高职院校教学档案归档的思考

周宗相

【摘 要】高职院校教学档案的归档具有系统性、规范性、科学性。要保证归档的真实、准确、完整，就必须了解如何进行归档收集与鉴定。本文阐述了教学档案归档的几点思考。

【关键词】高职院校；教学档案；归档；思考

近几年以来，我国的教育发展取得了举世瞩目的成就。随着高职院校教育教学不断深入的改革，办学层次的多种形式化和教育活动领域的延伸，专业建设的加强，科学、系统、规范的教学档案在教育教学、科学研究和信息查证查阅中发挥的重要作用，同时，也产生了许多新型的内容。为了确保教学档案归档的真实性、准确性、完整性这一生命线，归档显得及其重要。

1 教学档案的归档内容

教学档案是指在教学管理和实践活动过程形成的、具有考察和参考价值并经过归档整理的多种载体的文件资料。是反映高职院校学术水平和教学质量的重要材料。其内容归档主要包括以下十二个方面的文件材料：

1.1 教学管理归档综合材料

主要包括上级下达的教学工作方面的规划、指示、规定，办法，学校制订的各项教学文件和教学规章制度。

1.2 招生归档文件材料

主要包括上级有关招生工作的文件材料，学校的招生計划、规定、生源计划、合同及新生录取材料及新生名单。委培，代培，自费生招生计划、宣传、工作总结、合同、新生名单，以及单独招生形成的各种文件材料等。

1.3 教学运行归档文件材料

主要包括校历表、教学运行表、总课程表等。

1.4 教学计划和质量归档文件材料

主要包括学校各专业人才培养方案，课程建设，教学大纲、改革方案和经验总结，典型教案，重要备课、检查记录，教师情况调查表，电子课件教育中的录音、录像磁带、磁盘、光盘，各系各专业课程试题库、试卷分析材料等。

1.5 实践教学归档文件材料

主要包括实验、实训（室）的规划、论证、建设材料，教学实习，生产实习的计划、大纲、总结，实习指导书、教案、结果鉴定，有代表性的报告等。

1.6 学科建设归档文件材料

主要包括上级有关学校学科、专业设置文件材料，有关专业、评估、申报、审批材料，重点学科、专业建设材料，计划、简报、总结材料等。

1.7 教材归档文件材料

主要包括自编、主编、主审教材的正本，补充教材，自编、主编教学、课程设计、实习指导书，试题集和答案以及各专业教材使用目录。

1.8 师资管理归档文件材料

主要包括教师教学、业务考核材料，培训的计划、考核、总结、学习成绩等文件材料。

1.9 学籍管理归档文件材料

主要包括新生入学登记表、学生学籍卡片、学生名册，学生学籍变更（升级、留级、休学、复学、转学、退学）材料及学生奖惩材料等。

1.10 就业指导中心工作归档文件材料

主要包括上级有关毕业分配的文件材料，大学生就业工作规章制度、毕业生工作计划、决定、报告、总结、重要统计，毕业生正式分配方案及调配派遣名册，毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料等。

1.11 高职院校兼办有成人教育的学校材料

主要包括上级关于成教工作的文件、计划、总结、统计材料，规划、会议记录、调研报告，学校制订的各项教学文件和教学规章制度。

1.12 毕业归档文件材料

主要包括上级有关毕业分配的文件材料，毕业生工作计划、分配方案、总结、派遣证和毕业证书存根，思想品德表、毕业生登记表等材料。

2 教学档案归档的收集

收集是教学档案工作的起源，是整个归档基础。只要做好教学文件资料的收集工作，就能确保归档的完整、准确、系统、齐全、更好地为教育教学服务。

2.1 教学归档的特点

归档与其它档案归档一样，具有“自然形成”、“历史记载”、“利用价值”的一般规律性。具体体现在：

2.1.1 教学活动的记载者具有成套性

从每一届新生的招收到学生毕业的整个循环过程中，有规律地形成了招生，教师教学，学习成绩材料，毕业设计或论文、教学总结材料等，这些归档材料都有一定的程序衔接、互相制约的内容在关系。

2.1.2 时间周期性

归档的周期性分别表现出学期、学年，学制周期。教学档案归档一般不采用公元年度，而采用教学、学制年度。各阶段既界限分明，有紧密衔接，具有完整循环的周期。

2.1.3 来源分散性

归档是由教学文件材料转化而由来的。教学文件有的来源于教务、学生等教学管理机构，有的来源于系、部、室等教学单位，有的来源于从事教学活动的教师。有的分散在各个相关部门和教师与辅导员个人手中。这些都给归档的增加了难度。

