区域教育信息化资产管理信息系统的设计与应用研究

文 冯巨恒

教育信息化程度是衡量教育现代化的一个重要标志，所以教育现代化不能缺少教育信息化。国务院副总理刘延东曾在全国教育信息化工作电视电话会议上强调：“要深刻把握新形势新要求，将教育信息化作为国家信息化的战略重点优先部署，切实加快教育信息化进程。”[1]进入新世纪以来，随着党和国家对教育信息化的重视，各地教育行政部门和学校将教育信息化建设提升为一个新的战略目标，并逐年加大对教育信息化建设的投入。经过多年的发展，我国教育信息化基础设施建设及应用已初见成效，一些经济较发达地区的教育信息化建设更是走在全国的前列。

广州市越秀区是广东省首批教育强区，先后被认定为“教育管理信息化标准应用示范区”“广东省推进教育现代化先进区”等。作为广东省教育信息化的先行者，全区教育信息化的硬件设施建设已达到国内领先水平。目前，越秀区100%中小学一线教师配备了笔记本电脑或办公电脑；100%中小学配置了2间以上的电脑室；100%中小学课室及专用场室配置了多媒体教学平台；100%学校建设了校园网；100%学区牵头学校配备了录播易；100%区属国家考试定点考场安装了网络巡考监控系统。这几个100%在提高素质教育水平，促进教育均衡发展方面起到了重要作用。

一、区域教育信息化资产管理现状和存在问题

随着区域教育行政部门和学校对教育信息化的投入不断加大，教育信息化资产自然而然随之增加。摆在区域教育系统面前便有这样一个难题，就是如何更好地组织管理这些教育信息化资产。目前，大部分区域教育行政部门在进行教育信息化建设时，通常是阶段性地大量采购教育信息化设备，为学校建设教育信息化基础设施，并在这些设施设备验收后完全交付给学校使用，而管理这些资产的责任也随之落到了学校。对于学校来说，在享有使用设施设备的权利的同时承担管理的责任是天经地义的事。但是由于没有统一的管理规范，也没有统一的管理平台，学校往往将这些教育信息化资产当做一般固定资产进行管理，或由学校固定资产管理员进行管理，或由学校信息技术教师进行管理。这样往往形成一种“各自为政”的局面，不利于教育信息化资产的科学管理。

而对于区域教育行政部门来说，若想了解多年来教育信息化设施设备在学校投入使用后的运行情况，或想要得到某些统计数据时，并不是一件容易的事情。因为没有统一的管理平台，只能通过电话调研、走访学校，或向学校发送调查通知后进行数据汇总、统计等传统方式进行。这样做费时、费力、效率低，而且不全面，因为学校除了有上级教育部门拨款建设的教育信息化设施设备外，还有一部分是通过自筹资金建设的，这部分资产对于区域教育行政部门来说并不能完全掌控。所以，如何更好地避免学校教育信息化的重复建设，仍是一个需要解决的问题。另一方面，教育信息化设施设备使用是有年限的，当这些设施设备过了使用年限并达到报废标准时，学校必然要把这些资产进行报废处理。对于教育信息化资产的报废程序，各地有各地的做法，但无论怎样，对于学校报废的情况，区域教育行政部门是必须掌握的。但由于缺少统一的管理平台，他们想要得到真实的报废数据还是显得有些困难。这对于区域教育信息化的健康、持续发展是非常不利的。

二、区域教育信息化的建设概况

越秀区在教育信息化建设中摸索出一条鲜明的教育信息化区域特色之路，每年都对区属学校或直属单位进行包括笔记本电脑、电脑室(电子阅览室)、校园网、多媒体教学平台四大项目的建设或更新，近年来还逐步为学校配备录播易系统。从学校的需求计划到过保设备的报废，都有一整套流程：

学校需求计划→区教育信息中心审核→形成初步方案→区教育信息化建设联席会议确认通过→项目招标→合同签订及项目实施过程→项目验收→首付结算→质保金结算→学校过保设备报废申请→教育信息中心核实→报废相关手续过程→资产注销。

