文将会对毕业设计的学生、撰写论文的教师有一定的帮助。

1 文档分类

用文字处理工具来写一篇文章，该工作任务基本上可以分为两种类型。一种是扁平型的，即写一些相对简短的文字就达到了要求，并没有其他特别的需求。比如不要求为这么短小的文章配上大量的插图，也不会要求为一篇小文章配上详细的目录清单等等。更加不会在多人的团队之内，共同以一致的格式来完成这篇小文章。所以我们称之为扁平型的或者简单型的文档。该文档的特点是：可以在文字处理工具中，比如Word，直接输入文字。然后手动调整一些格式，比如字体、段落等。之所以称之为扁平型的，是与层次型的文档相对应。

第二类文档就是层次型的，即需要编写非常规范而且大型的文档，例如毕业论文、科研论文、商务合同、产品说明书乃至小说、剧本等。这类文档与扁平型文档相比有个最大的特点，就是文档是分层次，分级别的。那么文档为什么要由扁平发展为有层次的呢？因为文档只有具备了一定的结构层次，才能方便地对其中各元素进行定位。

2.3 题注和交叉引用

有了多级列表就可以对图标进行自动题注了，这样做的好处是即使文档中增删图表，图表都会自动调整其编号。另外，如果需要在文档中引用图表，例如希望能自动插入“如图1-1所示”，而且会随图表编号变化而自动变化，则可以采用交叉引用的方法。即选择Word2007“引用”标签，“题注”中有“交叉引用”可供选用，如图8所示。

除了交叉引用，题注功能还可以用来插入图表的目录，无论是检查或索引文档都是非常实用和方便的。

3 结论

本文标题所指的统一样式的文档，是指为了一个共同的工作任务而提供的一个格式统一的通用模板，工作团队中的各成员可以直接采用该空白模板（但是其层次和样式都已经定义完整）进行编写，协同工作，最后整合为一个统一风格的文档。例如，该层次化的文档可以被用作书稿模板。

本文将文档划分为扁平型和层次型两类。在领会其分类意义的前提下，针对如何编制层次型的文档，可以采用文中所叙述的方法和步骤，逐步创建多级列表和样式，条理清晰地编制出可供团队操作的格式一致的文档模板，除了可以应用该方法到书稿模板的创建中，还可将该理念和方法应用到毕业设计论文、商业文案等其他的排版工作任务中去。

参考文献：

[1] Microsoft.Style basics in Word[EB/OL].https：//support.office.com/en-US/Home/.

[2] Microsoft.Use captions[EB/OL].https：//support.office.com/en-US/Home/.