2.2 加强档案归档的法制建设

“依法治档”是做好归档收集工作的关键性。根据《中华人民共和国档案法》与《普通高等学校档案管理办法》等一系列法律、法规的制定，归档工作的每个方面、每个环节、协调档案事务中各种关系，都已有了基本的法律依据。除大力宣传、贯彻、执行《档案法》和《档案管理办法》，提高全校师生员工的归档意识和法制观念外，还必须根据教学的特点制定出相应的管理办法，确保归档制度、科学、标准化，方便收集和接收归档。同时，要定期开展归档执法检查，对先进单位和个人应予以表彰，对存在问题要限期整改，对问题严重的要通报批评，责令整正，对违法的要追究法律责任，从而有力地推进归档的“依法治档”程序。

2.3 把握归档收集时间

从教学档案的特点可以分析，教学文件材料的形成，是以教学年度与学制年度形成的周期性。教学文件材料的收集、归档时间，可选定在每年的10月前后为宜。因为上一学年度已结束几个月，立卷准备工作基本完成，特别是它处于开学准备和期末考试这两个紧张工作时期的中间，时间比较充足。

3 教学档案归档的鉴定

归档鉴定就是归档工作者按照一定目的和标准对教学文件进行鉴别、处置和整理，才能把有查考利用价值的文件材料根据教学归档范围和保管期限进行系统整理，把零碎的教学文件编组在一起，形成一个文件数量不等的综合体案卷。

3.1 教学档案归档鉴定的内容

结合本校教育工作任务和教学活动形成材料的具体情况及它们的使用价值，参照国家档案局、教育部的有关归档管理规定，应制定本校的归档范围和保管期限。按照教学周期定时收集各类归档材料并进行整理鉴定，主要是检查教学文件材料的完整、准确、真实性，有关的材料审核手续必须齐全。如归档的教学计划、大纲应当有主管领导签名，以表明是执行文件。成绩单要有教师签字确认。对归档文件要分别确定保管期限，有研究和史料价值可定为永久，有证据价值一般定为长期，其它根据时效定为长期或短期。

3.2 教学档案归档鉴定的程序

3.2.1 归档的初期鉴定

初期鉴定是非常重要、最基本的步骤，它直接关系着答卷的质量，一般结合立卷进行，是由文件形成、使用与管理部门负责。确定“归档”和“不归档”，确定文件密级与使用范围，确保完整、真实和记载质量。归档的重点是本校在教学工作过程中，特别是教学实践每个环节活动中形成的文件材料。对于上级普发的文件，有关教学未定稿的文件、重复的文件、无查考利用价值的事务性临时性的文件等，可以作为自行暂存的材料。

3.2.2 归档的后期鉴定

后续期定主要为对初始鉴定的结果进行调整和对保管期限已满的归档文件进行销毁前的再次鉴定。这项工作需要根据鉴定规定有组织的专门进行。从事教学档案的价值和社会需要作想，用全面的、历史的、发展的观点，判定档案价值，确定档案的保存销毁和保管期限。凡是涉及重大活动，能反映基本职能活动和历史面目，对今后工作查考利用具有重要依据参考作用的，并对将来的历史、科学研究具有史料价值的均应确定为永久保存。凡涉及一般性工作活动，在较长时间内有查考利用价值的应确定为长期。涉及到较具体的一般工作活动，在短期时间内有查考作用价值的档案确定为短期。

3.2.3 归档的淘汰鉴定

教学文件材料大部分有一定时效，每年又有不断产生的新材料，因此要定期对归档进行淘汰性鉴定。这项工作采取三结合鉴定的形式，由主管教学领导和教学管理人员和档案人员组成。先从整体上对某项目归档确定去留，然后对不准备保存的项目材料直接鉴定，一般采取选样保留或主件保留的方法，继续保存其中的部分材料。例如，短期保管的培训班材料可将其中的学员名单，成绩登记表，结业照，通讯录，招生简章留下，它们有历史查考价值。早年的各专业教学计划、大纲，如果数量很大，可以选样保存。对于证据性材料如毕业成绩登记表，即使年代久远，也宜长留。凡是剔除销毁材料要经销毁成员确定，确无使用价值，经过审核批准，方可列入销毁。

综上所述，尽管归档内容十分庞大复杂，只要有规律、特点和制度建设入手，就能完整、准确、真实地收集到教学文件材料：只要用全面、历史、发展的观点对归档进行鉴定，就能真正地判断确定归档的价值，使归档更好地为教学、科学研究、参考价值和信息查证服务。更能为归档奠定坚实的基础和重要依据。

【参考文献】

[1]國家教委办公厅.高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范[M].成都：四川科学技术出版社，1994.

[2]邓绍兴，陈智为.档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，1999.

[3]葛荷英.档案鉴定理论与方法[M].北京：中国档案出版社，2002.

[责任编辑：汤静]