探讨如何做好高校二级学院行政秘书工作

徐永明

摘 要：行政秘书工作在高校行政管理中起着重要的作用，是行政管理的基层岗位，行政秘书是一线管理者，地位比较独特，在行政管理中起到助手、组织、协调、服务的作用。行政秘书承担了二级学院办公室当中的各项工作内容，能够保障二级学院的正常运转。该文介绍了高校二级学院行政秘书工作的特点，行政秘书的职责以及行政秘书应该具备的素质，并且对如何做好行政秘书工作提出了一些建议和方法。

关键词：高校 二级学院 行政秘书

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）05（a）-0181-02

高校办公室是重要的职能部门，是学校正常运转的纽带，协调和沟通上下级，行政秘书是学院领导的助手，是领导和教职工的润滑剂。中国的高等教育正在迅速发展，高等教育已经从精英教育转换为大众教育，高校的规模不断扩大，教学形式多元化，这使得高校在教学质量、学术水平以及办学效益方面不断提高，随着高校管理体制改革的深入，高校正在大力开展与社会和其他高校的交流合作，高校二级学院行政秘书工作面临着挑战，所以，提高行政秘书的工作能力能够提高学院的管理水平，促进学校健康发展。

1 行政秘书的工作特点

教学管理在高校管理中有很重要的作用，教学质量的管理是教学管理的核心，也是人才培养的保证，教学秘书是教务管理的执行者，教学活动的组织者，是教师与学生、教师与教师、上级和下级的纽带，行政秘书工作渗透到教学的各个环节当中，有不可忽视的作用。

1.1 辅助性

行政秘书的工作主要是协助学院领导完成工作任务，学院领导不仅要做好行政工作，还要完成教学和科研的任务，不可能做到面面俱到，因此，行政秘书要完成领导布置的工作内容，还要进行跟踪以及督促，把工作中出现的任何问题都要回馈给领导。

1.2 繁琐性

行政秘书每天都有大量繁杂的工作要处理，很多时候都是好几件事情一起办，要与不同的人员接触，解决他们提出的问题，实际工作内容特别繁琐。经常有需要反复办理的事情，每天都要收文件，并且把有关文件上传学院的网站，把应该办理的事物一一通知，教职工职称的申报以及考核都要一步步办理。

1.3 服务性

行政秘书首先要服务与师生，这是最基本的职能，要为师生营造一个和谐的工作学习环境，其次要服务于教学和科研，要及时传达学校的科研信息，为教师和科研工作人员的工作提供方便，再次，行政秘书还要服务于学院的决策，为了确保领导决策的科学性，要及时并且准确的给领导提供调查和统计的信息，收集整理资料，提供决策的建议，做好领导的助手。行政秘书要维持学院正常的教学秩序，保证教学任务顺利完成，加强与师生的沟通，把服务落实到工作的方方面面，为日常教学活动提供保障。

1.4 组织协调性

教学管理涉及到很多方面，行政秘书在管理工作中负责组织和落实教学工作，比如排课、调课、订教材、落实教学计划、安排考试、成绩管理、毕业生资格审查、考核教师等等。由于很多行政管理的活动呈现网络的关系，教学任务是由多个部门共同完成的，行政秘书要做好沟通、组织和协调的作用，如果行政秘书的协调工作没有做好，会产生矛盾、混乱，严重影响教学质量。

2 行政秘书的职责

二级学院行政秘书工作的主要职责是协助学院办公室主任做好各项行政工作，工作内容涉及到很多方面，第一，日常工作，负责学院的文件、信息以及资产管理等工作。文件管理主要是进行文件的登记、传达、反馈和归档。信息管理工作主要收集教职工的个人详细信息。资产管理工作主要是保管和发放办公用品，采购办公设备和办公家具等固定资产，并且配合资产管理部门进行资产的盘点和清查。第二，文字工作，起草并下达学院通知，起草各类会议的材料，协助领导制定规章制度和工作的规划。第三，人事工作，做好本院教职工的招聘和考核，向新员工讲解规章制度，做好新员工的培训工作。第四，外联工作，他人来学院咨询或者调研的话，要做好接待工作。

3 行政秘书应具备的素质

3.1 思想政治素质

思想政治素质是高校行政人员的灵魂所在，行者秘书直接为教学科研工作和广大师生服务，他们的政治素质显得尤其重要，必须遵守高校制定的各项规章制度，贯彻党的方针路线。要有坚定的思想觉悟，加强政治理论的水平，还要具备良好的工作作风，有强烈的事业心和责任心，为人政治，有奉献精神，要时刻端正自己的态度。

