工程项目资料员如何做好资料

张岳丽

摘要：工程项目资料非常重要，在总结施工经验、为工程信息查询提供依据等方面发挥着重要作用。文章对工程项目资料员如何做好资料进行了分析，具有一定的借鉴意义。

关键词：工程项目；资料员；做好资料

一、前言

文章对建筑工程项目技术资料管理的重要性进行了介绍，对工程项目资料管理中的不足进行了阐述，通过分析，并结合自身实践经验和相关理论知识，对工程项目资料员做好资料管理工作的建议进行了探讨。

二、建筑工程项目技术资料的管理的重要性

建筑工程项目技术资料是建筑工程施工单位在工程项目施工过程中逐步完成的，对其的管理有严格的要求，必须做到真实、完整和详简得当。具体而言，对建筑工程项目技术资料的管理包括了对工程项目资料的管理、质量把控资料的管理、工程安全资料的管理、各种检验资料的管理以及工程项目验收资料的管理等，贯穿于从工程项目的立项到工程项目的竣工的全过程[2]。做好建筑工程项目技术资料管理工作的重要意义体现在以下几个方面：

1.有利于积累企业的项目工程技术管理经验。做好建筑工程项目技术资料的管理工作可以完善企业工程项目管理的全过程档案，以便深入研究和引用，为企业后续项目施工管理的优化做好档案资料的储备。

2.有利于优化企业的资源配置和提高企业的效益。工程项目的技术资料可以如实反映企业的工程施工过程的情况，包括人员的调度和使用，各种材料物品的数量和用量、技术方案和措施的变更情况、阶段施工验收情况和各种质量等级评定情况等，因而可以及时提供相应的反馈，使企业按预期目标优化调整和控制后续的工程施工工作。

2.工程资料为工程信息查询提供依据

有了工程内业资料的跟踪，项目负责人不用再凭着零星的材料和自己的记忆来对整个工程的节点进行控制。在及时搜集的情况下，有关工程的各工序相关细节就都存在于工程内业资料中，一旦发生意外情况（如数量不符、质量差异）就可以凭借资料记录追查到其中的原因，也方便了项目负责人对工程的管理。尤其在工程发生分包情况下，在项目结算方面更见内业资料的功效。如某大桥发生坍塌后，事故调查领导小组首先采取的一项措施是：封存大桥项目所有资料以及工程监理资料待查。从这项措施中我们不难看出工程档案资料是何等的重要。

3.工程内业资料可以作為今后工程施工的一种借鉴

工程资料对以往工程中采用的技术、发生的问题、采取的措施以及反馈结果，在以后工程的施工中可以吸取经验，少走弯路。在工程内业资料中还包含着“竣工报告”、“施工小结”等自我总结的部分，这些文件往往有的项目负责人不大在意，其实在这些文件中除了有关的工程数据外，对施工过程的总结占了相当大的部分，优点、缺点尽在其中，学习和借鉴这些文件对今后的工程管理将会有很大的促进作用。

三、工程项目资料管理中的不足

1.资料收集不够全面。例如，某些工程上的设计有变动，在编制资料的时候，只将变更通知书进行记录，却未对相应的施工进行记录；某些待用材料尤其是以大代小的那些材料并没有核定审批意见；部分交接验收记录没有签认手续等。对基建工程中档案进行管理是有序管理以及动态控制高度结合的工作，必须以实事求是、科学严谨的态度严格执行。

2.资料不够准确。资料上的随意性比较严重：对相同工序检查出的数据，按照其相似的数据填到了另外的同类工序中而缺少必要的检查；部分监测数据在所允许的误差范围内，害怕数据受到质疑，便填了一些留有余地的数据；引起不必要的麻烦；有的人以为只要检查得出的数据在相应的误差范围内即可，便随意填了一些看起来很合理的数据。准确性的档案体现出自身价值的关键所在，必须本着严谨、负责任的态度来认真落实。

3.收集与整理不够及时。对工程对应的档案资料进行管理应当从合同签订完成后准备开工时就着手，如图纸会审纪要以及开工报告等，对于施工过程，根据规定对其及时予以规范记录，努力做到开工有报告、进场有合同、变更有手续、验收有根据、施工有记录、对照有标准，每一个环节都应当及时、到位。实际工作中，却离上述要求有较大距离，记录往往延迟，之后补“回忆录”的现象较为普遍。

