论税务系统档案的集约化管理

王艳

随着税制改革的不断深入和税收事业的持续发展，税务档案的种类和数量不断增加，新的载体形式不断出现，这对税务档案管理工作提出了更高的要求和挑战。

目前，各地的税务档案在初期一般采取分散和粗放式管理。各税务分局、稽查局的业务档案分开管理，缺少统一的部门协调，档案种类多、载体多、管理杂乱，给税务档案的查阅和利用带来了诸多不便。如今，这种管理方式已经不适应税收事业发展的需要。要想维护税务档案的安全性和完整性，最大限度地提高档案的利用率，必须对税务档案进行集约化管理，实现档案管理效能的最大化。

一、档案集约化管理的优越性

为了有效解决税务档案的粗放式管理，更加科学的服务税务工作，集约化管理是一条必经之路。对档案进行集约化管理，具有以下优越性：

（一）档案集约化管理有利于提升档案管理水平。档案集约化管理使税务各种档案门类更加齐全，运转更加有序，基本实现了档案管理的制度化、规范化、标准化和信息化。最大限度地发挥税务档案在征收管理、纳税评估、税务检查等方面的积极作用。档案集约化管理是对税务档案工作管理体制、机制的创新，对于整合档案资源，拓展服务领域，提升档案管理水平，有效推进税务档案工作的发展有着不可估量的作用。

（二）档案集约化管理有利于档案资料的开发利用和保护修复。档案集中管理增加了档案资料的存储量和系统性，提高了档案资料的传递和交流速度，可以更好地为领导决策和其他人员服务。档案进行集约化管理后，档案管理部门可以对系统的征管资料信息进行严格筛选、综合、归纳和提炼，为决策者提供决策依据。对档案进行集中管理，还有利于用户方便及时地检索到完整准确的资料。

（三）档案集约化管理有利于各类档案密级的执行。只有由档案管理部门的档案专业人员实行统一管理、专业化管理，才能准确把握档案的密级，有效掌握档案机密递减规律，确保档案的保管和利用。

（四）档案集约化管理有利于更好地实施信息管税。税务档案反映了税务部门征管工作的动态和工作成绩，是最重要的信息资源之一。根据信息论的观点，信息具有系统性、序列性和传递性，税务部门的信息化建设要求快速、准确的信息检索、提取、传输和显示，进而构建整个信息系统。对档案进行集约化管理，不但有利于档案工作的信息化，也有利于信息管税的实施。

（五）档案集约化管理有利于发挥档案主管部门的业务指导、监督和管理作用。实行档案集中管理，档案资料、管理人员和管理部门相对集中，便于档案主管部门对档案管理工作进行业务指导、监督和管理，从而提高档案管理人员的业务水平和工作积极性，提升档案的质量和管理水平。

（六）档案集约化管理有利于实现档案的“六个统一”。“六个统一”即统一资源管理，统一质量标准、统一管理系统、统一开发利用、统一技术服务、统一档案管理制度。

二、完善档案集约化管理的应对措施

档案管理是税务部门的重要基础工作之一，必须克服局部观念、封闭观念，树立整体观念、开放观念，实现档案的规范化、科学化管理，为税收事业发展提供保障。笔者认为，主要可以采取以下几个方面的措施加强档案集约化管理：

（一）全面规划、整体控制。相对独立的档案管理中心成立以后，逐步将原来分散在各税务分局、稽查局的档案全部移交入档案管理中心。力求将档案管理中心成为档案的保管基地和利用中心，实行集约化管理，实现对档案的整体控制，促进税务各类档案从专业化管理到综合化管理的转变，逐步实现档案管理的科学化、规范化和集约化。

（二）科学管理、制度规范。为了使税务档案管理工作有章可循、有法可依，在档案管理中心成立以后，必须着手建立起一整套统一的规章制度，作为整个系统开展档案管理工作的规范和标准。档案管理不仅应当执行上级制定的各项规章制度和国家标准，还应依据本单位具体情况，制定本单位切实可行的档案管理标准及制度，包括档案室工作职责、档案人员工作守则、档案材料收集、管理制度等，从制度上保障税收档案的集中化管理，真正做到依法建档、依法治档、依法管档、依法用档。

（三）结合分类、集中保管。档案集中管理以后，可能会出现“貌合神离”的现象，即形式上集中，实质上仍然维持原来的档案管理板块，各自为政。要从整体优化的指导思想和便于利用的工作原则出发，把档案在实体上构成一个统一的、科学合理的类别体系。为此，需要采用一种既能反映单位税收征管活动、又能满足各方面利用需要的综合分类法，使档案资料构成紧密联系的有机整体。另外，在接收各税务分局、稽查局实体档案的同时，还要将分散在各单位的档案电子数据库统一集中到档案管理中心的档案管理系统中，对档案电子数据进行再整合，规范录入格式和档号规则，实现全系统档案信息资源的高度集中。同时，在集中全系统档案实体资源和电子信息资源的基础上，还要实现服务方式、服务手段的高度集中，并依托现代信息技术，完善档案信息资源推送服务方式，最大限度地发挥税务档案在征收管理、纳税信誉评估和税务稽查等方面的积极作用。

（四）全面开发、信息共享。档案集中管理后，一方面可以集中人力、物力，更有效地全面利用开发档案信息资源；另一方面，要逐步建立健全档案管理的网络体系，并作为档案信息系统纳入单位信息系统予以管理，实现信息共享，更好地服务税务事业发展。在具体工作中，一要搞好档案的编目和档案检索工具的编制，完善检索体系，实现多渠道、多角度检索；二要探索档案信息资料开发利用的手段和形式；三要积极开展档案资料的编研工作。

（五）加强培训，提高素质。档案管理人员不仅要具有良好的政治素质、强烈的事业心和高度的责任感，还要掌握档案学基础理论和税收业务专业知识以及计算机应用、办公自动化、信息管理等技能，能够适时、全面地提供税收征管信息，为税收事业发展建言献策。为适应这一变化，必须对档案管理人员进行培训，培养档案管理复合型人才。可以对档案管理中心的专职档案员以及分散在各税务分局、稽查局、机关各部门的兼职档案员进行全面培训、统一管理，提高全体干部职工的档案管理意识，营造关心、支持档案工作的良好环境。

（六）升级系统，提升效率。当前大部分的电子档案管理系统使用时间不长，还处于边使用边升级更新的状态。根据档案管理中心几个月来实际使用的情况来看，某些功能配置方面还有待改进，如文书档案等导出目录还需更改，条形码扫描的批量挂接暂时还无法使用，控件还需改进，分类类型还不是很齐全，影印系统与档案系统的挂接导入也不是很稳定，上传文件速度较慢等等，这些问题都有待得到进一步更新解决。

（作者单位：江苏省苏州地方税务局）endprint