网络环境下档案管理系统技术研究

刘晓红

[摘 要]档案管理系统，是指对档案信息进行输入、组织、控制、输出和调控等一系列活动的有机总和，是为机关、组织和社会各方面管理和提供档案信息服务的一种有组织的活动程序和工作体系。伴随着网络技术的普及和档案管理现代化进程的加快，开发适应网络环境的现代电子档案管理系统，实现电子文件的归档和数字化档案馆的构建已成为一种趋势。

[关键词]网络环境；档案管理；技术研究

一、档案管理系统的构建原则

档案管理系统的构建要根据档案管理系统的要求和目标进行设计，对整个档案管理系统的工作做出计划，保证档案管理系统运行中各个环节之间的协调，能够对所提供档案的利用效果和档案管理系统运作状况进行评价及调整。

1.目标明确。在建立档案管理系统时，必须明确目标，并围绕目标确立功能和合理安排其结构。

2.层次性。在档案管理系统内建立合理与适度的管理幅度与层次，使各层次间的信息流通比较迅速和真实，便于对系统内各个层次进行有效的控制和协调。

3.相对封闭。在档案管理活动的过程和环节中，将收集、整理、鉴定等环节相对封闭，各环节各自构成一个相对独立的封闭系统，环节之间相互协调和有机配合实现合理的管理。

4.适应原则。档案管理系统必须具有较强的灵活性和应变能力，无论管理系统的内部条件和外部环境如何变化，都能够准确、及时、有效地提供档案信息。

二、档案管理系统体系结构的选择

软件体系结构风格是描述某一特定应用领域中系统组织方式的惯用模式。在网络环境下，常用的软件体系结构由客户/服务器模式（C/S）和浏览器/服务器模式（B/S）两种。

客户/服务器应用模式的特点是普遍基于“肥客户机”结构下的两层结构应用软件。客户端软件一般由应用程序及相应的数据库连接程序组成，服务器端软件一般是某种数据库系统，系统开发简单快速。

客户/服务器应用模式的缺点是系统客户方软件安装维护困难，数据库系统无法满足对于成百上千个终端同时联机的需求，由于客户/服务器间的大量数据通信不适合远程连接，一般只应用于局域网环境。

浏览器/服务器应用模式在结构上采用客户机、应用服务器和数据库服务器三层分布式结构。客户机通过浏览器处理用户和应用服务器的交互。应用服务器负责接受客户机方面应用程序的请求，然后将这个请求转化为数据请求后与数据库服务器交互，并将与数据库服务器交互的结果传送给客户机的应用程序。数据库服务器软件根据应用服务器的请求进行数据操作，并将操作结果传送给应用服务器。

浏览器/服务器应用模式实现了客户端的“零”安装，减轻了整个系统维护工作，由于客户机不是直接与数据库系统交互，从而减少向服务器发出SQL请求，性能更佳。同时，这种结构增强了系统的整体安全性，提高了执行效率，整个系统的延伸性也大为提升。

考虑到客户/服务器应用模式和浏览器/服务器应用模式的优缺点，以及档案管理系统的功能要求，一个好的档案管理系统应该是客户/服务器应用模式和浏览器/服务器应用模式相结合的体系结构。

三、档案管理系统的技术开发要求

档案管理系统是为各级各类档案馆定制的网络办公及管理软件，应能根据用户的实际要求定制数据结构，包括打印报表及编目格式，档案的分类遵循国家档案分类原则，用户可结合实际情况需求，通过自定义将档案进行分类目管理，并能增加下级类目（下级类目基本没有限制）。

1.数据库的选择。档案管理系统应采用大型数据库管理数据，支持大数据量的档案信息管理，数据安全性和完整性。

2.多媒体及图像数据存储。档案管理系统应能支持多媒体数据的存储管理，支持扫描仪直接输入，图像数据压缩存储，支持各种多媒体设备，支持各种格式电子文件的存储。

3.功能要求。符合档案管理流程，输入方式多样，用户界面友好，清楚直观。用户采用分级管理，记录、字段以及数据文件分别设置权限，保证数据安全。查询方式灵活多样，数据加工能力强大，报表输出灵活。系统日志能随时记录并反映系统被利用的情况，能统计系统日访问量，月访问量，甚至年访问量，对每个用户的来访和其使用档案的情况将会记载。

四、档案管理系统的安全策略

安全问题对于档案管理系统是一个非常重要的问题，安全问题不仅仅是指数据的存储安全，还包括数据使用的安全，因此，制定合理的安全策略是档案管理系统的重中之重。

1.网络访问控制策略。访问控制策略是网络安全防范和保护的主要策略，其任务是保证网络信息资源不被非法使用和非法访问。访问控制策略包括入网访问控制策略，操作权限控制策略，目录安全控制策略，属性安全控制策略，网络服务器安全控制策略，网络监测、锁定控制策略，网络端口和节点的安全控制和防火墙控制策略等。

2.用户安全管理策略。用户安全管理策略是将档案管理系统的用户分为普通用户、部门管理员、管理员和系统管理员四类，不同用户具有不同操作权限。普通用户：只能对公开的档案信息进行查询。部门管理员：对本部门档案信息具有读、写、删除、修改权限，能修改自己的基本信息及口令；部门管理员是级别较低的管理人员，主要由部门档案员担任。管理员：具有读、写、创建、删除、修改权限，能管理和创建用户的账号；管理员是档案管理的核心人员，主要由专职档案人员担任。系统管理员：拥有最高权限，主要完成用户管理、系统配置、数据备份、系统维护、日志监督等工作，必须指定专门人员来承担；系统管理员应有丰富的计算机知识，熟练掌握系统的安全。

3.密码安全管理策略。密码安全管理的目的是防止用户被攻击者冒充，从而避免档案信息的丢失、泄密及破坏。密码不宜过短，要经常进行修改，不要使用常见的词语，不要记录在容易泄露的地方。

网络环境下，档案管理系统的开发是一个系统工程，其技术开发涉及网络技术等多个方面，同时，系统的开发还要遵循档案管理的有关业务流程并符合相应的法规要求。

参考文献：

[1]郑文.关素芳.档案管理系统的特征、职能和构建原则.档案学通讯.2005，（2），23-25

[2]王雯.张李义.陈雄.基于B/S模式的企业档案管理系统研究.机电产品开发与创新.2006，19（1），23-25