越秀区现有区属中小学、幼儿园共92所，教育局直属单位7家。从2002年至今，全区每年都有财政专款为学校建设教育信息化硬件项目。例如2011年为33所学校采购了409台笔记本电脑，为23所学校新建或更新了25个电脑室(电子阅览室)，为46所学校建设了665套多媒体教学平台，为13所学校的14个校区新建或更新了校园网，为8所学校配备了录播易系统。除区统筹建设项目之外，部分学校根据自身特色发展需要，利用自筹资金进行教育信息化设施设备的进一步更新、完善。所以，面对如此大量教育信息化资产，探索一条科学、规范、有效的管理途径显得尤为迫切。

三、区域教育信息化资产管理信息系统的设计研究

1.系统设计意图

从2011年年初开始，越秀区教育信息中心提出了利用网络平台对全区教育信息化资产进行管理的想法，得到区教育局领导的高度重视与肯定。区教育信息中心在听取部分学校代表的意见和建议后，进行综合分析，提出了系统设计意图，并委托某软件开发公司编制了越秀区教育信息化资产管理信息系统，以实现对全区教育信息化资产进行科学、规范、有效的管理。

(1)能够对教育信息化资产“生命周期”进行监管

这里所说的教育信息化资产“生命周期”是指从教育信息化建设需求计划到设施设备建成投入使用、再到过保设备报废的整个过程，简单概括就是从“无”到“有”再到“无”的过程。系统应该能够对整个过程进行监管，记录教育信息化资产从“没有”到“产生”再到“消失”的过程以及在使用过程中的“生命状态”。部分学校通过自筹资金建设的或者通过调拨、捐赠等形式获得的资产的“生命状态”也应在教育局层面得到反映。

(2)系统记录教育信息化工程项目及监理费用的结算情况

教育信息化建设工程项目在经过教育局、监理单位、承建方以及建设单位四方共同参与完成终验后，教育局就应根据项目合同要求向承建方支付工程首付结算款以及向监理单位支付首付结算款。当承建方在设施设备的质保期内履行了质保服务后，就应向承建方支付相应质保金结算款，最后向监理方支付质保金结算款。支付结算款的方式并非一次性由全部学校集中支付，而是可以根据已验收完成的学校分批进行，所以每所学校的验收时间、首付情况、质保情况等都有所不同，但都要清晰进行记录，同样监理费的结算情况也要清晰记录。

(3)为统计需要提供及时准确的数据与信息

根据需要进行数据信息的统计是本系统设计的一个重要目的。数据信息的准确统计对于教育局来说是非常必要而且重要的。从2002年至今，越秀区区属学校和直属单位教育信息化资产数量大，种类多，若按传统人工统计的方法按某些指标进行统计，其难度之大可想而知。而通过网络平台方式进行统计，就可以快速、轻松、方便地实现。越秀区教育信息化的“家底儿”到底是怎样的，通过网络平台就可以一目了然。

2.系统的实现

以上是本系统设计必须满足的三个最基本的要求。据此，系统使用PHP+MySQL方法及B/S结构模式进行开发，具有统一管理、维护方便、兼容性强等特性。

系统流程图如图1所示：

图1

系统各功能模块如下：

(1)系统管理与基础数据录入

系统管理员首先要进行系统设置，初始化基础数据，包括学校或直属单位的名称以及账号密码设置、资产基本信息设置、需求计划的申报时间设置等(如图2所示)。学校管理员也要进行单位信息管理，进行基础数据的录入、设备科室初始化等(如图3所示)。

图2

图3

(2)计划申报及审批

学校根据自己的实际情况进行计划的申报(如图4所示)。申报之后区教育信息中心主任对学校的需求计划进行审批，然后流转到教育局领导进行需求计划终审(如图5所示)。

图4

图5

(3)单位资产管理、过保设备报废申请及审批

学校在工程验收后对资产进行分配入库等管理，同时对利用自筹资金建设的资产进行系统录入。而对于已经过了保修期限并且达到报废标准的教育信息化资产，学校可以申请对其进行报废(如图6所示)。收到学校的报废申请后，区教育信息中心主任对报废资产申请进行审核，确定是否可以进行报废处理(如图7所示)。

