基于5S管理的图书馆流通管理探索

吴丽君

【摘 要】本文简单介绍了5S管理方法及其影响，在此基础上，阐述了图书馆实施5S管理的意义，并对图书馆流通管理结合5S管理实施过程的探索。

【关键词】流通管理；5S管理；素养

0 引言

5S管理已经证实是一种优越的企业现场管理方法，被一批世界一流的企业采用其管理模式，从而在各行业被借鉴和推崇。如今社会的飞快发展，管理面临极大的挑战，图书馆的管理同样也面临着现实中各种管理问题，怎样做好流通管理就是其中一个重要的方面，如何将企业的5S管理理念有效地融入图书馆流通管理中，促进管理优化，也是近几年图书管理的热门讨论问题。

1 关于5S的含义

5S起源于日本，是指在生产现场对人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效管理，这是日本企业独特的一种管理办法。1955年，日本的5S的宣传口号为“安全始于整理，终于整理整顿”。当时只推行了前两个S，其目的仅为了确保作业空间和安全。后因生产和品质控制的需要而又逐步提出了3S，也就是清扫、清洁、修养，从而使应用空间及适用范围进一步拓展。几十年来，打造出索尼、松下、丰田等众多国际一流品牌，从而使各国企业争相学习，在我国及东南亚国家也比较流行，为许多成功企业所推崇的管理方法[1]。将5S管理运用于图书馆管理，也是近几年所倡导的。所谓5S就是日文整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SEIKETSU）和素养（SHITSUKE）[2]，这五个单词首字母都是S，简称5S。整理（1S），整理是推行SS管理的第一步，整理是指区分必需品和非必需品，现场不要的东西坚决清除，其目的是“腾出空间，防止误用”，整理要制定要与不要的判别标准，制定各类物品的处理方法；整顿（2S），整顿是推行5S管理的第二步，整顿是指把必要的物品分门别类定位放置，摆放整齐，使用时能随时找到，节省寻找时间，其目的是“现场一目了然，无论何物立即找到”，整頓是对整理后需要的东西的整理，对需要的东西定位摆放，做到过目知数，用完的物品归还原位，做到用时能立即取到，用后能立即放回；清扫（3S），清扫是推行5S管理的第三步，清扫是指清除工作现场的灰尘、油污和垃圾。其目的是确保现场生产的产品和服务的品质，减少意外事故发生，使作业者在整洁干净的作业现场心情愉快地工作；清洁（4S），清洁是推行SS管理的第四步，清洁是前3S坚持与深人，并制度化、规范化。其目的是维持前3S的成果，洁的基本要求和方法：明确清洁的目标、确定清洁的状态标准、充分利用色彩的变化、定期检查并制度化；素养（5S），素养是推行5S管理的第五步，素养是指培养现场作业人员遵守5S管理的习惯和作风[3]。素养是5S管理活动的核心，是决定SS管理能否产生效果的关键。

针对每位工作人员的工作行为以5S管理标准提出要求，提倡从小事做起，要求每位成员在工作中慢慢养成良好的习惯，从而达到提高整体工作质量的目的。实践证明，5S管理的实施能有效地提高工作效率，避免时间浪费，生产秩序化、标准化，使现场整洁有序，对节约生产成本，提高产品质量有积极的促进作用。

2 结合5S的图书管理的意义

5S管理能促人的主动能动性，能创造整洁、舒适的工作环境，让人员始终保持良好的工作状态，不断提高生产质量和效益[4]。针对图书馆引入5S管理，具有以下积极意义：

2.1 提升和改善图书馆的服务形象

图书馆通过经常性地整理、整顿、清扫、清洁一系列日常工作，使图书、器材、设施设备无灰尘、无损坏，整个图书馆场所整洁有序。干净、整洁的图书馆环境可激发读者的阅读质量，使读者更加喜欢在图书馆学习、阅读。一个干净有序的图书馆工作环境，也可以改善员工的服务精神面貌，使图书馆焕发出一种强大的活力。使图书、人员、设备都始终处于良好工作状态。图书馆实行5S管理，各个部门尤其是流通服务部门的环境卫生得到改善，阅览室书籍放置整齐，书架、阅览桌椅干净卫生，从而为读者提供满意的服务。图书馆服务环境的优化和服务质量的提升，可使提升读者在图书馆的学习效率，在一定程度上扩大了高校图书馆的社会知名度，提高本图书馆的社会形象。