四、工程项目资料员做好资料管理工作的建议

1.确保工程资料的真实性、准确性并同步更新

真实性是做好工程资料的灵魂。不真实的资料会把我们引入误区。对原始记录采用“后补”造假的做法必须坚决杜绝，在工程出了质量问题时，技术资料作为记录项目全过程的原始资料，不仅能为事故调查和正确处理提供有力的依据，也是工程使用过程中维修、扩建、改建或增层等重要的参考资料。同时也不能为了取得较高的工程质量等级而歪曲事实。资料的整理必须实事求是、客观准确。

准确性是做好工程资料的核心。分部分项要划分准确，数据计算要准确，不能随意的填写。分项工程的质量评定填写应该规范化，符合质量检验评定标准的要求。在资料中不能出现涂改现象，资料所用的表格要统一，不能五花八门，文字说明部分要规范用语，不能采用口语或专业语言，不要产生任何歧义。因此，资料填写要认真，确保资料准确、规范、合理。

2.注重施工阶段的工程资料管理

在工程实施阶段，首先加强与建设单位和监理单位以及相关单位的沟通和联系。工程资料必须及时整理，需要到建设单位和监理单位处报验的各种工程资料要及时报验。确实做到工程资料真实完整、同步进行、分类有序。尤其在某一专业工程开始阶段。首先要坚持贯彻执行国家，行业的基本规范标准。并将此意识落实到施工记录表格等资料中。凡涉及检查，试验报告的项目均应填写见XX记录或其实验报告编号。有数据要求的应填写“试验检测数据”。必要时要有支持性的附件（如图、表格、照片、图像等资料）。检验项目要求为符号设计、规范标准的，检验结果应填写符合“施工图编号制造厂图号或规范、标准的编号”。参与人的签名、日期要齐全。所有的工程检验都具备可追溯性和责任人。在不能获取原件时，应将原件复印，然后在原件复印或抄件上加盖留存单位公章，并注明原件保存处。项目负责人要对项目的工程文件形式、积累，立卷、归档要反复进行监督、检查并及时将检查结果进行综合、分类，整理，对在工程资料中出现的问题，举一反三，制定整改措施。检查整改成效。督促具体施工人员对工程资料的编写于工程同步。必须保证工程文件在任何使用场合都一致，切实最新版本：施工图发生变更时，要在原施工图变更处作好变更记录。

3.加强工程档案资料管理的事后控制

事后控制，是指在工程建设完工后，对工程竣工档案资料的整理、组卷、移交进行同步检查，实施工程档案资料质量的最终管理。就是监理档案或资料管理人员在工程建设结束后，依据前期制定的档案整理细则对承包商的工程档案整理、归档、移交工作进行监督指导。

在工程竣工验收时，工程档案验收要同步进行，为确保工程竣工档案顺利通过验收，应对工程竣工档案进行初验，检查各项合同项目档案是否完整准确，整理是否符合规范和业主要求，对所存在的问题提出整改措施并限期整改，在工程总验收前检查整改结果，提出验收意见。对于在工程档案验收中发现的问题要进行收集整理，造成档案丢失或不按时按质进行移交的要进行处罚，同时要及时纠正。档案资料编制与档案整理组卷需要和业主统一标准和要求，对工程施工档案资料的严格要求也需要争取业主的理解和支持。否则工程档案资料的管理工作很难开展。

五、结束语

工程项目资料员在进行资料工作的同时，应该以确保资料的真实性和准确性为前提，并主动和及时的发现工程中的相关问题，更好的为工程项目服务。

参考文献：

[1]彭慧军.对建筑工程技术资料管理的几点思考[J].山西建筑，2008，34（31）：225-226.

[2]富艳春.浅谈如何加强建筑工程技术资料管理[J].现代商业，2011，（35）：144.

[3]李志强，赵海娟.对建筑工程技术资料管理的改进意见[J].科技资讯，2008，（24）：111.