高职高专学校系部档案管理的现状和对策研究

【摘要】系部档案是学校档案的重要组成部分，是学校档案的基本单元，它真实地记录了系部教学、科研和社会服务活动的过程和成果，记载著前一阶段教学与科研人员的思想、方法和经验，反映系部发展进程与规模，是高校档案管理信息的重要来源。我们有必要对高职高专学校系部档案管理工作的现状进行研究，并在此基础上尝试着对系部档案管理理念、档案管理制度、档案管理方法和档案管理载体等方面进行对策研究。

【关键词】高职高专；系部；档案管理；对策

我国教育部公布的《高等学校档案管理办法》规定：“高校档案工作是高等学校重要的基础性工作。”此处的高校既包括独立设置的学院和高等专科学校，也包含高等职业学校和成人高等学校。所谓基础性工作，就是一项事业发展的根本或起点，对事业发展具有支撑作用的工作。高校档案是高校科研、教学和日常管理以及各项事业发展的重要凭据，是高校可持续发展不可缺少的信息资源，这是高校档案工作基础性的重要体现。

随着院系管理权责的逐步理清和完善，系部逐步成为相对独立的，集教学、科研和管理于一体的教学单位。系部作为相对独立的教学单位，是高职高专学校的重要组成部分，它既是培养人才的一线单位，又是全校各项工作的最基层单位，也是许多数据和第一手资料的来源基地。随着高等教育改革的不断深入开展，高职高专学校对档案工作的要求越来越高，档案工作也以其越来越规范的管理和操作为高职高专学校的各项工作服务，促进高职高专学校的健康快速发展。正因为如此，高职高专学校系部档案工作的效果在一定程度上影响着高职高专学校档案管理的开展。系部档案工作效果的好坏，直接影响着高职高专学校的档案质量，因此，有必要对高职院校系部档案管理状况进行审视，并作进一步的思考。

1.高职高专学校系部档案管理的现状

1.1 理念上，对档案管理重视程度不够，档案管理意识薄弱

系部长期处在教学第一线，不管是领导还是普通教师，往往都认识到教学、科研的重要性，而忽视对日常工作中形成的档案材料的管理，导致平时不注意档案材料的收集和整理，认为档案工作就是对工作材料的简单整理、装订，或认为是系（部）办公室人员的工作，把档案管理看作是自己的额外工作，只有在上级部门检查、评估工作时，才临时突击，应付了事。另外，部分教师对档案的归档持抵触情绪，认为教学、科研成果属于自己，理应由自己保管，不应提供给系（部）作为档案管理起来，更有甚者为了查阅方便，常常将自己经手的文件材料据为己有不愿归档。这就给档案材料的收集增加了难度，致使部分档案收集不全，同时也破坏了档案的完整性。

1.2 制度上，教学档案管理缺乏规范化和程序化，管理范围和职责不明确

系部档案建设起步较晚，人们往往忽视工作的程序化、规范化，习惯于个案处理，按经验办事，没有制定相应的管理规章制度和具体的实施细则。首先，界限不清。系部产生的许多有保存价值的文件材料经常处于散乱状态，随意堆放，没有集中统一的管理。其次，管理不细。对于已经收集起来的档案材料的管理十分混乱，不同类别、不同学年的材料被存放在一处，不仅不便于查找和利用，而且也容易造成档案的丢失。借阅、归还制度不严，这样很容易造成档案材料的丢失。再次，职责不明。系部虽然有兼职档案员，并有领导负责，但档案管理工作的职责仍不十分明确。

1.3 人员上，档案管理队伍稳定性差、人员素质有待提高

高校系部一般都是兼职档案管理员，由于兼职档案员身兼多职，工作繁杂，每天需要花费大量的时间处理日常事务和一些应急的事情，对于档案工作基本上是“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”。又由于系部兼职档案管理员变动频繁、流动性大，影响了档案工作的连续性、稳定性和系统性，且多数人员没有受过档案管理专业知识的培训，对档案理论知识和技能掌握有限，致使一些资料没有及时保留、归档，对系部档案工作造成了损失和影响。同时也制约了学院档案管理和建设工作的顺利、有序开展。

