科技成果研发档案管理初探

梁威

科研档案不仅仅是对科研成果的收集、整理、归档，更重要的是通过这一系列的程序建立的档案资料为科研人员在实际研究中提供理论依据和信息支持，特别是在项目的研发过程中提高研究者的研究水平和项目难度、深度起着举足轻重的作用。科研档案应该提供完整、准确、重要的技术信息，除完整记录整个研发活动的全过程，还应在整个项目的研发过程中提供有效的背景评价、分析性质的数据等，拓展研发人员的视野，更好地满足市场需求，完善新科研项目的研究开发体系。

一、科研档案在新项目研发过程中的作用

科研项目研发过程是一个创造性劳动阶段。在这一阶段，同样需要借助前人或他人的大量成果和研究方法，很大程度上还依赖于大量的科技档案信息。因此，档案工作可通过科技档案向科研人员提供反馈项目信息技术，项目研发中需要了解和利用各种最新的理论信息和资料，并且不断充实、修改、完善自己的研究内容和方法，科研档案信息就能满足新项目研发这一特殊需要，使研究者及时获得攻克难关的资料，它通过及时同步的信息服务避免科技人员重复劳动，能够节省大量的资金，确保项目顺利高质量的完成。可见，档案人员通过各种渠道、各种途径、不失时机地开展创造性服务，在科技成果研发中发挥着保证项目水平和质量的主要作用。

二、科技成果研发档案管理存在的问题

（一）对科研档案工作的重要性认识不足

新项目研发档案的收集不完整、不稳定直接影响了科研档案的内在质量。任何档案材料都不是把所有无关紧要的科研材料一统归入，而应是侧重地归整有意义、有使用价值的科研材料，而且这些档案材料应具备其内在的质量要求，因此其准确性与完整性的统一是保证存档材料质量的前提。然而由于当前许多单位的科研人员并没认识到科研档案工作的重要性，许多珍贵材料不完整、或上交不齐全，一方面怕归档后得不到有效保存，另一方面担心以后做进一步研究时查阅不方便，或者会泄密，这样很难保证档案材料的完整性。从而直接影响了科研档案的内在质量和后续研究的创新。

（二）科研档案管理缺乏有效的管理机制和制约手段

档案管理中科研材料收集的不完整，造成了科研档案的不完整、不系统和不成套，源于没有制定出一些切实可行的制度、办法和相应的制约措施。档案管理人员只是要求科研人员把他们的成果归纳完整，材料上交齐全，但基本上是研究者拿什么材料就归什么材料，档案管理人员对归档只是在口头上作一些说明，如果没有明确的管理制度标准，就不能对归档做具体要求。制约手段和措施的贫乏，相应制度和办法的不健全，再加上对档案管理人员要求的不严格，使科研档案管理工作常处于松散状态，影响了科研档案信息发挥其应有的价值和作用。

三、建立适应科研院所新的科研运行机制的科研档案管理办法

科研档案工作要适应科研院所的科研运行机制，应该破除各种束缚科研档案工作发展的旧思想、旧观念，开拓新的路子，改进现有的管理方法，使科研档案工作跟上时代发展、变化的步伐，适应研究所新的科研运行机制。

（一）科研管理部门应有明确的科研文件材料的归档范围（例如科研准备阶段、研究试验阶段、总结鉴定验收阶段、成果和奖励申报阶段、推广应用阶段等各个阶段内所需归档的文件目录）。作为新项目研发人员应负责科研文件材料的形成、积累、立卷、归档，要遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内材料的有机联系，便于档案的保管和利用。档案管理人员应严格按照要求填写相应的移交文件目录等事项。保证新项目的科研档案在每个环节都有规章制度可循，完善科研档案的管理和制约机制。

（二）将科研档案工作的管理制度纳入新的科研管理制度中。为了防止科研管理工作与科研档案工作相脱节，应在制度上采取措施。档案部门应及时地将档案管理方面的具体政策，融入到科管部门制定的新的规章制度中去，这一工作档案部门应积极主动，配合科研管理部门进一步完善。

（三）动用一定的奖励手段，加强对难以归档的科研文件的监督管理。恰当地运用一定的鼓励手段，是做好难以归档的科研文件的积累工作的有效手段。具体地可将科研档案的积累文件与有关人员岗位职责相结合，把科研文件的积累作为其考核与奖励的一个条件，这样能够大大提高科研文件的归档的质量。

对于成功的科研项目的研发过程，科研档案管理的作用是不可或缺的，科研档案的正确管理可以降低项目研发失败的风险，所以我们应加强科研项目研发过程中科研档案管理，并贯穿于项目研发的整个过程。因此，加强对研发过程中科研档案的有效管理，提高科研档案的准确性、完整性和有效性，是加快科研项目研发的速度、效率和质量的有效途径。