浅谈环境监测档案管理现状及效率的提高

苗占全　武开业

【摘 要】随着国家对环境保护工作的日益重视，越来越多的高科技设备应用于环境监测领域，环境监测部门承担的任务种类越来越多，任务越来越重，环境监测部门内外人员流动及交换越来越频繁，如何使我们环保部门的工作做到忙而不乱、繁而不杂，这就需要对相关的一系列工作有明确的记 录，对相关环境监测档案管理人员的素质提出更高的要求。各类新技术的应用，使档案载体形态，记录方法、管理方法及开发利用等方面发生了很大变化，相应的环境监测档案管理的效率应该逐步提高，不断地迈入现代化，如何在原有的基础上更好的利用新技术从而使环境监测档案管理的效率逐步提高成为人们关心的一个问题。

【关键词】环境监测；档案管理；效率

1 环境档案管理工作的现状分析

1.1 环境监测档案的分类问题

环境监测部门是一个特殊的部门，它的主要职能是完成国家下达的指令性监测任务，从而对区域环境有一个宏观的把握，确保人民群众的生存环境安全。环境质量最直观的表现就是各类监测数据，种类有大气特征污染因子、区域环境噪声水平、地表水特征污染因子、地下水特征污染因子、工业污水特征污染因子、放射性污染因子等等。把各类数据分门别类，有利于查找和应用。

第一方面，仪器档案的分类，由于监测项目繁多，所应用的仪器五花八门，必须按照一定的标准，分为大型和中型以及小型、或者按照产地分为进口和国产，所用的仪器使用说明书、保修卡、安装光盘必须妥善保管，各类仪器必须按照统一标准编订序列号，以利于计量检定和核查，并且根据各类仪器的使用状态，加上诸如正常使用或者停用的标示，并且明确反映在档案中。

第二方面，实验试剂、标准样品以及标准物质的档案的分类，监测项目所对应的实验试剂、标准样品以及标准物质都是从各个生产厂家以及国家的相关标准样品研制所购买，各类证书的有效期限以及应用范围不尽相同，一旦应用错误，直接导致的后果就是产生错误的数据，从而对环境质量产生错误的判断，所以对于此类一定要加强档案管理。

第三方面，环境监测的人员档案应该细化，例如分为技术类和管理类。本单位与外单位的交换工作人员应该予以明确区分，再比如出国交流人员的短期档案应该细化，注明在国外研究的课题名称等等。

1.2 环境档案的标准化问题

由于社会对于环保部门的期望和要求不断增加，单位不断加强能力建设，新的监测项目日益增加，人员流动频繁、人员编制日益增加，相应的人员上岗培训及考核也日益增加，各类监测数据现在一年的总量相当于过去的十年总和，使得档案门类划分、人员职能调整难以做到规范化，由此引发的档案标引难度加大。因此制定一系列的档案业务规范和标准，是档案管理的一项重要基础工作，是实现档案管理现代化的基本保证。

1.3 提高人员素质

由于所使用仪器很多是进口仪器，说明书都是英文或者日文，并且档案管理的现代化水平不断提高，所以人员素质提高迫在眉睫。它包括档案工作人员的理论水平和实际工作能力、外语水平以及以计算机为代表的现代化设备综合应用能力等。例如就现有计算机而言，多为西文提示，这对外语水平不高的大多数档案工作人员来讲，要学会计算机操作，并熟练的应用于工作之中，并非易事。

1.4 档案质量问题

1.4.1 标引不准确，导致发生错标或漏标的现象。

1.4.2 标引语言不规范，以致数据标引中发生用词混乱，影响检索效率。

1.4.3 审核制度不严，由于著录标引和数据输入不进行严格的质量把关，致使系统在使用中常有数据漏检或误检的现象发生。

1.5 安全防护问题

1.5.1 纸质档案长期保存要注意防湿、防霉、防虫，以及人为地破坏。

1.5.2 电子档案长期保存要注意人为或客观上对计算机信息的破坏，如犯罪分子盗窃或工作人员误操作而导致信息丢失。

1.5.3 计算机病毒对电子档案的破坏也不容忽视，要保持经常更新杀毒软件的优良习惯。

1.5.4 仲裁分析样品及数据应该妥善保管，以免引起法律纠纷。

2 新技术的应用

2.1 缩微技术

近年来，缩微技术在环境档案管理中得到广泛的应用，它的主要优点是能够在保持档案原貌的前提下，大大缩小档案体积，节省存储空间，从而有效保护档案原件，然而，任何一项新技术都有局限性和一定的适用范围，缩微技术也不例外。它的主要缺点是：缩微技术对某些特殊档案以及一些特定要求的档案目前还无能为力，例如对于声像档案的复制，以及档案目录的快速检索；不能满足对需要利用计算机处理的档案信息；无法实现缩微品信息的远距离传输。

2.2 光盘技术

由于计算机的普及应用和通信技术的进步，光盘存储技术作为一种新的信息存储手段，以其信息存储容量大、可靠性高、原文自动检索方便以及便于和计算机联网等优点，近年来在音箱市场和软件出版等行业得到了迅速发展。将光盘存储技术应用于环境档案管理，目前存在的主要问题有以下几点：法律依据不足，光盘的法律效力目前还未得到公认，还处于探讨阶段，光盘存储的档案目前还不具备法律效力；保存期限问题，多数专家人为光盘保存信息期限为10年左右，不同种类的光盘保存寿命不一样，因此对于需要长期保存的档案是远远不够的；标准问题，由于光盘系统目前有有各生产厂家和研究部门自行确定标准，有的产品难以互相兼容和转换，所以没有一个统一标准，光盘技术在环境档案管理中的应用难以推广。

3 小结

要进一步更新观念，与时俱進，加强环境档案管理现代化意识，不断提高环境档案管理的效率，实行管理体制与职能的改革，走“文档一体化”的道路，我国环境监测领域档案管理体制在过去很长的时间里基本上处于封闭状态，档案工作局限于档案的接受和保管以及按需供卷的被动服务，随着社会对环保工作的期望值的加大，国家对环保工作的日益重视，过去的工作方式很难发挥档案的社会效益，从而适应新形势，所以，环境监测领域档案管理发展的方向是，管理对象由单一化向多元化发展，工作重点由文件管理逐步转移到对信息的二次开发，通过开发形成各项文献，并利用计算机把加工后的文献建立起各种信息数据库，通过网络系统传输到个用户单位，使档案部门由管理型转化为服务型和信息开发型。

环保工作任重而道远，只要我们从实际出发，不断研究问题、解决问题、总结经验，相信在不久的将来环境监测档案管理工作的现代化水平将会上一个新台阶，从而更好地服务于我国的经济发展。

[责任编辑：杨玉洁]