2.2 培养馆员及读者良好的习惯

叶圣陶先生认为，要养成某种好习惯，要随时随地加以注意，才能“习惯成自然”，收到相当的效果[5]。优化服务环境和塑造和谐的工作环境的前提条件是提升馆员素养，应让文明服务成为每个员工职业基本素养。让读者有个好的心情去阅读。这种主动能动性的影响是不可估量的，效果也会有质的改变，从而保证服务质量。图书馆实施5S管理，有引导式的改变管理人员工作中普遍存在的做事不负责、应付任务式工作等不良行为，进而也影响读者养成遵章守法、认真负责的个人素养。

2.3 提高图书馆工作效率

一个良好的学习工作环境和氛围是提高工作效率的保障，引入5S管理，可以人尽其才，物尽其用，达到最佳优化配置[6]。通过整理、整顿特别是整顿后，物品的摆放都会得到最优化的调整及贴上醒目的标示，将其放在最合适的位置，图书资料合理布局，使读者能在短时间找到所需要的资料，节约时间、提高效率，使人、物达到最佳优化配置。特别在流通服务部，管理工作人员需要严格按5S管理的要求开展工作，整齐有序的书架及陈列的图书，能让读者在极短的时间内查阅所需文献。试想在一个杂乱无序的工作环境中工作或学习，情绪肯定会受到影响，工作效率会下降。

3 基于5S的流通管理的探索

5S管理法是一种企业条理化生产的高效管理方法，在企业生产等方面发挥了巨大作用。图书馆虽非企业，但与服务型企业工作流程有相似之处。因此，通过整理、整顿、清扫、清洁等工作步骤来提高服务效率的企业管理思路完全适合图书馆管理。图书馆管理可利用5S理论及管理方法，加强工作现场管理，提高图书馆工作人员素养，为读者提供最便捷的文献信息资源服务，无形中也指导学生的行为举止，实现另一个教书育人的目标。特别是流通管理部是图书馆的窗口部门、形象部门，流通工作的质量直接影响到图书馆的服务质量。在流通管理工作中应借鉴5S管理，以整理、整顿、清扫、清洁和素养为基本要求。下面将以5S管理流程讨论流通管理的实施方法：

3.1 整理

流通管理整理包括两方面的内容：设备及文献资源的整理。在工作台上只放置必要物品，以便有序工作流程，提高工作效率。设备的整理，包括学生长期占位的暂存柜，长期占位的书籍，一些不用的设备如办公台、椅子凌乱摆放在工作现场，这样造成了许多空间的浪费，导致场所狭窄，经常耗费不必要的人力去管理非必需物品。文献资源的整理，主要是书刊的整理，重点是图书的整理。要根据图书的新旧状况、借阅量等进行分类，对新书，设置新书借阅区，方便读者借阅。借阅处是图书馆流通服务的“面子”，承担着馆藏文献资源的外借、保管等服务项目。流通部的工作人员定期整理书架，对读者归还的图书进行整理。同时，根据图书的借阅次数、新旧程度、保存价值等进行分类，设置新书借阅区，方便读者借阅。对借阅率高的图书，集中到全开架的基本藏书区，塑造高效的借阅环境。对破损书刊及时进行修复，对流通率低的的书刊进行整理，以保证一线藏书“新鲜”度。

3.2 整顿

整顿就是要对整理后的书刊合理布局，定位放置。流通部应在每一排书架上用统一、醒目的标示表明藏书的起止分类号及相应类目的名称，让读者快速的找到书刊。馆员日常定点巡架、整架，尽量减少“乱架”的现象的发生，提醒读者将放错架位的书刊及时归放到原架上。在阅览室的醒目位置，放置的馆藏示意图，让读者快速方便地了解馆藏资源。