图6

图7

(4)项目招标、结算管理

项目在招标工作完成后，系统管理员进行项目的招标信息管理。工程验收后，就进行项目的结算管理及文档管理等(如图8所示)。

图8

(5)数据统计

能按不同角色的统计需求进行分类统计。例如区教育信息中心主任的统计需求有资产需求申请历史记录、招标项目明细查询、信息化设备配备情况统计表等(如图9所示)。

图9

四、区域教育信息化资产管理信息系统应用的意义

系统开发后，我们首先选取了有代表性的几所中小学进行测试，并收集学校的反馈意见和建议对系统进行修改。系统修改后，统一安排时间组织学校管理员进行专门培训，然后系统正式上线。经过一段时间的使用后，系统取得一些实质性效果。

1.规范区域教育信息化资产管理，提高管理水平

系统的建立与运行为学校教育信息化资产的管理提供了一种规范准则。

首先，对教育信息化资产进行了科学、规范的分类，包括单件资产和套类资产两大类。其中单件资产包括笔记本电脑、台式电脑、投影机等。套类资产包括多媒体教学平台、电脑室(电子阅览室)、校园网等。而套类资产包括若干单件资产，如多媒体教学平台包括投影机、实物展示台、功放等。

其次，在项目招标后，系统管理员在进行招标管理信息录入时，系统已经对该工程项目的资产进行了科学的分类。在工程验收后，学校管理员就开始对资产进行调配入库操作，在此过程中，系统为每一件资产都产生一个唯一的数据条形码编号，有条不紊地记录着资产的信息。同样，对于学校利用自筹资金建设的教育信息化资产，当学校管理员在录入初始信息时，必须遵循系统流程的严格要求进行规范录入，系统即自动将其进行科学分类整理，产生唯一的数据条形码编号，学校管理员就可以把条形码下载并打印出来贴在相应的设备上进行识别。

第三，系统为每件资产放置的科室都设置了专人负责，例如某班级的多媒体教学平台是由该班的班主任负责管理，电脑室是由信息技术教师负责管理等。这样大大提高了学校教育信息化资产的管理水平，防止了教育信息化资产的流失。

另外，系统作为一个信息沟通平台，为教育局与各学校之间建立了良好接口，使得教育局与各学校的沟通更为顺畅。因此，教育局对各学校的教育信息化资产情况可谓是了如指掌。系统运行以来，学校管理员普遍反映系统确实能帮助他们科学、规范地管理学校的教育信息化资产，效果显著。

2.实现教育信息化计划申报、审批以及过保设备报废申请、审批网络化

每年区教育信息中心都要对区属学校进行教育信息化建设需求计划的调查。我们以前的做法是下发通知，要求学校根据实际情况填写《学校教育信息化建设情况调查表》。在收集完所有学校的调查表后进行数据录入、核对和统计分析，根据分析结果并结合已有档案信息对学校的需求计划进行初步审核，得出初步的审批结果。学校若要对过保设备进行报废申请，就需要手工填写《学校申请报废教育信息化设备情况表》，再递交给区教育信息中心审核。

而本系统把这些步骤都实现了网络化。在需求计划申报前，系统管理员设置了申报的时间段，学校管理员在规定时间里进行计划的申报。学校管理员根据本校的实际情况填写完调查表后，信息就自动提交到区教育信息中心主任进行初步审核，数据的统计、分析也自动完成。同样，学校进行资产报废申请时，通过选择需要进行报废的资产后提交给区教育信息中心主任进行审核，若审核通过，学校就可以把自动生成的《学校申请报废教育信息化设备情况表》打印、盖章，并加上教育信息化维护公司的意见，以纸质形式送区教育信息中心存档，再走相关的报废流程。系统方便了学校的操作，大大减轻了区教育信息中心统计人员的工作负担，不但保证了数据的准确性，而且提高了工作效率。

