高校二级学院教学档案管理所面临的问题与对策
2014-10-29胡敏
胡敏
【摘 要】高校学分制使得相对应的二级学院教学档案管理工作更加复杂，同时产生了大量的标准化数据和电子文档，二级学院的教学档案管理工作越来越不能满足学分制条件下教学的需要。如何克服目前的困难，并找出有效的对策，这就是本文的目的所在。
【关键词】高校 二级学院 教学档案管理
一、高校二级学院教学档案的概况
高校二级学院教学档案是高校二级学院在教学、科研和管理活动中直接形成的对学院、学校和社会有保存价值的各种文字、图标、声像的不同的形式、载体的历史记录，是对二级学院教学管理活动的真实记录。二级学院的教学档案主要包括教务文件、教学运行管理资料、教学质量管理资料、考试管理资料、期末考试试卷、学生成绩单和教师工作手册。教务文件包括各级各类教务文件。教学运行管理资料包括教学计划、教研活动记录本、教师教学任务、教师开课管理、教材管理、形式与政策教学、教师听课记录、补退选课登记表等。教学质量管理资料包括培养方案、多媒体教学、各类教学奖、教改项目、实验室管理、教学简报等。考试管理资料包括期末试卷、等级考试、专业成绩、重修管理、英语慢班、毕业生成绩管理、转专业成绩管理等，考试大宗档案包括期末考试试卷、学生成绩单、学生试卷分析、教师工作手册等。
二、高校二级学院教学档案的重要性
1.促进学院教学质量的提高
学院的中心工作是教学，各学科的教学计划、教师教案、电子课件比赛、听课记录、教学工作的经验、教研成果，这些原始记录真实详细地反映了学院教学工作的情况，教学档案为总结经验、反思教学提供了全面宝贵的材料，教学档案有助于促进各学科教学质量的提高。
2.考核教师工作成绩，为学院教师聘定岗位档次和薪酬提供重要依据
学校从2012年开始将四级及以下等级专业技术岗位聘任权放到二级学院，由二级学院制定申报条件并按有关规定实施。学院在聘任工作中侧重比较教师近三年的科研、教研和获奖情况。依据教学档案中教学督导听课反馈情况、学生评教排名、授课技能大赛获奖、教学质量获奖、教改项目、教学论文、科研情况等来决定教师的岗位档次，从而决定教师在接下来的三年的薪酬。因此，二级学院的教学档案关系到教师的切身利益，做好教学档案能公开公平地为学院教师聘定岗位档次和薪酬提供重要依据。
3.为学院领导制定决策、开展各项工作和发展壮大学院提供重要的参考资料
三、高校二级学院教学档案管理存在的问题
1.学院领导重视程度不够
学院领导重视教师的思想、教学和科研业务，忙于学院的规划，硕士点、博士点的申报，聘请国际国内知名的学者来学校讲学，学院领导为学院的发展壮大做了很多事情，但是很不注重材料的收集存档。
2.二级学院存档的规章制度不健全
学院教学档案的收集存档依据2003年教育部对各高校的评估指标，学院的档案缺乏具体的规章制度，缺乏系统的规划、管理制度和工作细则。
3.缺乏专业人员进行教学档案管理
学校没有为二级学院的档案管理设置专门的岗位，二级学院的教学档案大多由教学秘书兼任，教学秘书忙于教学管理和日常事务，档案意识和档案管理水平不高，凭知觉收集档案资料，随意性大，归档文件材料的质量难以保证。
4.目前二级学院的教学档案管理模式不能满足学分制条件下教学的需求
学分制使得相对应的二级教学单位的教学档案管理工作呈现更多的复杂性，工作量急剧加大，同时产生了大量的标准化数据和电子文档，这对仅凭教学秘书和传统的以纸质形式为主要载体的教学档案管理模式提出了严峻挑战。
四、解决对策
1. 2013年11月学校出台《西南民族大学单位年度考核办法》，将二级学院档案管理作为考核学院工作的评价指标之一。文件出台后学院领导高度重视，已将教学档案作为教学管理工作中的一项重要任务来落实。
2.二级学院应完善存档的规章制度。二级学院应依照《档案法》和《高等学校档案管理办法》等法律法规，结合学校要求制定相应的教学档案管理实施细则，对教学档案的归档范围、档案保管借阅制度以及立卷归档的程序等做出明确的规定，使二级学院教学档案管理人员在档案管理过程中有章可循、有法可依。
3.针对学院缺乏管理教学档案的专业人员，目前的办法是加强档案管理人员的业务培训。
4.学分制的实施使得相对应的二级教学单位的教学档案管理工作更复杂、更具体、工作量急剧增大。学校应开发档案管理软件，规范学校各单位的存档要求，让二级学院的教学档案更加规范，给学生、老师和学校都带来便捷。
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