学校档案的特点与管理对策

[摘 要] 学校檔案工作是学校管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色等的真实记录和见证，在学校管理这盘棋中，起着举足轻重的作用，我们必须改进工作思路，拓展工作对象，创新工作手段，丰富学校档案资源，提高档案资源开发利用工作的质量和效率，使其更好地服务于学校、服务于社会。本文探讨了学校档案的特点与管理对策。

[关键词] 学校；档案；特点；管理；对策

学校档案管理是学校工作的重要组成部分，在学校管理中具有不可低估的作用。因此，学校档案管理工作不可不予以充分重视，要使学校全员形成依法治档的共识，提高学校档案工作水平，以便更好地为学校管理提供良好的服务和必要的保障，促进学校的科学发展。

一、学校档案的特点

1、学校档案是学校党政管理、教育教学管理活动的凭证。完整的学校档案包括了学校各项管理、教学、科研等活动中形成的原始记录、凭证、台账、报表、教学、科研成果在内的各种载体档案，通过科学整理集中统一在综合档案室内，成为学校的一种重要信息资源，为学校各项工作提供参考、凭证和借鉴，使学校各项管理工作能够顺利进行，使学校、教职工、学生的合法权益得到维护。

2、学校档案是学校人才培养水平评估的依据。人才培养水平评估工作实际上就是对学校多年来办学质量的一次大检验，要体现学校人才培养水平的状况，就必须有大量的事实材料来佐证。

3、 学校档案是编写校史和进行德育教育的基础。学校在创建和发展过程中形成了大量的珍贵材料，记录了学校创业的过程、教学科研的成果和人才培养的情况，利用档案编写校史或利用档案的多种载体如照片、图表等举办展览，可以让学生直观地去了解学校的历史，激发学生爱校热情，树立“今天我以学校为荣，明天学校以我为荣”的观念，努力学习为校争光。

4、学校档案是衡量学校综合管理水平和反映学校教学质量的标志。学校档案来源于学校各项实际管理工作和各职能部门的实际工作中，是随着学校的发展逐步积累起来的，其中有教学大纲、教学计划、专业建设与课程改革、教学总结、自编教材以及学生学籍、成绩登记、奖惩情况等，这些材料凝聚了教师的智慧和汗水，能直接真实反映出学校的教学质量。

二、提高学校档案管理工作的对策

1、完善学校的档案管理机制

学校领导必须重视档案管理，要把档案工作列入学校的议事日程，增加人、财、物的投入，学校设置综合档案室，各管理部门设立兼职档案管理员，改善学校和各管理部门的档案保管条件，及时研究和解决档案工作中出现的问题。要对学校档案工作实行统一领导、分级管理，成立与学校管理体制相适应的领导机构，组建一支由校领导牵头、办公室主任主抓、学校档案专干负责、各部门领导和兼职档案管理员参与的学校档案管理队伍。

2、领导重视，加大投入

档案工作人员要经常向领导汇报档案工作情况， 及时深入基层、班级了解收集各种信息资料，掌握学校教学动态，为领导决策、教学改革等提供准确、及时、优质的服务，用实际行动赢得领导对档案工作的重视。加大对学校综合档案室的资金投入，改善档案保管条件，如配备去湿机、空调机、吸尘器等设备，使学校档案室真正符合“六防”工作要求；继续推进学校档案的信息化管理，完善全校统一的档案管理网络体系，对特殊档案进行动态管理、及时更新，利用计算机进行检索、查询等，提高工作效率，加速档案现代化管理步伐。

3、加强管理人员队伍建设

抽调政治觉悟高、业务能力强、具有吃苦耐劳精神的同志，充实到档案管理队伍中。同时，要积极开展档案业务培训，系统地学习计算机和信息管理技术及档案专业知识，督促档案管理人员掌握并应用先进的技术设备和科学管理手段，开展好学校档案工作，适应社会发展的需要。