3.科学管理教育信息化工程项目电子档案资料和系统记录工程项目结算情况

在工程项目招标后，就会有一些电子文档资料需要存档。例如招标文件、中标文件、中标通知书等前期资料，在工程实施过程中有合同、变更报告、变更合同等文档资料。本系统能科学地对这些电子文档资料进行分类管理，方便日后查阅。另外，在工程验收后教育局需向承建方支付结算款，向监理单位支付监理费用。工程结算款和监理费都是分首付款和质保金结算的，不同的工程项目有不同的质保金期数，不同的学校结算日期又可能不一样。例如笔记本电脑项目首付款比例是90%，三期质保金分别是3%、3%和4%，笔记本电脑项目没有监理单位故不需要支付监理费。而校园网项目首付款比例是95%，只有一期比例为5%的质保金，监理费首付款为该工程项目实际结算总金额乘以监理费率再乘以95%，质保金为剩余的5%。有时候，存在个别学校因为某种客观原因导致工程不能正常施工，因而推迟了验收和结算的日期。对于这些，系统都能进行详细的记录，各工程项目结算情况一目了然，避免了出现重复结算的低级错误。

4.有利于区域教育信息化健康持续发展

越秀区教育信息化资产管理信息系统作为一个科学、规范、有效的管理平台，是区教育信息化特色管理中的一个重要工具，有利于越秀区教育信息化健康持续地发展，也有利于促进区域教育均衡发展。站在教育局层面，教育工作者利用系统可以对全区的教育信息化资产情况进行全面了解，根据各项数据统计信息对越秀区教育信息化的未来发展方向作出正确的判断与调整，对新的建设方案作出科学的规划。例如，在对学校计划需求的审批时，通过调查及数据统计可以查看到每一所学校教育信息化资产数量、设备运行情况等，根据数据的分析最终确定审核的结果。这样可以有效避免学校教育信息化重复建设，合理使用资金。系统对教育信息化资产“生命周期”的监管，提高了管理水平，有效防止资产流失，在一定程度上延长了设施设备的使用期限。

五、区域教育信息化资产管理信息系统应用的思考

1.历史数据的处理与录入

在系统正式上线时，我们遇到了一个不得不面对的问题，就是对历史数据的处理以及录入。越秀区教育信息化建设从2002年开始至今已经有十年，经过十年的积累以及某些学校的撤并过程，历史数据量之大、程度之复杂是可想而知的，那么怎样去处理和录入呢？这是一个值得深思的难题。2005年经过区划调整，原东山区与越秀区合并。我们经过商讨后最终确定，因为历史原因，历史数据(包括统筹和自筹两部分)就从合区后的2006年起进行录入，并对某些合并学校数据进行整合。经过区教育信息中心工作人员半个多月的努力，终于把统筹部分的历史数据录入完毕，而学校自筹部分的历史数据由各学校管理员逐步进行录入。历史数据录入后，使得系统变得充实起来，不再是一个“空壳”，运行起来更为顺畅。在历史数据的处理和录入时，我们根据越秀区的实际情况，选择恰当的方法，克服了工作量大、数据烦琐、花费时间多等困难。而学校管理员在录入学校自筹部分的历史数据时候也会遇到一些问题，不过经过和区教育信息中心的及时沟通，问题迎刃而解。

2.学校系统管理员参与的持续性

利用本系统对教育信息化资产的管理并不是一劳永逸的，而是需要持之以恒。有小部分学校领导就认为对教育信息化资产的管理可有可无，在安排人员上也不予以重视，或者是直接安排学校的固定资产管理人员作为本系统的学校管理员，或者是安排年纪较大，接受新知识、新技术能力较差的人员作为学校管理员。这些人员并非信息技术专业人员，在进行管理的时候遇到问题往往不会解决又不愿请教他人，导致积极性逐渐降低，动力不能持续。这样的管理当然达不到理想效果。我们建议这些学校应该给予足够重视，选择信息技术专业人员作为管理员，并适当采取一些激励措施，增强管理员参与的积极性和持续性。

六、结束语

区域教育信息化资产管理是一个创新的过程，只有不断进行总结、探索，才能让现代化管理水平跃上新的台阶，才能满足学校现代化的发展需要，才能推动区域教育信息化建设的可持续发展。越秀区教育信息化资产管理信息系统可谓是越秀区在探索区域教育信息化资产管理中率先迈出的步伐。在系统的设计与开发上，我们虽然在需求分析阶段、数据处理方面做了大量的工作，技术上也得到了软件公司的支持，但这毕竟是一个新的尝试，并没有完全可以借鉴的实例，所以我们是在探索实践中不断前进。

[1]朱汉斌.区域教育信息化的先行者[N].中国科学报,2012-11-10(3).