论基层单位“账外文件”收集管理问题

文/潘建宇

论基层单位“账外文件”收集管理问题

文/潘建宇

档案收集整理是档案工作的前提和基础，归档是否齐全，整理是否规范，不仅直接影响档案的完整和档案工作的质量，更是影响着档案库藏资源建设及档案作用的发挥。当前，基层单位档案收集整理难以齐全完整的有很大一部分是“账外文件”，主要包括各部门自身形成的专题会议材料、调查报告；公务与人事信函及存根；特别是各种无文号、编号的规划、计划、总结等等。这部分文件材料本身也是单位活动的真实记录，也是开展工作、处理问题的重要依据，更是单位档案的重要组成部分。

一、“账外文件”收集困难的原因

（一）机构改革冲击。随着新一轮机构改革不断推进，档案部门面临的形势越来越严峻。只要一提精简，基层单位的档案部门就首当其冲，因此很多档案部门或者档案人员，有的被“消失”掉了，有的“重组”了；档案人员多数为办公室兼职人员，一人身兼数职，变动也频繁，事务性工作占据大部分时间，很难再专心搞好档案工作，平时也只能更多地满足于自己经手的文件，对其他部门形成的文件材料无法主动去收集，这不仅影响完整齐全地开展“账外文件”收集，也使档案工作失去了基础和保障。

（二）宣传不够到位。随着档案管理归档由传统案卷级整理向文件级整理转变，各基层单位都自定档案归档范围、保管期限，而这些仅限于档案管理人员所熟知，其他部门的人员知之甚少，不懂得部门形成的材料哪些属于应归档的范围，档案有关制度及要求宣传不到位，导致“账外文件”丢失遗漏，无法及时归档。

（三）移交意识不强。因职能任务、工作范围和特点不同，导致一些部门简单、片面地认为档案的收集只应由档案管理部门负责，不属于自身的工作范围，将应归档文件材料视为自家财富，过分强调部门利益，轻视或忽略文件材料的移交收集归档，除此之外，也常以本部门工作需要、利用档案方便为由，私自留存价值大或利用率高的档案，不按规定及时完整齐全地移交档案。

二、“账外文件”收集整理工作的措施和对策

档案收集工作的根本宗旨就是完整齐全。如何收集好、管理好“账外文件”？本人从多年的实际工作中得出如下体会:

（一）加强领导协调，形成工作合力。为了提高“账外文件”的收集率，基层各单位要逐步建立领导重视支持、档案部门统一领导，各部门共同参与的管理体制机制，进一步明确单位领导、档案管理负责人、专职、兼职档案管理员的岗位职责；选拔各部门素质较高的人员作为兼职档案管理员，负责本部门档案资料的收集、整理及归档工作，办公室或档案管理部门要定期或不定期地加强与各部门兼职档案管理员的沟通协调，指导了解档案收集工作开展情况，从而逐步形成“账外文件”收集工作合力，确保文件材料收集及时、齐全、完整。

（二）加强制度建设，提高制度保障。无规矩不成方圆。基层单位要加强档案制度建设，以制度保证“账外文件”的及时完整齐全归档。按照国家档案局第 8 号令的有关要求，建立、健全“账外文件”归档制度，制定符合自己实际的归档范围和保管期限表，逐步形成“账外文件”及时齐全归档长效机制；建立具体的文书处理制度，要将“账外文件”的形成、积累、移交以及借阅等归档诸环节列入文书处理制度，纳入单位档案管理范围，切实改变无簿可登、无据可查等状况；完善档案奖惩制度，对及时上报、移交文件、材料的有关部门及人员予以通报奖励，对于私自留存的部门和个人依据《档案管理违法违纪行为处分规定》及单位有关制度予以惩戒。

（三）加强教育培训，提升工作水平。档案管理人员素质的高低很大程度上决定“账外文件”收集管理工作的质量。基层单位要将档案教育培训纳入岗位年度培训工作计划，定期开展业务培训, 未经培训不得上岗，确保档案工作具体执行人员都持证上岗，加强部门兼职档案人员的继续教育和边缘学科教育, 使档案员及兼职人员除了具备专业知识外, 还要掌握档案发展新趋势和新知识,特别是在当今网络时代，档案人员还应熟悉和掌握有关现代管理的技术和手段，使档案管理工作适应信息化的发展要求，努力培养、造就一支政治素质高、业务能力精的复合型档案工作人才队伍。另一方面，要以“道德讲堂”为依托，开展档案职业道德建设，加强档案人员的自我修养，增强档案人员的事业心和责任感，不断提高档案职业道德水平，以保证“账外文件”的收集完整性、及时性，避免档案的缺失。

（四）加强宣传引导，增强移交自觉性。基层单位要加强档案工作宣传，扩大档案影响，提高档案工作地位，增强职工的档案意识，促使大家都来重视“账外文件”的收集和整理，切实把反映本单位主要职能活动和真实历史面貌的各方面文件材料完整地保存下来。要以“6·9”国际档案日为契机，结合普法宣传活动，通过设置宣传展板、悬挂横幅、征订档案专业报刊等方式，积极开展档案宣传工作，深入宣传档案文化，普及档案知识，集中宣传档案法律法规，特别是2013年3月1日出台的《档案管理违法违纪行为处分规定》中有关规定，增强单位干部职工的归档意识、利用意识和保管意识，提高档案事业的单位认知度、影响力。

（作者单位：国家新闻出版广电总局六四一台）