关于物探档案数字化及网络化的探讨

李巧玲+琚晓卉

1 物探档案数字化管理的必要性

1.1 提高经济效益。纸质档案是以纸张作为载体的一种形式。在信息时代，随着资料的累积，档案信息的增多，造成纸质档案查阅不便利，占用空间大，且管理及维护成本较高等问题，而数字档案解决了纸质档案存在的问题。

1.2 提高办公效率。数字档案是随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展产生的一种新型档案信息形态，它能把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

1.3 增强档案原件保护。将纸质档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

2 数字化档案在物探公司档案馆的应用

由于物探工程项目投资规模大，施工周期长，在前期工作进行时档案人员一般没有参与，而工程竣工验收时，距文件形成已过了很长时间，一些基础资料如果长时间管理不善易造成散失。

物探公司档案馆在准备建设数字化、网络化档案馆之前，以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描一个或多个图像存储为一份图像文件。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档案号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。

物探公司档案馆历年来共接收各类文件资料17666卷（份）；已整理完毕17666卷（份）；整理各类老资料7075卷（份）；为各单位生产及科研生产工作提供利用1890多份，近605人次；新录入二维、三维18块工区及25口井的地震勘探信息数据，共计2467条记录，核查了二维、三维16块工区的95条测线，99束线，共2467条记录。按照总公司和勘探局数据库统一格式的要求，对所有的数据信息进行了二次处理，所有数据格式已转换完，与勘探局总数据库的兼容性达到100%；建立了适合勘探局网络环境的数据库管理、查询、调用系统并开始利用处理；为逐步实现档案馆的现代化管理打下基础。

另外，我们也接收了大量的光盘，经常在不违背保密制度的情况下向基层队提供利用。例如在基层队时间紧、任务重，抽不出专人来档案馆借阅的情况下，我们会把一些不违背保密安全制度的数据通过网络传输给他们，方便了基层队工作的开展。为了满足公司各个部门的需要，我们制作了中石化地球物理公司档案管理系统，便于基层队更快捷、安全地查阅需要的档案资料。并设置了访问权限，进行了加密，在技术人员有需要的时候，我们可以开放权限为他们提供利用，这也是物探网络化管理的一种体现。

在我们享用档案信息化网络化带来的可靠性、实用性的同时，我们也没有忽略网络安全的隐患，建立了安全管理体制。为了确保档案系统正常、稳定、安全地运行，物探公司档案馆建立了日常监督和检查体制，设备的日常维护、制度的贯彻与执行都落实到日常工作中。例如，系统运行分析检查，操作密码、口令的更换管理，设置各级网络站点的安全管理方法，关注运行状况，分析检查攻击行为，等等。

3 数字化档案在应用中的成效

物探公司档案馆应用现代科技整合信息资源，加快档案信息化的建设，将“死档案”变成“活资料”，根据信息化的要求，依据现有条件，在档案数字化建设上下功夫，将逐步从目录级数字化向全文数字化发展，做好电子文件和数字档案的日常登记备份，实现了计算机自动检索，提高了档案服务的效率和质量，为物探公司及相关部门提供了快速便捷的信息支撑，充分地发挥了档案的作用。

物探公司电子档案发展到今天，在服务手段和提供信息的深度方面较传统档案有着巨大的变化，充分地体现了数字化档案馆是今后发展的大趋势，但是我们将秉承“传统与现代共存，纸质档案和电子档案共存”的原则，对于传统档案仍保持其重要地位，不能抛开传统档案而以电子档案取而代之，电子档案与传统档案具有共生性。只有全力发挥二者的优势，扬长避短，相互依存，才能更好地发挥档案在物探工程项目中的重要作用。

（作者单位：李巧玲，中石化地球物理公司河南分公司；琚晓卉，河南油田第二采油厂档案室 来稿日期：2014-08-16）