4、积极的和学校的文化活动融为一体

它是体现该校面貌的关键要素，因此学校档案工作要站在广阔的社会文化背景之下，努力体现多姿多彩的生命魅力和独具个性的文化氛围，最大范围反映学校的文化风貌。为更好的满足校园文化建设的需要，确保相关的内容可以在形式多样的方式和措施中传承给使用人，进而确保信息内容高度的共有，档案工作者要争取校领导的支持，进一步完善学校档案室的功能建设，努力与德育教育各类活动相结合，把档案室建设成集宣传、教育、信息服务和学术交流于一体的文化机构，成为校园文化建设的重要基地。

5、加强档案管理的规范化、标准化，提高档案管理的信息化建设水平

首先，要做好档案管理组织工作，以系统论、信息论、控制论等现代科学理论为指导，遵循档案工作的客观规律，通过科学化的管理方法、高效化的管理机构、现代化的管理工作和标准化的工作程序来促进档案管理组织的规范化；其次，要做好档案管理技术工作，在档案的记录、整理、分类、存储、查找、传递过程中充分运用现代化的电子计算机技术、复制技术、印刷技术、缩微技术和声像技术等，提高档案管理工作的效率和质量；再次，要做好档案资源信息管理工作，加强档案管理的信息化建设水平，将档案资源和档案管理过程， 通过信息系统加工和计算机网络传输， 实现档案资源的合理配置和档案信息资源的社会共享；最后，要做好档案保护工作，除了用传统的档案库房进行原始档案资料的保存外，充分利用新型载体如机读档案、声像档案、电子档案等，运用磁带、磁盘和光盘等新型手段加强对档案资料的保护。

6、建立学校档案信息安全保障体系

在学校档案信息化管理中，安全保障包括两方面：一是档案信息存储安全，二是档案信息利用安全。在信息存储安全方面，要增强档案信息安全和网络安全意识，采取切实有效的技术手段和管理措施，做好身份认证和密钥管理，加强计算机网络管理系统的监控，存储档案信息的设备要加装有效的防毒软件，内部局域网要与一切外部网实行物理隔离，各种数据库要及时进行备份，保存到符合保管要求的脱机载体上，确保档案信息的安全保密和系统运行的安全可靠；在利用安全上既不能只强调利用而忽视保密，将不该上网公开的内容公开或不设置访问权限，又不能只强调保密而限制利用，使可利用的档案信息过少，应坚持利用和保密并重的原则，在信息安全的前提下做好档案信息的充分利用工作。

7、 积极拓宽档案利用渠道

首先，健全档案检索工具。编制各类检索工具对学校所有馆藏档案进行计算机著录，实现计算机检索，提高检索效率。其次，丰富档案服务利用方式。除传统的提供档案阅览、档案外借、档案复制本、档案展览等方式外，可以通过计算机网络、手机网络、有线电视网络等现成的先进手段，借助其网络平台，上载档案内容，开发档案信息，为广大师生乃至社会提供档案信息。最后，优化档案编研，打造利用精品。在档案利用工作中，编研是一种深层次的档案利用工作，做得好、挖掘得深，不仅可以为本校提供服务，还可以促进经济和社会的发展。然而，当前学校档案利用中大多提供一次性编研资料，深度编研微乎其微，我们可将校园文化建设与学校档案价值开发紧密结合，多编写一些与教学活动密切相关、与师生校园生活贴近的图文并茂的深度编研，加大档案资源开发力度，方便广大师生利用。

总之，档案管控活动是学校开展各项基础活动的关键前提，在开展好与之相关的收集等活动的时候，还要确保其得到全面的使用，确保管控活动开展顺畅，确保管控措施有效，形成合理的机制模式，确保价值得以有效地发挥，进而带动教育活动的顺利开展。

参考文献：

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[2]陈一文，陈慧.高校档案管理工作中存在的问题与对策[J].科技信息.2009（15）.

[3]史建侠.高校档案管理信息网络平台建设的研究与思考[J].黑龙江史志.2009（05）.

作者简介：申亭亭（1979—），女，专科，单位：山东外国语职业学院，职称：助理馆员，研究方向：档案管理。