1.4 软硬件设施上，资金投入不足，档案管理设施落后，不能满足教学、科研管理的需要

近年来，随着高校办学规模的扩大，系部经费短缺问题突显出来。经费一般都用在购置教学设备、教学仪器、图书资料、实验室硬件建设上，很少有经费用在用来购置档案设备上。这就造成系部档案管理仍采用原始的手工操作，查阅效率很低，在档案利用上给教学、科研带来很大影响。因此，档案管理设施落后，是当前系部档案管理存在的主要问题之一。正所谓“巧妇难为无米之炊”。例如，系部缺少档案库房，文件材料经常处于散乱状态，随意堆放，没有集中统一的放置室，或不同类别、不同学年的材料被存放在一处，不仅不便于查找和利用，而且也容易造成档案的丢失，这会直接影响档案材料的收集和存放。

1.5 管理手段上，纸质档案的保存性能差，电子档案建设尚处于起步阶段

系部档案管理工大多数仍处于手工作业的状态，未能实行电子文档与纸质文档两套管理模式。纸质档案管理现状不仅会增加大量的纸质填写和管理手续，还会增加纸质资料的收藏管理费用，如增加资料信息收藏室、增加纸质材料的购买量等。相对应地，如果一旦采用电子档案进行资料录入，可以减免大量的纸质材料的使用，这也是高校响应社会环保理念提倡的有效做法。

2.高职高专学校系部档案管理的对策

2.1 理念创新

转变观念，提高对系部档案管理重要性的认识，争取领导重视、教师支持。系部档案资料是本系广大师生员工在各项工作中形成的，并服务于广大师生员工的。因此，一方面要积极想办法，主动向领导请示汇报，当好参谋，献计献策，争取领导的重视，使领导认识到档案工作与系部的其他工作同等重要；另一方面，要积极向教师宣传档案工作的重要性，积极宣传、介绍档案的价值和作用，使广大教师认识到系部档案是全系教职工工作的历史和现实的反映，是师生的经验总结，使全系广大师生员工都能参与、支持和配合档案工作，形成层层动手、上下努力、人人参与、个个出力的良好气氛。

培养创新意识，担当起现代档案管理的任务。针对档案管理工作，系部必须要有创新意识，否则，就不能接受现代科学技术为档案管理工作提供的办公自动化、机读文件、电子文件等先进手段，也无法担当起现代档案管理的任务。

2.2 制度保障

建章立制、科学管理，为做好系部档案管理工作提供依据，奠定基础。档案管理工作如同其他工作一样，没有规矩不成方圆。因此，要做好系部档案管理工作，一是要根据上级档案管理的有关规定，结合自身的特点，制定严格的管理制度和借阅制度，建立系部档案资料账目表，明确兼职档案员的岗位职责和考核办法，规定具体的归档范围和归档时间，进一步加强管理。二是要实行统一管理，有专门的档案资料柜，对档案资料的收集、存储和利用要实行微机管理，使档案管理工作更加规范和科学化。通过建章立制、科学管理，使系部档案管理工作逐步走上日常积累与定期收集相结合、个别承办与大家动手相结合、活动资料与固定档案相结合的良性轨道。

2.3 人员保障

提高管理人员的专业技术水平。电子化管理需要专门的技术型人才，因而要改善管理人员的知识结构和业务能力，提高其专业技术水平。由于编制等各种原因的限制，给系部档案管理工作岗位配备一名专职人员可能有点难度。系部需要借助学校的力量，为兼职档案管理人员创造培训机会，为学校拥有一支稳定的兼职档案员队伍奠定基础。

2.4 增加软硬件设施

加大投入、增配软硬件设施。要加快档案管理的电子化，必须要舍得财力和物力去配置与档案管理相适应的软硬件，并且需要购买相关的数据库软件，没有软硬件平台的建设，档案管理的电子化就无从谈起。

2.5 更新管理手段

借助电子化载体管理系部档案，最终实行管理纸质和电子档案的双轨制管理。在实践过程中，我们要注意对资料的不断更新，对管理模式的优化，拓宽电子化档案管理的范围，以点带面，以系部教師电子档案建设带动系教学、党建和管理等工作的建设，促进系部的高效建设。

参考文献

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作者简介：殷樟凤（1987—），女，研究实习员，从事系教学秘书工作。