3.2 文化素质

高校里人才济济，如果行政秘书的文化素质不高，在实际的工作过程中会遇见很多问题，所以二级行政学院的秘书要具备一定的文化素质。要有行政管理学的知识，掌握先进的管理理念，使得管理工作合理规范；具备心理学知识，由于行政秘书所接触的人员很广泛，一定的心理学知识能够提高工作的效率；具备档案学的知识，行政秘书的常规工作就是档案管理，规范的档案管理可以减少查找资料的时间；具备计算机知识，由于现代化水平逐渐提高，行政秘书要不断提高计算机操作的水平，赶上时代的发展。还要有自己的兴趣爱好，拓宽自己的视野，提高文化素养。

3.3 良好的心理素质

由于行政秘书工作琐碎繁杂，行政秘书要具有良好的心理素质才能从容应对，要保持乐观的情绪，对自己的工作充满兴趣，能够适应环境，发挥自己的潜能，还要营造和谐的人际关系，经受住挫折，把消极变作积极，把被动变作主动。

3.4 个人能力素质

所谓能力素质，指的是担任某一角色所具备的能力，行政秘书应该具备的个人能力的素质有：文字功底以及口头表达能力，要具备一定的书面表达能力和写作的能力，熟知各种文书的格式和写法，吃透上级的文件精神，做到笔能成文。语言表达应该清楚明白，简明扼要，注意用词，做到文思敏捷，对领导如实反映事情真相，向下级准确表达领导意思。要提高普通话水平，英语口语水平，平时说话多加注意，勤于练习。组织协调能力，善于协调领导与师生的关系，巧妙解决各方矛盾。安排时间的能力，对杂乱的工作内容要给出合理的安排，有计划分配自己的时间，提高工作效率。还有具备学习能力，要贯彻终身学习的思想，拓宽学习领域，让自己的知识储备更丰富。endprint

4 做好高校二级学院行政秘书工作的建议

4.1 加强创新理念

创新理念指的是行政秘书要冲破长期以来的偏见，热爱本职工作，一些行政秘书放弃了自己的专业，把主要的经历都放在教学管理方面，他们付出了更多的努力，但是一些高校的领导缺乏对行政秘书工作的正确认识，轻视他们在教学管理中所发挥的重要作用，在岗前培训、工作待遇以及评定职称方面不够重视，这使得一些行政秘书工作人员不热爱自己的工作，寻找机会离开自己的工作岗位去寻求新的发展。这就要求高校行政秘书有较高的政治觉悟，有强烈的责任感，加强全心全意为教学服务的精神，勇于奉献，通过出色的工作来实现自身价值。

4.2 加强合作精神

任何新事物的出现和先进的工作方法都会随着时间的推移而落伍，行政秘书只有不断改变工作方法，积极探索新思路，更好履行自己的职责。办公室的工作方法比较多，但是通常采用分工合作的方式，过细的分工使得协调工作变的复杂，而且妨碍创造力的发挥，协力合作能够使得协调工作变得简单化，团队的形式来完成工作，能够发挥个人所长，提高工作质量。比如，举办新生开学典礼，可以把办公室人员组成一个团队，有美术功底的人员可以负责艺术大字和布置会场，有公关能力的人员做好外联工作，有文字功底的人员撰写发言稿，通过团队合作，能够有条不紊的完成各项工作。

4.3 创新工作方法

科学的工作方法是行政秘书顺利完成行政管理工作的重要条件，也是行政秘书工作能力强弱的重要体现，有了科学的工作方法，行政秘书工作才能收到事半功倍的效果。从行政秘书工作的特点看，配合新时期高校行政管理改革和发展的需要，其工作方法必须实现创新。第一，行政秘书要有开拓创新的精神，在做好服务性、辅助性、协调性工作的基础上，充分发挥自己的主观能动性，积极思考，敢于突破条条框框，努力探索行政管理的新途径、新方法和新思路，做到与时俱进，不断提高。第二，在掌握行政管理规律的基础上，实现行政管理的科学化、制度化、规范化。第三，理清头绪，分清主次，集中汇报，重点处理。第四，必须有严谨求实的工作作风，任何时候都不可有丝毫的疏漏和懈怠，做到静心、耐心、细心。第五，要深入教师和学生中，一方面了解他们的工作和学习情况，帮助他们排忧解难；另一方面有些常规性的工作可以交给他们去做，这样既可以充分调动师生工作的积极性，又减轻行政秘书的工作压力；第六，在行政管理各环节上要充分利用计算机和网络技术，实行“电子教务”，即一些临时性的事务通知，及一些行政管理文件，完全可以通过网络发布出去，师生都养成从校园网上查看行政管理信息的习惯，使行政管理工作更快捷、更高效。

总之，做一名高校办公室的行政秘书，要履行好工作职责，胜任工作岗位，就必须提高自身的素质，在公与私、名与利、苦与乐等诸多落差面前，守得住清贫，耐得住寂寞，经得起考验，挑得起重担。

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