试述对印章档案管理方法

严锐

[摘 要]从古代的皇室玉玺到当代的单位印章，我国自古就有使用印章的传统。印章具有不可替代的独特效用。然而，一直以来，有关印章及印章档案的管理并示引起广泛重视。改善印章档案管理的办法，加强对管理工作的过程控制，能有效提升印章和印章档案的管理效果。本文从印章档案的含义、基本方法、管理存在的问题及应对措施几方面展开论述。

[关键词]印章；印章档案；管理方法

印章档案与声像档案、名誉档案等一样属于实物档案，可能有人对于印章档案是否需要存在疑问，就比如废旧印章，认为它本身已失去效力，即使销毁也不会产生不良影响。然而事实上，我们不能忽视一枚印章的效力，它既是权力的象征，又是一种信物，它是一个机关、单位或组织的凭证标记，是某种行政行为或商业行为发挥作用的凭证，具有一定的法律效力。

1、印章档案的基本含义

国家档案局2008年颁布的《印章档案整理规则》指出：印章档案是国家机关、社会组织和个人在从事政治、军事、经济、科学技术、文化教育等社会活动中形成和使用过的印章，是一种具有特殊载体形态并在历史研究、档案考证、文物收藏和艺术鉴赏等方面有特殊价值的档案。对印章档案的正确管理与保存将直接关系到印章档案的文史研究、艺术价值的继承与发扬。

2、印章档案管理基本方法

管理印章档案，要遵照印章档案的形成规律，整理与分类要集中进行，要区分好各印章档案的价值；印章收集之后要确保数量齐全，整理印章档案时，必须遵守真实性和完整性的原则；档案归类和整理印章档案时方法应当科学规范；档案整理完全后，应当使用可靠的材料保护档案，确保档案能够完整且长久的保存。

（1）对已收入档案管理部门进行保管的印章应登记造册，按照每枚印章收进的先后顺序、类型、作用进行正确分类并填写印章交接表。在编制印章目录时，要以简明实用为原则，目录大致可分为顺序号、印章名称、制发机关、启用时间、废止时间、上交部门、收入时间、数量、交接人签名、备注等内容。

（2）在登记目录的同时，每个印章要预留印模（盖在对应的顺序号上）。制作印模时，还要注意一些问题：凡是使用到的工具和材料必须保持清洁；印泥台以及搅拌用的工具必须为非金属工具；盖制印模需要掌握好压制力度，最好一次成型。盖出的印模应当是文字清晰、图形完整。印模装盒时，需要按照排列顺序，或者按照印章规格的不同，确定盒内印章数量，排列时一般按照从上到下，从左到右摆放。最好能用不干胶把顺序号贴在图章的实体上，这样今后查找、管理印章档案会更加方便。

（3）废旧印章一般使用较久、印泥较厚，字迹模糊不清。收进前可将印章放进装有清洗剂溶液的容器中，浸泡一小段时间之后再用软毛刷子刷洗印章各个面，凹陷处难以清洗的部分，可以用细小而尖的竹签祧洗，等到印章彻底洗净后放置在阴凉通风处晾干即可。清洗时要选择恰当的洗涤剂，防止对印章造成不可挽救的毁坏。在清洗时，也有几点需要注意：在清除印章上的污物时，要尽量保证印章的完整不变形；清洗后的印章，印面和边款的图案与字迹应当完整清晰；在使用易燃有机溶剂进行清洗时要注意防火；竹签清洗印章凹陷面的污物时要轻拿轻挑，避免损坏印章表面；印章清洗前期不宜浸泡太久，防止印章老化。

3、印章档案管理存在的问题及措施

（1）在实际工作中，各类印章因为使用效力、用途和审批权限，往往分散于各个部门，容易造成“各自为政”、管理失控的局面。行之有效的办法是指定文档部门专职负责所有印章的核准、刻制、领取、交接和监督使用。印章启用时，文档部门统一建立“印章备案登记表”，将印模、启用日期、保管部门、保管人等重要信息备份、登记在案；印章在交由其它业务部门使用保管期间，文档部门负责跟踪和监督印章交接、作废和销毁情况，并在“印章备案登记表“上及时记录相关信息。争取从源头上实现对各枚印章的备案管理，从而使印章的安全管理和有效监控成为可能，由此形成的动态登记表作为印章管理档案材料，归档保存。

（2）印章档案的收集范围力求完整。印章档案的收集工作并不复杂，主要归档材料范围包括：印章备案信息表（包含印章启用、保管、交接、销毁等过程信息）；盖章审批材料（包括印章使用审批表和使用登记表等）；印章实物；其它相关资料（如印章交接清单、凭证和刻制申请表等）。我们在收集档案的时候，要尽可能把相关材料收集齐全。

（3）印章档案的保管价值和期限要区别对待。不同类型的印章效力也有所区别，具有不同的法律和档案价值。一般而言，除法人单位公章基于其特殊法律效力，形成的重要档案材料需要永久保存归档外，其它类型的印章及其形成的档案材料列为短期保管较为适宜。当然，我们也要根据实际情况来判断。

（4）杜绝滥用印章权限，印章备案制度不可或缺。印章因其特殊性往往隐含着法定的权威性，为了杜绝某些违法乱纪行为的发生，每一枚印章的各种权限都必须进行严格控制，印章档案制作过程应当全程受到管理。对于那些不需要归档的印章，比如已经受损严重或者仅在一般性事务性工作中才使用的印章，要及时销毁并填写印章销毁登记表，将销毁的登记表及时归档。

4、结束语

严格制作印章档案、加强印章档案的管理具有许多现实意义，既可以杜绝印章职权的滥用，又可以切实存档入档，让每一枚印章都有档可依。施行建档存档查档机制，更有利于把握好每一份印章档案的来龙去脉。所以说印章档案作为一种特殊档案的存在，它不仅仅是文书档案、名誉档案等各类型其他档案的补充，又可以从印章档案的变迁看到印章持有的单位和个人的发展和改革，这必然是其他形式的档案所不能替代的，是档案收集中不能忽视的环节。

参考文献：

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[2]龚征；走出“印章档案”的误区[J]档案与建设，1996，12

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[4]赵敢.印章档案初探[J]档案，1987，2.