关于更好的管理电子公文的思考

宋本玉

[摘 要]随着电子政务的推进，新产生的公文都以电子方式进行存储和检索。这些电子公文是政府和企事业单位的重要资产，也是上传下达，制定规则的重要形式。本文就电子公文的重要性以及管理做了一点阐述。

[关键词]电子公文；管理；重要性

无论哪个国家还是机构，由传统的公文处理系统转化为电子公文处理系统的变革过程中都会有一些问题产生，因为电子事物处理带来的不仅仅是技术的改变，而且是组织文化与管理的跃迁。除传统文件管理观念的惯性导致以上问题外，更重要的是文件管理策略与管理措施没有随之做出相应的改变，使电子公文的信息管理与归档管理脱节所致。

电子公文流程之所以较以往传统的纸质公文流程发生了很多变化，其中最大的改变在于电子公文可以完全通过网络传输，从而突破时间与地狱的限制，实现发文、收文、归档、移交等行政事务办理的一体化。若要真正利用信息技术提高工作效率，就必须要正视和研究电子公文流程的变化。

一、电子公文促使了办公无纸化办公

1、优化了处理流程，为办公人员在催办和查询方面提供了便利

根据《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关公文格式》的标准及实际公文运转情况，电子公文需要制定规范的与纸质公文的公文处理签和完整公文工作流程的规范。除涉密公文外，任何部门、任何个人只要发起公文，都按照统一流程操作。

正是由于电子公文流程实现的是信息管理，其有区别传统流程的最大特点是及时实现信息共享。传统公文流程中，公文业务处理流程与文件管理流程相对疏离，公文流转过程中信息经常被重复记录，记录下来的各类信息又难以直接为管理活动所有。而电子公文流程中，公文业务处理流程与文件管理流程是集成的、直线的，信息无需反复输入，可以实现全程共享。各种法规、规章、决定、条例等公文可及时通过网络直接发布，供公众查询访问，使得政令推行迅速及时，公文的作用和效果得以立显。

2、降低了行政成本

在纸质公文处理的过程中，一份公文往往需要经过多次的修改才能成稿，特别是一些重要的公文，修改的次数更多而且都需要纸质打印。但是电子公文可以在电脑上直接修改，提高工作效率。过去纸质公文多采取邮寄的方式，不仅容易丢失、时间长而且花费大量的邮资，如有紧急公文，还需送达或者上门直接取件，而用电子公文便可以不受地域和时间的影响，避免了不必要的人力、物力、财力消耗。

二、电子公文在实际工作中出现的问题及原因

1、观念上的问题

一方面部分领导干部对电子公文应用的重视不够，认为公文处理电子化就是用电脑打印文件，而没有上升到无纸办公自动化的高度；而有相当一部分教职工习惯纸质公文，缺乏对电子公文的认同感和安全感，甚至出现了在一个单位内部各部门使用电子公文处理系统的状况存在较大差异，有些部门甚至没有纸质公文无法办公。另一方面存在电子公文“缓一缓”思想的不在少数。实现公文电子化要投入相当一笔资金经费先实现网络化，当前我国相当一部分机构经费都有困难，因此其内部网络化建设的水平滞后。

2、技术问题最关键

（1）、硬件的配置不能满足电子公文处理系统的要求。

（2）、软件设计存在功能和安全、操作便利上的缺陷。

（3）、人员的技术水平不到位。

3、规范化问题

由于目前没有一套公认为标准的电子公文处理系统，使得电子公文处理系统参差不齐，这就造成了有多个电子公文系统并存的现状。由于在技术力量、资金投入等方面不一，客观上造成了该系统在设计功能、使用方便、后期维护等方面，存在较大差异。

三、解决问题的途径

1、加大投入力度，加强培训，提高网络化水平

电子公文处理系统是一个高度自动化、高度集成化的信息管理系统，它的使用涉及到网络环境，工作人员公文业务能力、电脑操作技能等。只有在资金支持、人员安排与培训、网络硬件、软件设计等各方面给予足够地支持，才能尽快在实现信息工作网络化的基础上，从根本上实现公文电子化、办公无纸化。

2、加强软硬件建设，解决各种技术问题

（1）首先是硬件的配置要能跟上，购买的电脑其硬件设备要能满足电子公文应用软件系统运行的要求。其二设计或购买及使用具有自身特色、适合自身需要的软件。该应用软件应该涵盖公文处理的全过程，而且公文办理过程所产生的相关信息，应该符合档案管理的要求。

3、保证电子公文的安全性

针对内部的管理不善，导致电子公文数据被非法编辑、复制、传播、丢失等。我们可以通过严格管理、严格执行权限操作制度、全程操作日志记录等办法来解决。可以利用PDF格式的文件可以进行加密管理，只看下载打印观看，但不能修改和复制其中内容上做文章。

4、加强对电子公文的管理

电子公文和纸质公文具有同样的权威性和法律性，然而电子公文的生成、传输、归档等过程却和纸质公文有很大的不同。电子公文的管理是一个全过程的系统管理，既包括网络软硬件管理人员对电子公文的管理，也包括电子公文使用人员对电子公文的管理；既包括电子公文的生成管理，也包括电子公文的传输和归档的管理。电子公文的管理是一个全过程的系统管理，是一个操作流程的规范化管理。

电子公文在实际工作中的应用现状还需继续完善。随着现代电子信息技术的发展，电子公文在各部门应用的比重将越来越大，只要我们高度重视电子公文的作用，在现实中不断解决存在的问题，就一定能使电子公文发挥重要作用。

参考文献：

[1]李莉电子公文系统对实现无纸化办公及改变工作习惯的作用和影响《管理世界》2012年10期

[2]刘家真电子政务背景下的公文管理《图书情报知识》2007年3月