整顿自己所负责的区域，并让管理者及读者培養遵守规章制度的良好习惯，按照规定主动执行，实现自我约束，互相监督。并加强入馆须知告知，使读者在入馆前已经基本了解图书馆的各个功能所在区域。馆内不存放无用的物品，重要警示和逃生路线等警示牌应合理布置，让每个读者处于干净、舒心的读书环境中。整顿是布置、标注的一门学问，也是图书馆5S管理能力和管理水平的体现。

3.3 清扫

对图书馆进行清扫，为读者构建一个整洁的阅读空间，是图书馆实施5S管理的第3S。流通部区域要保持干净卫生，工作人员应定期对书库的每一个区域、书架的每个架面以等进行巡视，每周定时清扫责任区内的书架、门窗，做到无尘埃、无垃圾、无污物、无杂物，使借阅环境井然有序。流通部特别更应注重书库及阅览区的清扫工作，为读者营造舒适的环境，工作场所的“脏、乱、差”与读者的满意程度密切相关。

3.4 清洁

在图书馆流通管理中，前面3S需要定期与不定期结合，一旦开始实施就不能中途停止，否则全馆的面貌又很快回到原来的情形。图书馆可定期进行检查和评比，督促员工更好地做好整理、整顿、清扫工作，以保持工作环境、设备的清洁。因此，清洁是发现问题要快速解决的一个重要环节。从而影响读者让其保持良好的个人形象，得让读者也成为公共环境的参与者。

3.5 修养

这是5S管理的核心。没有人员素质的提高，各项活动就不能顺利开展，开展了也坚持不了。流通部工作人员直接面向读者，他们的精神面貌、服务态度直接决定了读者对图书馆的整体印象。借鉴5S管理，要始终着眼于提高馆员的素质为目标，通过坚持以上的4S活动，图书馆的工作环境和馆员精神面貌会焕然一新，为巩固已取得的成果，让作用效果具有可持续性，应将5S管理活动成绩纳入馆员绩效考核体系，使馆员养成遵守工作纪律的良好个人素养，进而提升个人职业修养。让工作状态始终保持良好，在工作时间内不能随意离岗、玩游戏、看小说、聊天、打瞌睡和吃零食等，尊重读者，为读者着想，乐于为读者服务。

4 总结

图书馆流通工作融入5S管理，许多高校图书馆借鉴实施5S管理已取得了明显的效果，但在借鉴实施5S管理过程中应注意的事项：5S不是目标，是一种管理方法；5S不是一阵风行为，而要持之以恒；5S不是增加成本，而是为了节约开支。在开展5S管理的过程中，要与读者建立良好的互动关系，让读者能主动配合图书馆实施5S管理，规范自己的言行，并对馆员的服务工作进行监督，服务周到的良好形象需要得到读者的首肯。营造一种人人积极参与，事事遵守标准的良好氛围。馆员素养的提高和读者赞誉的增加，图书馆发展的基石将更为稳固，图书馆发展的空间将更为宽广。

【参考文献】

[1]杨勇，肖大成.高校图书馆流通工作借鉴5S管理的思考[J].重庆工商大学学报：自然科学版，2007（12）：632-634.

[2]尉建华.5S管理应用于图书馆管理的探讨[J].黑龙江科技信息，2010（9）：84-229.

[3]卓华丽.“5S”方法与图书馆管理[J].图书馆工作与研究，2005（1）：10-12.

[4]王玲，李湖生.基于“S”的当代图书馆管理法：概念与应用[J].图书与情报，2009（1）.

[5]范军.“5S”管理法在图书馆管理中的应用探讨[J].江西图书馆学刊，2012（5）：33-35.

[6]徐亚维，王盛，王洁利.“5S”管理法在医院图书馆中的应用[J].中医药管理杂志，2010（11）：1043-1044.

[责任编辑：汤静]